Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

Для интуитивного принятия наилучших решений регулярно концентрируйтесь на своих приоритетах («Какое для меня будет иметь значение, если сделать X вместо Y?»). Регулярно осуществляйте переоценку обязательств на различных уровнях своей жизни и работы:

• Уровень моря — текущие действия (ежедневно);

• 10'000 футов — текущие проекты (еженедельно);

• 20'000 футов — текущий круг обязанностей (ежемесячно);

• 30'000 футов — одно-двухлетние цели (ежеквартально);

• 40'000 футов — трёх-пятилетние цели (ежегодно);

• 50'000 футов и более — карьера, цель и стиль жизни (ежегодно или реже).

Диаграмма процесса обработки и организации

Модель естественного планирования

Эта модель основана на естественном способе планирования, который используется нашим мозгом. Она обеспечивает «вертикальный» контроль, то есть самый эффективный способ обдумывания какого-то конкретного проекта или ситуации. Как только вы идентифицировали все свои проекты, для ликвидации беспокойства по каждому из них, может потребоваться концентрация на ниже перечисленных уровнях.

1. Цель и принципы, которыми мы руководствуемся при её достижении

Зачем мы это делаем? Что в данном случае означает «добиться цели»?

Каких ключевых стандартов мы должны придерживаться при принятии решений и выполнении работы над этим проектом? Каковы правила «игры»?

Цель и принципы как основной критерий при принятии решений по проекту.

2. Миссия / Вúдение / Глобальная цель / Успешный результат

Как мог бы выглядеть полностью успешный результат? Как бы я мог узнать об этом?

Как бы этот успех смотрелся или ощущался каждой из заинтересованных сторон?

3. Мозговой штурм

Какие вещи могут произойти в связи с этим проектом? Каково текущее состояние дел?

Что я знаю? Чего я не знаю? Что я должен обдумать? Что я ещё не учёл? И т. д.

Ничего не упускайте, не будьте субъективны и сопротивляйтесь критическому анализу своих мыслей.

Рассмотрите ситуацию с разных сторон.

4. Организация

Идентифицируйте компоненты проекта (подзадачи), их последовательность и/или приоритеты.

Сделайте схему или план, составьте по пунктам списки или начертите диаграмму — всё, что вам может понадобиться для обзора и контроля.

5. Конкретные следующие действия

Определите конкретные следующие действия по каждой независимой подзадаче (что должно быть сделано и кем?).

Если требуется дополнительное планирование, определите конкретное следующее действие, способствующее его проведению.

Если понадобится, смените уровень концентрации по проекту следующим образом:

• Если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень своей концентрации (то есть вернитесь от действий к планированию, или от планирования к мозговому штурму, или от формирования вúдения к цели).

• Если ваш проект необходимо продвигать, понизьте уровень своей концентрации (например, перейдите от формирования вúдения к мозговому штурму, от планирования к действиям).

Насколько много требуется планировать?

Если проект всё время не крутится у вас в голове, то планирование по нему было достаточным. Если же вы всё ещё постоянно думаете о нём, продолжайте использовать эту модель, пока не достигнете по нему достаточной ясности.

Еженедельный Обзор

После первоочередной задачи по внедрению наших методов, настолько же важной является их поддержка в активном и функциональном состоянии. Эта глава содержит ключ к достижению большего спокойствия и более продуктивного стиля жизни и работы. Этот процесс, когда бы вы его не выполняли, облегчает принятие решений и увеличивает уверенность в их правильности, но наибольшая эффективность достигается, когда вы практикуете его каждые семь дней.

Затерянные документы

Соберите все стопки с бумагами, визитными карточками, квитанциями и другими документами. Положите их в свою корзинку входящих материалов для последующей обработки.

Обработайте свои заметки

Просмотрите все типы заметок и примечаний — заметки с собраний, различные записи в блокноте. Обдумайте их и соответствующим образом пополните свои списки следующих конкретных действий, проектов, ожидаемых делегированных действий и т. д.

Освободите свою голову

Запишите (с учётом соответствующих категорий) все новые проекты, необходимые/делегированные действия, потенциальные элементы списка «Когда-нибудь/может быть» и т. д., которые вы всё ещё держите только лишь в голове.

Обзор списка следующих конкретных действий

Вычеркните завершённые действия. Просмотрите напоминания на предмет следующих конкретных действий, которые пришла пора внести в свой список.

Обзор списка делегированных действий

Запишите все действия, исполнение которых вам необходимо отследить. Вычеркните завершённые.

Обзор списка проектов

Оцените статус всех проектов, целей и результатов, один за другим. Убедитесь, что для каждого проекта определено, по крайней мере, одно следующее конкретное действие. Просмотрите материалы по проекту для определения уже выполненных задач, а также новых следующих действий, подзадач, которые можно было бы делегировать, и т. д.

Обзор предыдущих дат ежедневника

Детально просмотрите предыдущие записи ежедневника на предмет действий, оставшихся невыполненными, справочных материалов и т. д.

Обзор будущих дат ежедневника

Просмотрите события наступающего периода, учтите и долгосрочную и короткосрочную перспективу. Определите для них необходимые действия.

Обзор всех контрольных списков

Определите новые действия по каждому пункту, если таковые необходимы.

Обзор списка «Когда-нибудь/может быть»

Просмотрите список на предмет проектов, которые, возможно, теперь стали актуальными, и перенесите их в свой список активных проектов. Вычеркните пункты, в которых вы больше не заинтересованы.

Будьте смелым и креативным

Есть ли у вас какие-нибудь новые, замечательные, легкомысленные, творческие, рискованные или заставляющие задуматься идеи, которые можно было бы добавить в вашу систему???

Послесловие

Неожиданные изменения в методике, кажется, всё ещё возможны, так что я с нетерпением жду дальнейшего развития и распространения этих идей и методов достижения мастерства ведения игры собственной работы и жизни. Приветствуются ваши отзывы и участие в дальнейшем развитии методологии.

Эти и подобные темы продолжают нами исследоваться, а результаты периодически публикуются в информационных бюллетенях, бесплатная подписка на которые доступна на нашем веб-сайте (www.davidco.com, на котором также расположены дополнительные материалы по продуктивности), или по запросу на электронный адрес customerservice@davidco.com

Желаю всем всего самого наилучшего.

Готовы?

Дэвид Аллен

Примечания

1

В данной книге эти принципы пронумерованы последовательно, но не так, как они нумеровались в информационных бюллетенях (хотя относительно начальных номеров это так). Кроме того, некоторые эссе были объединены уже с другими принципами, отличными от тех, которые были выбраны первоначально.

(обратно)

2

и так далее до тошноты (лат.)