Ну и наконец, Учетно-архивный отдел занимался учетом лиц, попавших в поле зрения органов госбезопасности, а также статистикой, обработкой и хранением законченных следственных дел и других архивных материалов.
Отделы Главного управления государственной безопасности должны были опекать наиболее важные предприятия, учреждения, 4 учебные заведения, а также вести следствие по наиболее значимым делам, тогда как всеми остальными объектами и подследственными должны были заниматься аналогичные отделы региональных управлений госбезопасности, входящие в состав местных управлений или наркоматов внутренних дел.
Разноплановое и масштабное хозяйство НКВД нелегко было освоить любому новичку, в данном же случае дело осложнялось тем, что до прихода сюда Ежов никогда не руководил такими огромными коллективами, и теперь, кроме как на свои организаторские способности, рассчитывать ему было не на что.
Первым делом Ежов позаботился о том, чтобы избавить себя от необходимости заниматься разного рода частными, второстепенными проблемами, переложив их на плечи своих заместителей. Как уже говорилось ранее, в наследство от Ягоды Ежову достался в качестве первого заместителя Я. С. Агранов, в дополнение к нему Ежов в первые же недели пребывания в НКВД выхлопотал себе у Сталина еще трех заместителей, каковыми были назначены начальники Главного управления лагерей М. Д. Берман, Главного управления пограничной и внутренней охраны М. П. Фриновский и Главного управления рабоче-крестьянской милиции Л. Н. Бельский.
Кроме заместителей, являющихся его официальными помощниками, Ежову крайне необходим был и помощник неофициальный, который помогал бы ему знакомиться с «кухней» чекистской работы, рассказывал о людях, их взаимоотношениях, сильных и слабых сторонах, а кроме того, оказывал помощь в решении практических вопросов, пока он будет вживаться в новую для себя роль. Таким помощником стал для Ежова оперативный секретарь наркома внутренних дел Я. А. Дейч.
В органах госбезопасности Дейч работал с 1920 г. и первые одиннадцать лет прослужил на Северном Кавказе, пройдя путь от рядового следователя Особого отдела ВЧК Кавказского фронта до начальника Секретно-оперативного управления и заместителя полномочного представителя ОГПУ по Северо-Кавказскому краю. Затем в должности заместителя полномочного представителя ОГПУ работал в Московской области, а в 1935 году был назначен начальником калининского областного УНКВД. Однако на этом посту он пробыл недолго и в марте 1936 года после длительной болезни был направлен в распоряжение НКВД СССР, где назначен на специально для него созданную должность оперативного секретаря наркома внутренних дел. В этом качестве он и встретил приход в НКВД Ежова.
В течение короткого времени Дейч становится правой рукой Ежова[50], и без предварительного обсуждения и совета с ним Ежов никаких принципиальных решений, в том числе и кадровых, старался не принимать. Дейч присутствовал при докладах начальников отделов ГУГБ, при приемах и докладах начальников региональных управлений НКВД, так что руководители многих подразделений, прежде чем идти на прием к Ежову, старались зайти сначала к Дейчу и обсудить свои вопросы с ним.
Кроме большого опыта чекистской работы и знания всех «семейных» тайн НКВД, Дейч обладал также весьма ценным умением составлять гладкие отчеты наверх, и это качество также способствовало его превращению в незаменимого помощника.
Дейч часто бывал у Ежова на квартире, уезжал с ним с работы, и эта его особая роль при Ежове бросалась в глаза всем, кто работал в то время в НКВД. В чекистских кругах, где, кстати, многие были недовольны столь бурным возвышением Дейча (помимо того, что он считался ставленником Ягоды, многим были не по душе и чисто человеческие качества ежовского фаворита), его стали называть «генеральным советником наркома» и «некоронованным заместителем».
Кроме Дейча, Ежов на первых порах мог опереться в своей работе еще на трех человек, приведенных им с собой и пользовавшихся его полным доверием, — С. Б. Жуковского, работавшего под его началом в Комиссии партийного контроля, В. Е. Цесарского, занимавшегося в секретариате ЦК вопросами Оргбюро и подбором кадров, и, наконец, бывшего своего заместителя по Распределительному отделу ЦК М. И. Литвина, курировавшего в Распредотделе, помимо прочего, также и кадры ОГПУ. К моменту прихода Ежова в НКВД Литвин работал вторым секретарем Харьковского обкома партии. Ежов убедил Сталина назначить его начальником отдела кадров НКВД, и 14 октября 1936 года данное назначение было утверждено решением Политбюро.