Примеры
Информация начальству
Начальство - это ваш босс и босс вашего босса. Они поставлены, чтобы получать определенные результаты. Обычно имеется в виду финансовый успех, который раньше или позже означает продажу чего-либо. Начальство имеет помощников. Может быть, людей, производящих, возможно, людей продающих. Это основные требования бизнеса.
Просвещенное начальство концентрирует свои усилия не только на ближайшей задаче, его также беспокоят факторы, мешающие выполнению этой задачи. Если со складов в одночасье исчезает необходимое сырье, выпуск продукции предприятия упадет ниже запланированного уровня. Может быть приглашен сотрудник безопасности. В его задачу будут входить действия по охране процесса производства. Однако, начальство вряд ли будет рассматривать его как значимую единицу. Сотрудник безопасности, таким образом, вероятнее всего примет роль советчика начальника, а не исполнителя. В этом случае его не рассматривают как действенную единицу. Чтобы доказать обратное, сотрудник должен показать, что он может мыслить в рамках основных интересов данного предприятия, а также понимает задачу и разбирается в этом деле. Пример, приведенный в Главе 2, когда мы рассматривали необходимость определения рамок проблемы, возможно, стоит повторить еще раз, но с другим акцентом, чтобы выделить здесь его важность для общения с начальством.
Итак, старший офицер безопасности доложил начальству о потере ценного груза. На его доклад директор выдал нелицеприятный ответ, что это случалось и раньше, и спросил офицера, что он собирается предпринять. Так как офицер не был готов к ответу, его доклад только вывел начальника из себя, а сам он не смог получить полномочия на проведение мероприятий, имеющих своей целью повысить безопасность.
Желая реабилитировать себя, он начал заниматься вещами, которыми ему следовало заняться с самого начала его деятельности. К счастью, ему достаточно быстро удалось установить, что потеря произошла в дневное время. Концентрируясь на этом аспекте проблемы, офицер восстановил каждое звено в цепи, соединяющей решение о покупке дополнительного груза, через транспортную погрузку и ввозную пошлину к уплате счета за полученный товар и требования выплаты страховки за недостачу. Он выяснил, что информация о датах, времени и количестве при отправке и прибытию систематически передавалась лицам, которым не нужно было ее знать.
Вооруженный этими сведениями, офицер безопасности обратился к боссу и дал ему совет ограничить доступ к информации о передвижении груза, рассчитывая, что потери прекратятся. Кроме того не будет необходимости в аппаратуре CCTV, как задумывалось первоначально. Это приведет к ликвидации ненужной бумажной работы и снизит расходы.
Путем представления ситуации не как проблемы, а как предложения решения, которое приведет не только к прекращению потерь, но и уменьшит расходы на управление, офицер безопасности перешел на язык, понятный его начальнику и принятый им.
Результатом явилось быстрое решение изменить делопроизводство, и потери прекратились.
Информация оператору пультовой
На другом конце шкалы одним из самых важных "пользователей" в системе оперативной безопасности является дежурный офицер (оператор) в комнате управления безопасности. Выбирая способ презентации для него, необходимо понять, что для него означает оперативная жизнь.
По своей природе эта оперативная жизнь имеет военный оттенок, будь то в комнате управления самой компании, или на центральной станции, обслуживающей ограниченный район. Тогда вряд ли у кого вызовет удивление тот факт, что постоянные приказания о деятельности формулируются с помощью военных терминов и отдаются в письменном виде. Но традиционно в работе с системами электронной безопасности информация о том, где и когда должно быть предпринято действие, дается световыми и звуковыми сигналами, может быть, что в течение долгого времени сигнал тревоги не поступает, однако когда он раздается, офицеры безопасности должны отреагировать на него быстро и правильно. Таким образом, можно работать над тем, чтобы получаемая информация был правильно понята и принята с доверием.
Для внутренних комнат уже много лет используются графические панели. План объектов, установленный на стене или столе, располагается поблизости от дежурного офицера таким образом, что он может быстро среагировать на мигание, например, в верхнем левом углу. Ориентация в данном случае имеет значение, хотя она принимается как должное. Она особенно важна, когда возникает интуитивное ощущение, что карта района установлена в перевернутом положении. В этом случае для определения местонахождения инцидента может быть потеряно драгоценное время.
Вспомогательными средствами для презентации информации на панели являются разные цвета, чтобы отличить ситуации, связанные с безопасностью, от пожара и других чрезвычайных случаев. Аргументом против использования этого средства является тот факт, что не все люди имеют одинаковую реакцию зрения на разные цвета. Встречаются дальтоники. Следующим шагом является добавление пояснений к световым индикаторам, например, "Котельная". Если пояснения слишком подробные, они становятся самопоражающими.
Панель должна быть больших размеров, чтобы вместить всю информацию, которая должна присутствовать там постоянно, хотя для определенного инцидента может потребоваться какой-нибудь один параметр. Из-за изобилия материала шрифт будет такой мелкий, что человек с нормальным зрением не сможет его прочитать с места дежурного офицера.
Электроника дает привлекательное и обнадеживающее решение этой проблеме. Если есть возможность использовать видеодисплей или телевизионный экран, то изображение плана района риска, заранее записанное или введенное в память, может быть передано на экран. В отличие от графической панели, для ориентирования и идентификации нужно показать на экране только охраняемый район. Остается масса пространства для интересующей информации, которая также дается на экране. Указывается место инцендента и его происхождение - нарушители, пожар и т.д. Важнее всего то, что инструкции дежурному офицеру к действиям, которые он должен предпринять, могут быть показаны на удобном для зрения расстоянии.
В добавление к перечисленным преимуществам электронного показа информации вся информация, необходимая для принятия ответственных действий, может автоматически распечатываться, затем она раздается персоналу для ознакомления, как положено по инструкции (в качестве инструктажа).
И, наконец, распечатка позволяет вести постоянную запись времени и местонахождения каждого инцидента.
Информация для производителей
Конструкторы разумно считают, что ничто из того, что мы делаем, не может существовать само по себе.
Возьмем простой пример. Как часто находились вы рядом с каким-нибудь электронным оборудованием, не в состоянии найти нужную кнопку, не потому, что ее там не было, а потому, что указатели располагались под кнопками, их не видно, и нужно нагнуть голову, чтобы их прочитать?
На чертежной доске в двухкоординатном измерении подписи обычно находятся внизу. Сложности возникают в трехкоординатном измерении. Почему бы не располагать обозначение кнопок непосредственно под самими кнопками, если это облегчает для использования доступ к информации?
Правильный подход - это тот, при котором рисунки являются не только записями информации, но и объясняют процесс выполнения.
Иногда говорят, что хороший рисунок должен говорить сам за себя и содержать минимальное количество слов. Однако я не считаю лишним, если рисунки сопровождаются короткими подписями, объясняющими, почему требуется что-то выполнить, возможно, необычным образом.
Получение решений на исполнение
Приведенные здесь примеры сводятся к одному. Недостаточно отправить сообщение. Если предстоит его получить, понять, принять и отреагировать на него, важно, чтобы смысл сообщения был передан в правильной форме. Понимание этого и взаимодействие с заинтересованными людьми - это только половина дела.
В первом примере все-таки было просто получить согласие на проведение действий, которые в итоге экономили деньги. Нужно было добиться, чтобы тебя выслушали. А что, если вы хотите, чтобы начальство истратило деньги, например, на новый проект системы безопасности?