Расставление напоминаний о действиях в папке, в списках, и/или в системе электронной почты — это отлично, если вы просматриваете все категории, к которым вы добавили напоминания так, как это необходимо. Вам не нужны вещи, которые ускользают от вашей системы и не используются по своему назначению: напоминать вам.
Чтобы зависнуть с друзьями или бесцельно побродить по улицам с «пустой» головой, вам нужно знать, где находятся все действия, которые вам нужно предпринять, что это и то, что они могут подождать. И вам нужно сделать это за несколько секунд, а не дней.
Создание и поддерживание одного списка для всех ваших проектов (то есть каждое обязательство или желаемый результат, для которого потребуется больше чем одно действие) может быть полезным опытом! Возможно, у вас больше проектов, чем вы думаете. Если вы так еще не сделали, я рекомендую вам создать список «Проекты» в очень простом формате, подобном тому, что вы используете для списка действий: это может быть категория в цифровом носителе, съемная страница в ежедневнике или отдельная папка с файлами с надписью «Проекты», с главным списком или отдельными листами для каждого проекта.
Список «Проекты» не подразумевает хранения там деталей ваших проектов или сортирования по приоритетам, размеру или срочности — это просто всесторонний обзор ваших планов. Вы не будете ежедневно работать со списком «Проекты»; главным образом вы будете работать со списками действий и другими заданиями, на которых следует сосредоточиться. Помните, вы не можете сделать проект, вы можете сделать только действие, которое для него необходимо.
Полные и соответствующие действительности списки «Проекты» — это главный операционный инструмент, который ведет вас к вершинам организации.
Настоящая ценность списка «Проекты» состоит в полном просмотре (как минимум один раз в неделю), позволяя вам убедиться в том, что у вас есть действия для каждого проекта, и что ничего не упущено. Быстрый просмотр этого списка время от времени усилит ваш контроль. Вы будете знать, что у вас есть список доступный вам (и другим), когда нужно справиться с работой.
Один список или несколько?
Большинство людей считают, что иметь один список лучше, потому что в нем отражается все, в отличие от нескольких списков. Система организации позволяет отслеживать все незаконченные дела, так что вы можете более легко интуитивно сделать выбор, что делать в данный момент.
На самом деле не важно, сколько у вас списков для ваших проектов, если вы просматриваете их тогда, когда появляется необходимость, в то время как для большей части это можно сделать во время Еженедельного обзора.
Несколько обычных путей сортировки проектов
Существуют ситуации, когда есть смысл рассортировать список «Проекты». Рассмотрим их по очереди.
Личный/Профессиональный Многим более удобно делить свои списки на личные и профессиональные проекты. Если для вас это так, учтите, что «Личный» список должен просматриваться так же тщательно, как и «Профессиональный», а не лежать неделями. Многие личные действия должны выполняться на неделе, так же как и все остальное. И часто большое давление на профессиональные действия создает невыполненные личные дела.
Перепорученные проекты Если вы старший менеджер или исполнительный директор, возможно, у вас есть несколько проектов, за которые вы ответственны, но которые вы перепоручили. Вы, конечно, занесли его в список «Ожидающие», хотя лучше создать список «Проекты — Перепорученные», чтобы следить за ними: вашей задачей будет просто просматривать список достаточно регулярно для того, чтобы удостовериться, что все идет правильно.
Специфические типы проектов Некоторые профессионалы имеют одновременно несколько различных проектов одного типа, которые в некоторых случаях могут быть сгруппированы вместе как подсписки «Проектов». Например, у меня есть отдельная категория «Проекты доставить», хронологический список всех грядущих семинаров, тренингов и консультаций, которые я даю. Эти события «проекты», как и остальные, и мне не нужно больше следить ни за чем другим, кроме того, как все продвигается дальше и исполняется. Но я считаю, что лучше видеть их все в одном списке, в таком порядке, как и в моем Календаре, отдельно от остальных проектов.
Если вы агент по недвижимости, продаете консультационные услуги или разрабатываете предложения для небольшого количества будущих клиентов любой профессии, я полагаю, что гораздо лучше видеть весь «прогресс продаж» в одном списке. Это может быть отдельный список в вашем ежедневнике, названный «Клиентские проекты в развитии» или если у вас уже есть папки с файлами для каждого прогрессивного проекта, имеет смысл сгруппировать их все в одном файле в вашем столе. Просто поймите, что это будет работать только если здесь весь набор тех ситуаций, для которых нужно действие, и только если вы просматриваете их регулярно, так же как и другие ваши проекты, и работаете над ними осознанно.