При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров. Например, при заключении трудового договора с учащимся, не достигшим 14-летнего возраста, требуется согласие одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства. Думается, что в подобных случаях трудовые договоры должны составляться не в двух, а в большем количестве экземпляров с тем, чтобы указанные органы и лица были ознакомлены с фактами заключения трудовых договоров и с их условиями.
После подписания трудового договора на его основании издается приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного договора, но не повторять его полностью. Обычно, в приказе (распоряжении) указываются фамилия, имя, отчество работника, дата начала работы, профессия, специальность или должность, на которую принимается работник, наименование структурного подразделения, где он будет работать, условие об оплате труда, а при заключении срочных трудовых договоров (включая временные и сезонные) или договоров о работе по совместительству обязательно делается пометка о виде трудового договора. Если работник принимается на работу с испытательным сроком, это условие отражается в приказе (распоряжении). В отличие от трудового договора существует официально утвержденная типовая форма приказа о приеме на работу (форма № Т-1).
Законодатель не указывает, сколько экземпляров приказа (распоряжения) необходимо оформить, поскольку в этом нет необходимости. Приказ (распоряжение) как элемент кадрового делопроизводства носит не правообразующий, а лишь констатирующий характер. Количество экземпляров определяет сам работодатель в зависимости от того, в какие службы направляется этот приказ (распоряжение). Работник имеет право получить надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Иногда работодатели, вопреки требованиям законодателя, не оформляют трудовые отношения должным образом, договариваясь с работниками в устной форме о выполнении ими определенных работ. На такой случай законодатель предусмотрел для работников специальное правило-гарантию. Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома, или по поручению работодателя или его представителя. То есть фактическое допущение работника к работе уполномоченным на то лицом, считается заключением трудового договора и порождает трудовые отношения со всеми вытекающими отсюда последствиями (правом работника на получение работы, на оплату труда, на пособие по временной нетрудоспособности и т.п.). В ст. 68 ТК РФ, регулирующую оформление приема на работу, ФЗ № от 30 июня 2006 г . 90-ФЗ внесены изменения и дополнения. В частности в соответствии с новой редакцией указанной статьи приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Согласно ранее действовавшей редакции приказ (распоряжение) о приеме на работу объявлялся работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Отличие прослеживается в следующем:
а) расписка может быть составлена на отдельном листе, и состоять из нескольких предложений, а роспись об ознакомлении ставится лично работником непосредственно в приказе о приеме на работу;
б) момент подписания трудового договора и момент фактического начала работы очень часто не совпадают, поэтому законодатель вносит определенность и определяет трехдневный срок с момента фактического начала работы, а не со дня подписания трудового договора.
При приеме на работу, а именно до подписания трудового договора, работодатель обязан ознакомить работника, опять же под роспись, с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актам, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, а также коллективным договором. Работодатель должен проинформировать работника об условиях и охране труда на рабочем месте, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся компенсациях и средствах индивидуальной защиты, провести инструктаж по охране труда, организовать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим. Ответственность за надлежащее выполнение процедуры заключения трудового договора во всех случаях несет работодатель.