Хитрость, с помощью которой поддержание вашей системы в рабочем состоянии становится возможным – это привычка освежать память и всю систему с более отдаленной позиции как бы приподнявшись над ней. Однако, если ваши списки давно выпали из реальности, сделать этого нельзя. И обмануть себя не удастся: как только ваши списки будут просрочены, вам снова придется держать все дела в голове. А это, пожалуй, и есть самая сложная задача.
Вы уже почувствовали вкус свободы от необходимости все держать в голове? Обнаружили у себя способность к спокойному хладнокровному контролю ситуации? Сможете ли вы теперь придерживаться правил, чтобы эти возможности сохранять? Многолетние исследования доказали, что ключ к стабильности процесса управления – это еженедельный обзор.
Безотносительно ваших намерений, скорее всего вам придется стокнуться с ситуацией, когда внешний мир начнет задавливать вас информацией быстрей, чем вы будете справляться с её организацией. Большинству людей от природы свойственно запутываться в информации. Мы нашпиговываем друг друга информацией на встречах и заседаниях, в нерабочее время посещаем события, на которых рождаются ещё десятки идей, а с ними и обязанности, которые мы тоже берем на себя, ввязываемся и участвуем в проектах, которые высасывают нашу творческую энергию подчистую.
Чтобы знание было продуктивным, надо научиться отличать и лес, и дерево. Надо научиться объединять
Питер Ф.
Эта ошеломительная активность и является причиной острой необходимости еженедельного обзора. Такой обзор предполагает некоторую повторную обработку и перегруппировку информации. Он поможет вам держаться на плаву. Однако нет необходимости заниматься этой перегруппировкой тогда, когда у вас и без того хватает каждодневной работы.
Еженедельный обзор поможет вам лучше сконцентрироваться на важных для вас проектах и целях, которые могут просто потонуть в постоянно прибывающем информационном потоке и различного рода отвлекающих факторах, с которыми вам приходится иметь дело на неделе. Вам следует научиться говорить решительное «нет» большому количеству вещей – только для того, чтобы не попасть в водоворот, чувствовать себя комфортно и сохранять. Если вы выделите особое время, чтобы взглянуть на все ваши дела с более высокого уровня – с уровня проектов и целей – это уже будет серьезным продвижением к упрощению управления.
Что такое еженедельный обзор?
Говоря по-простому – еженедельный обзор – это то, что вам нужно сделать, чтобы освободить себя от необходимости держать все дела в голове. Он должен охватывать все пять ступеней управления рабочим процессом – так, чтобы могли вы с легким сердцем сказать: «Я абсолютно точно знаю, что я сейчас не делаю, но мог бы, если бы захотел».
Строго говоря, вот шаги, которые наверняка приведут вас к цели:
Потеря документов. Вытащите все бумаги и документы из ящиков стола, из карманов, из сумок и сложите все это в корзинку для поступающей информации для последующей обработки.
Обработка заметок. Просмотрите все газетные и журнальные вырезки, заметки, короткие записи со встреч и совещаний и многочисленные записи на вырванных из блокнота листах. Списки следующих действий, списки проектов, списки дел, выполнение которых вы ожидаете, а также списки «Может быть когда-нибудь» – тоже туда же. Поместите в систему хранения все попавшиеся вам справочные материалы. Определите, какие бумаги и документы относятся к категории «Прочесть/Обновить». И не делайте себе поблажек, выкидывайте все, что давно пора выкинуть.
Содержимое ежедневника за предыдущие дни. Просмотрите предыдущие дни ежедневника на предмет незаконченных дел, справочной информации и т. д. и переместите все это на те дни, которые ещё впереди. Будьте готовы закрыть предыдущую неделю ежедневника, не оставляя в ней никаких неоконченных дел.
Страницы ежедневника предстоящей недели. Просмотрите несколько страниц ежедневника вперед. Выпишите отдельно или поставьте особые напоминания на предстоящие события – словом, выделите их как-то для себя.
Освободитесь от необходимости все держать в голове. Запишите в нужные списки ваши новые проекты, идеи, дела, выполнения которых вы ожидаете, затеи типа «может быть когда-нибудь» – все, что вы ещё не зафиксировали письменно.
Список проектов (и далекоидущих целей). Оцените и отметьте статусы проектов, целей и ожидаемых результатов и убедитесь, что в вашей системе напоминаний и конкретных действия для каждой из позиций этого списка отмечен следующий шаг.
Список «следующих конкретных действий». Отметьте выполненные действия и поставьте напоминания, чтобы определить следующие действия, которые необходимо выполнить.
Список дел, выполнение которых вы ожидаете. Пропишите необходимые действия для тех дел, которые ещё только предстоит завершить. Проверьте те дела, которые уже выполнены.
Все относящиеся к делу проверочные списки. Может что-то из того, что вы должны были сделать ещё не сделано?