На тему, как стать безупречной секретаршей, написаны тома, однако, как ни странно, очень мало пишут о том, как стать справедливым боссом. Поскольку рынок секретарш все более оскудевает, возможно, самое время задуматься о своем поведении по отношению к ней.
Секретарша — ваш ближайший подчиненный, следовательно, она больше всех страдает от вашего несовершенства.
Некоторые, похоже, считают, что мы все еще живем в Средневековье, и относятся к своей секретарше как к личной прислуге: «Опусти эту штору», «Унеси поднос» — и т. д. Такого рода поведение грубо и ничем не оправдано. Секретарь не личный лакей, хотя по своей доброй воле она может отчасти проявлять материнскую заботу и исполнять функции сестры милосердия.
Секретаршам нравится организованный человек, который подготовит заранее все, что предстоит продиктовать, вызывает ее каждый день в определенное время, возможно, прямо с утра, до того как начинаются перерывы, и продолжает диктовку, пока не закончит с делами. Ничто так не раздражает секретаршу, как постоянные дерганья, чтобы продиктовать один четырехстрочный текст или когда ей дают громадный материал для перепечатки в конце дня.
Вообще говоря, чаше всего секретарши недовольны тем, что так или иначе связано с диктовкой.
Вот что чаше всего вызывает раздражение секретарш.
Во-первых, когда ее окуривают дымом сигары или диктуют не выпуская трубки изо рта. Если к пренебрежению ее здоровьем еще и кладут прямо ей под нос окурок, то досада ее становится вполне понятной.
Человек, который мечется по кабинету, как лев в клетке, пока диктует свои письма, тоже способен в конце концов по-настоящему раздосадовать. Возможно, меряя шагами пол, он ощущает прилив вдохновения, но странно ожидать, что секретарша хорошо поймет его речь, видя перед собой его мелькающую фигуру.
Способна раздражать привычка руководителя, который заставляет секретаршу часами сидеть у своего письменного стола, пока он безмятежно беседует с кем-то по телефону. Ее время, вероятно, не столь ценно, как его, но тем не менее какую-то ценность имеет, и она предпочла бы заниматься своей текущей работой, а не тратить попусту время, ожидая, когда он вспомнит о ней.
Вызывает раздражение невнятная речь и неумение четко выразить свою мысль, вежливо и лаконично сформулировать свое требование.
Вызывает досаду руководитель, чей английский ужасен и который, однако, восстает против поправок секретарши в письмах и других материалах.
Секретарше иногда случается поехать по делу со своим шефом, пойти с ним на ланч, а иногда даже пообедать, если этого требуют дела. Ее, конечно, научат вести себя правильно в этих обстоятельствах, и шеф должен выказывать ей уважение, так же как любой другой женщине.
Если вы предполагаете брать с собой секретаршу в деловые поездки, то следует проверить, исполнился ли вашей служащей по меньшей мере двадцать один год, но предпочтительнее, чтобы она была на несколько лет старше. В путешествиях может возникнуть некая деликатная ситуация, и вам, как джентльмену и ее начальнику, необходимо быть совершенно уверенным, что все, что вы делаете или говорите во время путешествия, не может быть истолковано неправильно.
Однако, как бы уравновешенна и опытна ни была девушка, у нее, вероятно, возникнет легкая тревога в связи с перспективой впервые оказаться с вами далеко от дома, и ваш долг успокоить ее. Проверьте, чтобы номера были заказаны на разных этажах. Некоторые заходят настолько далеко, что останавливаются в разных отелях, но на самом деле в этом нет нужды. Вы встретитесь с ней в столовой за завтраком или где-то еще, но ни в коем случае не станете барабанить в дверь ее номера.
Вполне допустимо, чтобы она присоединилась к вам вечером, так как вы, конечно, не допустите, чтобы она проводила все вечера одна в незнакомом городе.
СОВЕЩАНИЯХорошие манеры и предупредительность необходимы на всякого рода совещаниях, если хотите добиться успеха. Если вы проводите совещание, то, конечно, заблаговременно составите повестку дня и разошлете копии всем участникам, чтобы они сами могли подготовиться, собрать материал, который предполагают представить на совещании.
Вам предстоит вести совещание, поощрить каждого принять в нем участие и не допустить, чтобы один человек узурпировал время и внимание собравшихся. Если участникам нужно многое высказать, иногда они начинают говорить одновременно. Тогда председателю следует контролировать ход совещания. Можно сосредоточить свой взгляд на одном из выступающих, обратив тем самым внимание других именно на нем. Если же все продолжают говорить, перебивая друг друга, вы можете прервать их, сказав: «О чем шла речь, Билл? Я толком не расслышал». Это должно успокоить остальных. Когда вы выслушаете Билла, вам наверняка следует повернуться к тем, что говорили прежде, и сказать что-то вроде «Как я понимаю, у вас, Джим, возникло по этому поводу замечание».