«Повестка дня» Вы обнаружите, что многие из ваших следующих действий должны произойти во время вашего общения с кем-то или должны быть принесены в комитет, команду, на собрание персонала. Вы должны поговорить с вашим партнером об идее на следующий год; вы хотите поговорить с вашим супругом о его планах на весну; вы должны перепоручить вашему секретарю задание, которое очень сложно объяснить в электронном письме. И вы должны сделать объявление об изменении политики отчетов о расходах на собрании персонала в понедельник.
Для регулярных собраний и людей, с которыми вы постоянно взаимодействуете, потребуются свои списки «Повестка дня».
Эти следующие действия должны быть занесены в отдельные списки «Повестка дня» для каждого человека и для собрания (если вы посещаете собрания регулярно). Профессионалы, у которых есть папка с файлами всех дел, которые нужно решить с их боссами, уже используют версию этого метода. Если вы сознательны в определении всех ваших последующих действий, вы обнаружите, что вам необходимо иметь где-то от трех до пятнадцати таких списков. Я рекомендую вести отдельные файлы списков для боссов, партнеров, ассистентов, супругов и детей. Также необходимо иметь подобные списки для вашего юриста, финансового советника, бухгалтера и/или консультанта по компьютеру, так же как и для каждого, с кем у вас может быть более чем одно общее дело во время следующего разговора по телефону.
Если вы принимаете участие в регулярных встречах – с персоналом, по поводу проекта, комитета, чего угодно – они тоже заслуживают своих собственных файлов, в который вы можете собирать то, что понадобится на этих встречах.
Часто вам потребуется текущий список для общения в определенный период времени. Например, если подрядчик выполняет работы в вашем доме или на вашей собственности, вы можете создать список для него на время проекта. Гуляя вокруг после того, как он закончил рабочий день, возможно, вы заметите то, о чем захотите с ним поговорить, и вы захотите, чтобы этот список был всегда под рукой.
Учитывая пользу такого типа списков, ваша система должна позволить добавлять «Распорядки дня» специально, по мере необходимости, быстро и просто. Например, вставить страницу для человека или встречи в раздел «Повестка дня» в ежедневник на открывающихся кольцах займет только секунды, так же как и добавление соответствующего напоминания в категории «Повестка дня» в вашем КПК.
«Читать/Просмотреть» Без сомнения, вы обнаружите во входящих множество пунктов, для которых вашим следующим действием будет читать. Я надеюсь, что вы последуете двухминутному правилу и быстро разберете их, просмотрев, отправив в нужные отделы или выполнив их.
Пункты, требующие чтения, однако, потребуют больше, чем две минуты вашего времени, поэтому их лучше хранить в отдельном разделе «Читать/Просмотреть». По моей классификации это тоже «списки», но наиболее эффективно группировать документы и журналы на подносе и/или в переносной папке.
Для многих людей «Читать/Просмотреть» может стать загвоздкой. Поэтому критично, чтобы в этот раздел попадало то (что займет больше двух минут), что вы действительно хотите прочитать, когда у вас будет время. Это поможет вам, но все действительно уйдет из-под контроля, если рамки этой категории четко не определены. Изначальные ограничения, как минимум, помогут вам в переучете, и если у вас, как у большинства людей, есть свой способ саморегуляции, это поможет вам более четко определять, что вам действительно нужно, а от чего вам просто нужно избавиться.
Те, кто хуже всего используют время, первыми жалуются, что его не хватает.
Жан де
Удобно иметь под рукой материал для чтения, когда вы идете на встречу, которая может поздно начаться, на семинар, если там будет «окно» времени или к стоматологу, если придется сидеть в очереди. Все это прекрасные возможности для подобного чтения. Те же, у кого нет собранного материала «Читать/Просмотреть» могут просто потерять много времени, так как жизнь полна маленьких неожиданных «окон», которые можно заполнить.
Так же как необходимо иметь напоминания о том, что вам нужно сделать, напоминания о том, к чему вы должны вернуться через какое-то время или что должно быть сделано кем-то другим следует сортировать и группировать. Вам не нужно обязательно следить за каждым шагом здесь, часто это задания или проекты, за которые ответственны другие люди, такие как заказ билетов в театр, сканер, который должны доставить в офис, согласие вашего клиента на деловое предложение и так далее. Когда следующее действие зависит от кого-то другого, вам не нужны напоминания о действиях, только что и от кого вы ждете. Ваша роль – это просматривать список по мере необходимости и решать, нужно ли проверять, как продвигается дело и поторапливать.
Возможно, вы сочтете наилучшим держать список «Ожидающих» по близости, в том же месте, где ваши напоминания «Следующих Действий». Ответственность за следующий шаг может меняться в течение исполнения проекта. Например, вам нужно сделать звонок продавцу, чтобы узнать его цены на выполнение работы (в списке «Звонки».) Сделав звонок, вы ждете, когда продавец с вами свяжется по поводу предложения (его предложение заносим в список «Ожидание»). Когда предложение поступит, вы должны просмотреть его (оно находится в папке «Читать/Просмотреть»). Когда вы с ним ознакомитесь, вы высылаете его своему боссу на одобрение (теперь оно опять в списке «Ожидание») и так далее.[7]
7
Электронные списки (такие как КПК) или бумаги в отдельных папках имеют преимущество по сравнению с листами бумаги, потому что они легко позволяют вам перемещать содержимое из одной категории в другую по мере изменений, и вам не нужно переписывать.