Резиденты обязаны ежемесячно посылать в Москву отчет об израсходованных суммах и, если в течение трех месяцев расход составляет меньше, чем отпущенные по смете суммы, то смета соответственно сокращается, если же затем, в связи с развитием работы, резиденту необходимы дополнительные средства, он должен представить мотивированное объяснение. Очень часто резиденты, чтобы избежать сокращений, тратят или, по крайней мере, показывают, что тратят больше, чем на самом деле следует. На каждый произведенный расход должен иметься оправдательный документ, а, если такового по тем или иным причинам нет, то справка самого резидента с указанием, на что израсходованы суммы.
Отчеты резидентов поступают вместе с общей почтой в соответствующие отделения и, по рассмотрении и утверждении, направляются к заведующему финансовой частью Иностранного отдела.
Финансовая часть Иностранного отдела совершенно обособлена от Финансового отдела ОГПУ. Заведует ею некто Ключарев, молодой парень, лет 30-ти, ведающий этой работой уже в течение шести лет. До того он работал в Лондоне вместе с Розенгольцем, но разругался с послом, приехал в Москву и не пожелал больше состоять в коммунистической партии, несмотря на многократные увещевания партячейки. Однако, он пользуется полным доверием, как партии, так и ОГПУ.
Деньги резидентам посылаются в долларах через Наркоминдел, почтой или телеграфно. В первом случае, в особо запечатанном конверте на имя резидента, во втором — Наркоминдел телеграммой просит полпреда выдать соответствующую сумму резиденту, которую ОГПУ внесло в кассу Наркоминдела в Москве.
ОГПУ держит связь со своей заграничной агентурой через дипломатических курьеров Наркоминдела. Каждый резидент ГПУ заграницей имеет кличку. Так, например, берлинский резидент Гольдштейн имеет кличку «Александр», константинопольский резидент Наумов — «Бур» и т. д.
Соответствующее отделение в Москве заготовляет письмо с инструкциями для резидента на простой бумаге и нумерует ее. В последнее время, после налета китайцев на Пекинское полпредство, запрещено начинать письма словами: «Уважаемый товарищ». — Ставится только номер.
Инструкция подписывается соответствующим помощником начальника ИНО, при чем подписью также служит условный псевдоним. Письмо запечатывается в конверт, на конверте ставится кличка резидента и пометка: «никому другому не вскрывать, вскрыть только адресату». Этот конверт вкладывается в другой, на котором пишется адрес того полпреда или консула, куда письмо направляется, и в таком виде почта сдается в Наркоминдел. Печать на внутреннем конверте ставится условная, часто какая-нибудь печать царского времени, а на наружном конверте накладываются печати Наркоминдела. Кличка резидента известна полпреду или консулу и тот по получении письма, не вскрывая, передает его по назначению.
Таким же способом посылаются письма нелегальным резидентам, с той лишь разницей, что внутри резидентского конверта помещается еще один конверт для нелегального, кличку которого не должен знать даже полпред; ее знает только один легальный резидент ГПУ, который и направляет письмо адресату через имеющуюся у него секретную связь.
Почта в Москву идет обратно таким же порядком.
Резидент, подписавшись кличкой, запечатывает все имеющиеся материалы в конверт без адреса, но с указанием: — «вскрыть только адресату». На конверт ставится резидентская условная печать, он вкладывается в другой конверт, запечатанный полпредской печатью и адресуется в Москву в «Историко-Научное Общество, Трипольскому», что означает заглавный буквы подлинного адреса: Иностранный отдел, Трилиссеру. Получающая в Москве почту дипкурьерская часть Наркоминдела знает, чьи это письма, и сообщает об их получении в ГПУ. Оттуда приходит сотрудница ГПУ и уносит почту.
За последние два года эта связь перестала удовлетворять ОГПУ: во-первых, Наркоминдел все время боится изобличения и компрометации своего учреждения и настаивает на изменения системы связи, а, во-вторых, опыт Афганских и Китайских событий показал, что связь через Наркоминдел не прочна, и в случае разрыва дипломатических отношений или других причин связь с резидентами часто обрывается, т. е. разведка не достигает основной своей цели — сохранения ее на время военных действий. Эта мысль, собственно, и натолкнула на идею организации нелегальных резидентур ГПУ, параллельно с легальными, и она же поставила на очередь вопрос о новых способах связи с ними.