Существующая практика, когда секретарь спрашивает: «Кто звонит?» — на самом деле противоречит этике, поскольку предполагается, что для одних людей вы на месте, а для других отсутствуете. Истинно вежливый руководитель поймет, что лучше всего отказаться от этого, даже рискуя принять несколько нежелательных звонков. В любом случае риск не слишком невелик, поскольку ваша секретарша, вероятно, узнает ваших постоянных собеседников и на сомнительный звонок, возможно, ответит: «Не уверена, на месте ли он, но сейчас выясню. Будьте любезны, скажите, о ком мне доложить?»
Необходимо проверить, насколько приветливы работники коммутатора компании.
Также проверьте, чтобы телефонные операторы вашей компании не обращались к тем, кто звонит: «Уважаемый…» — что просто приводит в ярость некоторых людей.
Выпускаются специальные брошюры, подробно рассказывающие об этике бесед по телефону. Там подробно излагаются все нюансы, которые необходимо иметь в виду, чтобы беседа была не только продуктивна, но и соответствовала правилам хорошего тона.
Рождественский праздник для детей частых покупателей магазина двигался к успешному завершению. Он прошел без сучка без задоринки, и довольные шумные гости, все 300 душ, явно хорошо провели время. Шейла Блейк, глава отдела по связям с общественностью, которая придумала и организовала это мероприятие, вымоталась до предела, однако чувствовала глубокое удовлетворение от проделанной работы. Она даже сумела убедить национальное телевещание сделать репортаж об этом празднике. Журналисты задавали некоторым детям вопросы, снимали их на коленях Деда Мороза, камера скользила по столам, и наконец все было закончено, уехали.
Шейла только собралась пойти и проверить еще раз, в порядке ли малыши, когда увидела Кита Меннинга, управляющего по маркетингу, направлявшегося к ней с незнакомым мужчиной. «А это, — провозгласил Кит Меннинг, когда они подошли ближе, — Шейла Блейк, наш специалист по связям с общественностью. Она старается изо всех сил, но пока так ничего и не добилась». Нанеся удар ниже пояса, Меннинг представил незнакомца как нового главу компании.
Вполне вероятно, что Кит Меннинг не имел ни малейшего намерения нагрубить. В другом случае управляющий компанией представлял одного из своих директоров управляющему дочерней компанией. Назвав его имя, он добавил: «Он переводит для нас всю немецкую корреспонденцию, за исключением уж слишком специальной, тогда мы поручаем это человеку, который действительно знает язык».
Возможно, и в этом случае не было намерения быть грубым. Вероятно, он был настолько сосредоточен на самом себе, что не думал о чувствах других, хотя это самое важное в отношениях с партнерами и коллегами.
Однако правила, которыми руководствуются при представлении, очень просты, и каждый руководитель может легко научиться проводить эту простую церемонию. В жизни делового человека такая потребность возникает почти ежедневно, и незнание этих правил непростительно.
Мужчин представляют женщинам, младших — старшим, и как мужчин, так и женщин — выдающимся личностям. Исключений два: членов вашей семьи представляют посторонним, и каждого, будь то мужчина или женщина, представляют королевской семье.
Это означает, что, когда знакомят двух женщин, вы представляете ту, что моложе, старшей, или человека ниже рангом человеку, занимающему более высокое положение. Конечно, часто трудно сказать, которая из двух женщин старше, но определить положение обычно очень просто. Вы представляете нового делопроизводителя его начальнику.
То же правило применяют, когда представляют друг другу мужчин: занимающего подчиненное положение — его начальнику. Случается, конечно, что трудно распознать положение людей из разных компаний, и ясно, что этому правилу не нужно следовать буквально, применяя его ко всем стоящим выше на иерархической лестнице. От вас не требуют во всех случаях представлять каждого продавца каждому менеджеру по продаже, каждого менеджера каждому начальнику отдела и т. д. На самом деле вы просто знакомите вновь прибывшего со всеми остальными.
В прежние времена следовало вначале сказать: «Могу я представить вам мистера такого-то?» Этого больше не делают, за исключением представления членам королевской семьи или спикеру при исполнении обязанностей. В наши дни просто говорят: «Джон, это мистер Элдридж. Джон Браун». Или: «Мистер Смит, позвольте познакомить вас с мистером Элдриджем. Генри Смит».