Поле «кому» заполняйте в последнюю очередь. Если вы хоть раз нажимали кнопку «отправить» прежде, чем закончили письмо, вы помните, насколько это неудобно. Куда проще оставлять поле «кому» пустым, пока не поставлена последняя точка в письме. Эта уловка не только исключит вероятность отправки незаконченного имейла, она также даст шанс лишний раз убедиться, что все нужные вложения присоединены.
Так... а что это за гора бумаг у вас на столе?..
ГЛАВА 11.
НАЙТИ ВСЕ ЗА МИНУТУ: МЕСТО ДЛЯ КАЖДОЙ ВЕЩИ И КАЖДАЯ ВЕЩЬ НА СВОЕМ МЕСТЕ
ЛЕДИ И ЛИМУЗИН
Молодой консультант по инвестициям изо всех сил трудился на благо своего бизнеса. Среди его клиентов была одна миниатюрная пожилая леди из пригорода, которая доставляла ему больше всего хлопот. «Она очень богата, — говорил молодой бизнесмен, — но мне нужен час, чтобы до нее добраться, час на беседу с ней и час на обратный путь. А она обожает, когда ее окружают вниманием. К тому же она такой выгодный клиент... Если бы только я не тратил на нее по полдня!» Его коллега ответил: «У меня есть похожая клиентка, но вместо того чтобы всякий раз мотаться за город, я посылаю за леди лимузин и обратно отправляю на нем же. Это обходится мне в 1 00 долларов, леди чувствует себя королевой, а я за те два часа, которые экономлю на поездках, делаю приличные деньги».
Какое отношение эта история имеет к организации рабочего места? Очень прямое: она демонстрирует продуктивный подход к проблеме, возможный, лишь когда зримый хаос не загромождает мозги.
Поговорим немного о вашем рабочем месте. Ответьте на следующие вопросы:
• Сможете ли вы найти любой документ на своем рабочем месте (включая портфель) меньше чем за минуту?
• Сможете ли вы найти любой документ в своем компьютере меньше чем за минуту?
• Устраивает ли вас нынешнее состояние (порядок или хаос) вашего рабочего места? Вам приятно здесь работать?
Понятно, что рабочее место — это пространство, предназначенное для работы. Это продолжение вас как работника, вашего тела и разума. Мало найдется людей, которые скажут: «Побольше бы мне беспорядка на письменном столе. Уж очень он пуст». Зато многие не раз говорили: «Совершенно нет времени, чтобы навести хотя бы относительный порядок». Или иначе: «Я уже не раз пытался прибрать, но какой толк, если через день все опять кувырком». Или даже так: «У меня своя система. Я знаю, где что лежит»
РАБОЧЕЕ МЕСТО - ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ РАБОТЫ, А НЕ ЯЩИК ДЛЯ ИНСТРУМЕНТОВ
Хорошо отрегулированный автомобиль ездит лучше. Остро наточенный карандаш лучше пишет. Порядок на рабочем месте помогает вам лучше мыслить. Сложно, конечно, собраться с силами для уборки, тем более если никогда этого не делали; так же непросто заставить себя свернуть с шоссе на заправку. Однако помните: усилиями небольшими, но регулярными достигаются великие результаты. Как только вы увидите в своем рабочем пространстве (письменный стол, компьютер, секция в офисе или кабинет) источник творческой мысли и, соответственно, личного развития, вы научитесь ценить преимущества постоянного порядка.
НАЙТИ ЗА МИНУТУ
Возможность отыскать конкретный документ менее чем за минуту — это необходимость для настоящего профессионала. Драгоценные минуты нашей жизни не должны растрачиваться на поиски, рыскание по ящикам и мучительные попытки вспомнить, где в последний раз видел нужную вещь. Научитесь класть все на место, а не откладывать в сторону — и вы ощутите ценность этого метода, ключевыми элементами которого являются:
• рациональная система регистрации документов;
• регулярное ее использование.
Данные по каждому проекту храните отдельно. Каждый проект, клиент, файл или договор, над которым вы работаете, уникальны. Даже если это очередной проект из целого ряда для одного и того же клиента, он значится под конкретным именем или номером, чтобы под этим номером можно было собирать и хранить корреспонденцию, документы, файлы и прочие записи.
Использовать названия или номера — решать вам, лишь бы система работала безошибочно. Если файлы регистрируются под именами, в алфавитном порядке, их легко найти. Если вы используете систему номеров, в дополнение к ней вам понадобится лишь каталог, желательно в виде электронного документа в компьютере, где поиск ABC Company укажет нужный номер, как это делается в библиотеке.
Вы облегчите себе жизнь, если будете использовать одну и ту же систему (либо именную, либо номерную) не только для бумаг, но и для компьютерных папок. Так проще хранить электронные документы в соответствующих папках и входящие имейлы в почтовых папках. Словом, вы получите три главных правила регистрации:
• папки картонные;
• папки электронные;
• папки для имейлов.
ПОСЛЕДНИЙ ШТРИХ
Удар в гольфе непременно должен быть доведен до конца. Ни в коем случае нельзя тормозить, если вы уже размахнулись клюшкой и ударили по мячу — это может быть опасно и болезненно. То же правило применимо и в мире управления проектами: с отправкой товара клиенту проект не заканчивается. Из главы 3 мы уже знаем, что финальный этап проекта предполагает определенные заключительные действия, даже если уже пора приступать к следующему проекту. Учтите, что последний штрих применительно к вашему рабочему пространству означает «убрать на место», а не «отодвинуть в сторону». Тридцать секунд, потраченные на регистрацию, — это и есть финальный этап конкретного мини-проекта. Иными словами, когда закончена задача А и прежде чем началась работа над задачей Б:
• вы складываете документы в папки;
• папки убираете в шкафы;
• компьютерные файлы заносите в папку, соответствующую данному проекту;
• электронную корреспонденцию из папки входящих заносите в почтовую папку данного проекта.
ОДИН ЧЕЛОВЕК - ОДИН КАЛЕНДАРЬ
Поскольку вы существуете в единственном числе, логично и календарь иметь только один для всех событий. Не может человек находиться сразу в двух местах, и полноценное внимание он в состоянии уделить только чему-то одному. А потому очень полезно и удобно, чтобы все события, контакты, файлы, памятки и архивы хранились в одной системе, а не были раскиданы по разным.
Клочки и обрывки. Каждый день у вас скапливается масса листочков с памятками и прочей информацией. Некоторые из них, например квитанции, вы сразу убираете в папку к подобным бумагам. А вот, скажем, визитные карточки и цветные стикеры для памяток, как правило, засоряют бумажники и сумочки или растут горой на краю стола, поскольку информация на них вам все-таки нужна. Коллекционирование подобных листочков из опасения их потерять — стихийное бедствие для рабочего пространства. Однако выход есть. Лучше всего поступать с ними, как с имейлами в папке входящих: информацию записать, а оригиналы разложить по файлам как часть завершающего этапа деловой поездки или только что прошедшего совещания. Сделайте это немедленно, прежде чем приступать к другим делам.
• Визитные карточки. Внесите личные данные с карточки в свою записную книжку или электронный список контактов и уберите визитку в отведенную для этого папку. Отметьте, что требуется сделать: отправить документ, который вы пообещали новому деловому знакомому, или позвонить через шесть месяцев?