Не всегда в состоянии выдвинуть убедительные аргументы
Порой не учитывает, к кому обращен документ
Не владеет разными стилями изложения
Если вы решили не работать непосредственно над этой проблемой, выберите 1-3 компетенции из перечисленных ниже для замещения данной.
ЗАМЕЩЕНИЕ: 5, 15, 27, 37, 47, 49, 51, 65
НОРМА
Сотрудник в состоянии ясно и лаконично излагать свои мысли в письменной форме, обращаясь при этом к разным категориям читателей и пользуясь разными стилями
Подготовленные им документы достигают поставленной цели и производят желаемое впечатление
ИЗБЫТОК
Сотрудник может тратить на тщательную подготовку документов слишком много времени
Часто без особой необходимости пытается довести документ до совершенства
Может слишком критично относиться к написанному другими
Выберите 1-3 компетенции из перечисленных ниже для компенсации избыточно используемой компетенции
КОМПЕНСАТОРЫ: 1, 2, 3, 12, 15, 17, 27, 32, 38, 44, 46, 48, 50, 51, 53, 57, 62
НЕКОТОРЫЕ ПРИЧИНЫ
Неумелость в отношении письменного изложения
Чрезмерная занятость
Многословие; затянутость
Трудности в донесении основной мысли
Неорганизованность
Трудности с грамматикой/ употреблением слов
Документы не адаптированы на аудиторию
ФАКТОРЫ И ГРУППЫ ФАКТОРОВ из «Архитектора лидерства»
Эта компетенция относится к Фактору V: Навыки позиционирования себя в организации; принадлежит Группа L: Эффективное общение (вместе с 49). При желании можете ознакомиться с рекомендациями, относящимися к другим компетенциям этой группы.
КАРТА
ВЫ есть то, что вы пишете. Хороший текст – это такой текст, который эффективно и убедительно доносит до читателей вашу точку зрения и основные мысли. Не больше. Не меньше. Он уважительно относится к времени читателя, к его интеллекту. Научитесь писать так, как если бы в вашем распоряжении было лишь три минуты на то, чтобы изложить свои доводы аудитории, мнение которой важно для вас. Если бы вас остановил пограничный патруль, наставил на вас оружие и спросил, как вы здесь оказались. Что бы вы сделали? Вероятно, вы бы постарались говорить на их языке, четко изложить, что вы хотите, использовать как можно меньше слов, вызвать жалость и сделать акцент на основные моменты, говорящие в вашу пользу. Вы бы не стали мямлить, ожидать, что они сами поймут ваши аргументы; или же прибегать к размытым формулировкам или жаргону, способным сбить их с толку. То же – с хорошим текстом. Используйте как можно меньше слов для выражения своей мысли.
НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
Прежде чем начать писать, подготовьте план. Слишком многие пишут, не имея в плана. Пройдите по списку. Какова ваша цель? Каковы основные мысли? Организуйте основные мысли в виде логического обоснования своей цели. По каждой основной мысли – каковы пять пунктов, которые вам хотелось бы донести до читателя? При составлении текста, если предложение не имеет прямого отношения к цели, или к основным мыслям, его не нужно включать в текст. Что бы сказал ваш идеальный читатель через 15 минут после того как прочитал текст? Кто ваша аудитория? Какова их степень осведомленности в этом вопросе, чтобы вам не повторяться? Насколько вам нужно описывать предысторию вопроса? Какие вопросы возникнут у ваших читателей? Есть ли ответы на них в вашем тексте? Какое время нужно потратить на чтение? Выберите один из текстов, составленных вами за последнее время и проверьте его. Присутствует ли в нем основная тема? В каждом ли абзаце есть главное, тематическое предложение? Если вы употребляете одно предложение на абзац, насколько выстроены логически эти тезисы? Дополнительная помощь? – См. № 47 Планирование.
Составление текста. Придерживайтесь составленного плана. Изложите главную мысль или цель во вступительной части, в одном-двух предложениях. Читатель должен сразу понять зачем ему читать этот текст. Затем выделите от трех до пяти смысловых «кусков». Если их будет больше, читатели упустят мысль. Что во введении захватит внимание читателя и заинтересует его в вашем тексте? История, факт, сравнение, цитата, фотография, анимация? Какими пятью техниками вы воспользуетесь, чтобы завладеть вниманием читателей? Какой стиль будет наиболее уместным? Какие мысли являются приоритетными и как бы вы их пояснили? Некоторые мысли лучше пояснять на примерах, для других требуется логическая аргументация, для третьих – факты и истории. Необходимо варьировать приемы, поскольку таким образом можно «достучаться» до большего числа людей.
Тексты для разных аудиторий. К сожалению, один и тот же документ не может восприниматься одинаково разными аудиториями. Во многих случаях вам придется менять длину, интонацию, ритм, стиль и даже смысл и форму изложения. Если одно и то же содержание вам требуется донести до различных аудиторий, всегда спрашивайте себя, чем различаются эти аудитории. И делайте необходимые корректировки. Пишете для высшего руководства? Выберите форму краткого отчета. В одну страницу. Так же как для плана. В конце обязательно обозначьте, принятия какого решения вы ожидаете от руководства. Если руководитель проявит интерес, предоставьте более развернутый документ. Группа поддержки? Какие ресурсы вам понадобятся для осуществления того или иного мероприятия? Им, возможно, понадобится подробное изложение, чтобы они могли составить графики. Юридическая служба? Им нужно обоснование, историю вопроса, параллели на рынке, подводные камни с юридической точки зрения. Прямые подчиненные? Им нужна более подробная информация по выполнению задания для понимания целей и результатов, которые вы подразумеваете. Одним словом, вам сначала нужно создать цельный документ, а затем разбить его на куски, для разных аудиторий. Не пытайтесь «растянуть» этот документ в универсальный текст. Дополнительная помощь? – См. № 15 Ориентация на клиента (внутреннего и внешнего).
Не посвящайте читателя в те детали, которые ему не пригодятся. Упоминание деталей уместно только в том случае, если это помогает понять вашу основную мысль или аргументацию. Какие пять фактов могли бы помочь раскрыть вашу мысль? Даже если речь идет о достаточно длинном отчете, эти пять фактов должны быть обозначены в одном-двух абзацах, а не скрыты в тексте. Читатели забудут, почему они читают о каждой проблеме, поскольку проблемы обычно имеют более одной причины, и внимание их будет отвлечено на другие предметы. Немногие люди готовы читать альманахи. Если ваша аргументация строится на числовых данных, оставьте лишь самую малую часть. Остальное вынесите в приложения.