А потом уже планируйте дальше.
Типичные шаги планирования
Наиболее привычные виды планирования – это мозговой штурм, организация, назначение встреч и сбор информации.
Мозговой штурм. Некоторые проекты, занимающие сейчас ваше внимание, потребуют от вас более глубокого осмысления; особенно это относится к тем, насчет которых вы ещё не решили, что вы будете делать после принятия решения. По всем по ним должно быть обозначено следующее конкретное действие вроде «Набросать идеи по проекту Х».
Вы должны решить, когда и как вы собираетесь выполнить это действие, для того, чтобы знать, в какой список его поместить. Вам удобнее делать такие наброски на компьютере или вручную? Лично я при выборе инструмента, руководствуюсь интуицией, поэтому следующее действие у меня попадет либо в список «На компьютере», либо в список «Где бы то ни было» (потому что я могу рисовать карты памяти, где бы я ни находился, только бы ручка и бумага были под рукой).
Организация. Возможно, у вас есть такие проекты, для которых вы уже собрали немыслимое количество материала, и теперь вам надо отсортировать и структурировать собранное. В таком случае вашим следующим действием будет «Организовать заметки по проекту Х». Если вам придется проделать это в офисе (потому что именно там и лежат горы документов, которые вам удалось раскопать, и вы не собираетесь тащить их домой), тогда это действие должно оказать в списке «В офисе».
Если же вы носите все сопутствующие проекту материалы в папке или они у вас есть в электронном виде на ноутбуке, то тогда это действие следует внести в список «Где придется», если вы собираетесь обрабатывать информацию вручную, и в список «На компьютере», если вы собираетесь работать с электронной информацией или использовать специализированное программное обеспечение.
Назначение встреч. Частенько прогресс проясняется после того, как вы назначите встречу или собрание с людьми, которых вы хотели вы вовлечь в мозговой штурм. Это значит, что надо будет разослать всем приглашения по электронной почте или обзвонить всех и назначить время.
Сбор информации. Иногда следующим действием по проекту является сбор дополнительной информации. Возможно, вам надо поговорить с кем-то, чтобы получить от него информацию («Позвонить Биллу, спросить, что он думает по поводу совещания менеджеров»). Или вам надо просмотреть документы, оставшиеся с прошлогодней конференции («Просмотреть архивные документы Конференции»). Или покопаться в Сети на предмет актуальной информации по интересующей вас теме (Фирмы, занимающиеся научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами).
Никогда не теряйте потенциально полезные идеи. Вы будете постоянно думать о том, что вы не хотите забыть, пока будете находиться в местах, никоим образом с вашим проектом не связанных. Например, вы едете в магазин и думаете при этом, как вы бы начали следующее собрание персонала. Или вы, стоя на кухне, взбалтываете соус для спагетти и тут вам в голову приходит замечательная мысль: презентовать всем участникам надвигающейся конференции сумки с корпоративной символикой. Или вечером сидя перед телевизором вы вспоминаете об ещё одном важном человеке, которого стоило вы пригласить в совет, состав которого вы формируете.
Если подобные инсайты не являются сами по себе следующими конкретными действиями, которые можно сразу внести в списки, то их нужно будет обрабатывать отдельно. Конечно, самыми важными инструментами, дающими вам возможность ничего не растерять – являются ваша корзинка или лоток для входящих бумаг, блокнот, листы А4 (или эквиваленты этого) на работе и дома, а также их портативные версии на случай, если вы в пути. Важно не растерять все идеи до того, как вам представится возможность обработать их.
Неважно, на какой стадии разработки проекта, у вас появились новые идеи, важно, чтобы инструменты для их обработки всегда были у вас под рукой. Как только вы их (идеи) зафиксируете, полезно было бы иметь возможность непосредственного доступа к ним в любой момент.
Один из самых важных секретов придумывания идей и увеличения продуктивности – это использование феномена, когда форма обуславливает функции – классные инструменты, а стало быть и классные идеи. (Некоторые из моих самых удачных идей пришли мне в голову, когда я игрался со своим ежедневником в наладоннике, ожидая рейса в аэропорту!)
Довольно трудно сосредоточиться на чем-то больше, чем на несколько минут, если вы ничего не записываете. Особенно трудно, если вы в одиночестве. Если же вы постоянно фиксируете ход мыслительного процесса, создавая тем самым прочный фундамент для последующих измышлений, вы можете оставаться в теме по нескольку часов.
Удача влияет на все. Пусть ваша удочка всегда будет наготове – в ручье, в котором, казалось бы, ничего нет, может оказаться крупная рыба.