Опишем их с самого начала. Такие поля, как «от кого» и «тема письма», должны быть всегда заполнены. Непременно следует писать свое имя. Персональное имя часто можно просто присоединить к сообщению в качестве комментария. Отметим, что персональное имя обычно лучше, чем просто адрес e-mail. Следует всегда использовать осмысленные имена. В этом случае, если адрес будет ошибочным, администратору станет легче найти вас по имени.
Все письма должны быть с темами. Именно по темам пользователь ориентируется при просмотре своей почты. Следует избегать бессмысленных названий. Точный заголовок – это лучшее средство определить тему беседы. При смене темы требуется также сменить и название письма.
Само письмо должно быть выдержано в стиле беседы. При ответе на вопрос следует быть кратким. Нужно всегда придерживаться темы беседы; если же ее изменили, то лучше послать новое письмо, которое адресат в состоянии хранить отдельно. Весь текст не стоит писать заглавными буквами, его будет трудно читать. Следует разбить текст на смысловые абзацы. Не стоит писать слишком длинные предложения.
Избегайте грамматических ошибок. Многие считают, что если электронное письмо самое быстрое, то можно не думать о правописании, что в корне неверно. Во-первых, такое письмо трудно читать, во-вторых, каждый уважающий себя человек обязан быть грамотным.
Не следует писать письма под влиянием эмоций: вы способны позже раскаяться в своем порыве; лучше выпейте сначала чашку чая и успокойтесь и только потом приступайте к написанию письма.
Не стоит указывать в письме номер вашей кредитной карточки. Ваше письмо могут перехватить, и ваш счет окажется под угрозой.
При ответе на письмо неплохо включить в него отрывки из письма, на которое отвечаете. Можно в текст вносить отрывки из оригинала, чтобы адресат легче вас понял. Но при этом не следует чрезмерно переусердствовать. Никому не понравится получить в ответ собственное послание с небольшой припиской в конце. Лучше каким-нибудь образом отделять ваше письмо от цитируемых фраз.
Не стоит смешивать в 1 письме информацию личного и общего характера. Если вы получили письмо из веерной рассылки, то на него допустимо не отвечать каждому адресату, лучше написать письмо непосредственно автору. В конце сообщения всегда ставится подпись, которая содержит информацию о контактах. Подпись поможет идентифицировать вас, также она в состоянии содержать данные о других видах связи (телефон, факс). Сама подпись должна быть достаточно короткой, примерно 4–7 строчек.
Следует избегать выражений, которые способны стать причиной ссоры на религиозной, политической, сексуальной почве. Не стоит использовать замечания, которые понятны лишь небольшому кругу лиц.
В электронной почте, как и во всех других видах связи, требуется соблюдать правила вежливости. Не нужно забывать о таких словах, как «пожалуйста» и «спасибо», даже если вы общаетесь по электронной почте.
Не всегда вам могут ответить немедленно, не следует думать, что если адресат не ответил вам в течение 15 мин., то он вас игнорирует.
Не стоит передавать через электронную почту слишком личную информацию, от этого способны пострадать не только вы, но и ваш адресат.
В своем письме вы обязаны полностью отображать информацию по теме, чтобы ваш адресат понял, о чем идет речь.
В электронной почте вместо жестов используют смайлики для выражения своего отношения. Это символы, которые напоминают лицо.
Чаще применяют следующие смайлики.
:-) или:) обозначают улыбку; их используют для выражения радости, удовольствия.
:– (– это несчастное лицо, выражающее разочарование или сожаление.
;-) или;) обозначают подмигивающее лицо, выражающее иронию или усмешку.
Существуют около 100 различных смайликов, которые используют в электронном общении. Они придадут посланию живость, но не стоит переусердствовать.
Среди других коммуникативных устройств важное значение занимает телефон. Любой разговор по телефону следует начать с представления. Затем обязательно надо спросить, не помешали ли вы своим звонком, не отвлекаете ли от важных дел.
Любой телефонный разговор не должен занимать много времени. Постарайтесь быть кратким. Если вы будете вести слишком долгий разговор, то до вас или до вашего собеседника не смогут дозвониться другие люди. Не стоит вести по телефону пустых разговор. Если хотите просто поговорить, то лучше для этого встретиться где-нибудь и провести его в приватной обстановке. Если кто-то ошибся, то не следует грубить, нужно просто вежливо ответить, что он ошибся номером. Следует всегда помнить, что телефон изобрели для того, чтобы, перед тем как прийти в гости предупредить знакомых.