Начните с создания плана счетов (это простой перечень всех счетов, которые у вас ведутся, составленный с целью классификации денежных поступлений и расходов). Счета должны быть приведены в систему, удобную для работы. К примеру, покупку бумаги для принтеров кто-то относит на счет офисных затрат, а кто-то – на более общие производственные расходы. Вся разница лишь в том, насколько детальная отчетность вам впослед ствии потребуется. Помните только, что если у вас нет соответствующего счета, то вы не получите и отчета по данной статье.
Возьмите на заметку
Могу поделиться с вами небольшим секретом: вам нет необходимости составлять план счетов по каждому зданию, имеющемуся у вас в собственности. Вместо этого вы можете объединить их по категориям в рамках одной компьютерной программы, предусмотрев в ней опции, которые позволят выделять данные по каждой единице недвижимости.
Если составление плана счетов вызывает у вас затруднения, попросите о помощи своего бухгалтера (очень важного члена команды). Он с удовольствием поможет вам, причем сделает это очень быстро.
Составив план счетов, можете заносить в документацию бухгалтерские данные. Помните, что вы должны детально учитывать каждую финансовую операцию. В большинстве таких операций используются денежные средства, поэтому если вы будете аккуратно записывать все полученные и потраченные суммы, то сможете учесть около 98 процентов всех операций. Однако некоторые операции, в частности амортизационные начисления, проводятся в безденежной форме. Для этого используется книжный учет. Поскольку вам, по всей вероятности, придется пользоваться этой формой учета, я вкратце объясню, как это делается.
Вы должны усвоить, что любая финансовая операция рассматривается с двух сторон – как дебет и кредит (записываемые соответственно в левую и правую половину бухгалтерской книги, причем итог в левой и правой половине должен быть всегда одинаковым). Любой приход всегда является дебетом относительно затрат, доходов и активов (левая сторона) и кредитом относительно оборотных средств (правая сторона). Расход всегда является кредитом относительно доходов, затрат и пассивов (левая сторона) и дебетом относительно оборотных средств (правая сторона). Чтобы повысить расходы или активы, вы дебетуете счет, а для повышения доходов или пассивов кредитуете его.
Когда вы заносите приход или расход в бухгалтерскую программу, она автоматически делает записи в обеих графах – дебет и кредит. Но иногда возникает необходимость внести в учеты исправления и дополнения по операциям, осуществлявшимся в безденежной форме. Это делается непосредственно в бухгалтерской книге. Произведя в ней записи, вы вручную записываете кредит и дебет. Давайте возьмем для примера амортизационные начисления, так как такую запись в бухгалтерской книге вам придется делать, как минимум, один раз в год.
Они вносятся как дебет в счет амортизационных расходов в сумме, которая рассчитывается за конкретный период (на основании специальных таблиц, которые можно получить в налоговой службе).
Одновременно эта же сумма вносится как кредит в счет аккумулированной амортизации.
Видите? Все очень просто.
Всегда используйте одни и те же счета для аналогичных приходов и расходов. Если вы решили, что стоимость писчей бумаги относится на счет офисных расходов, всегда заносите соответствующие затраты на этот счет. Не допускайте, чтобы в одном месяце эти затраты были отнесены на счет офисных расходов, а в другом – на счет производственных.
Данные в бухгалтерскую документацию вносите не реже одного раза в неделю. Если вы будете делать это нерегулярно, могут возникнуть две проблемы. Во-первых, объем информации постепенно накапливается до такой степени, что вам все меньше хочется заниматься этой работой, и вы испытываете большое искушение отложить ее до конца года, когда ее все равно придется делать, но теперь уже в страшной спешке. Отсюда вытекает вторая проблема: если вы не располагаете актуальной бухгалтерской информацией, то у вас страдает отчетность и вы не в состоянии принимать взвешенные решения.