Беспокойство вызвано недостатком организации, подготовки и действий.
Все методы, представленные здесь основаны не двух ключевых целях.
1. Собрать все дела, которые надо сделать, сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или сопутствующие — все дела в логичную систему, но только не в голове.
2. Заставить себя принять окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше — и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть её.
Эта книга содержит проверенный метод для профессиональной организации рабочего процесса. Здесь описаны надежные инструменты, трюки, техники и хитрости. Как вы сами впоследствии увидите, все принципы и методы применимы ко всему, что вы делаете, как в повседневной жизни, так и на работе[1]. Как и многие ваши предшественники, вы можете также использовать то, что я описываю, как непрекращающийся динамический стиль в вашей работе и в вашем мире. Или, опять же, как и многие, вы можете просто использовать это для возвращения в режим более жесткого контроля, когда вы чувствуете, что это вам необходимо.
Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов
Почти каждый из тех, с кем мне приходилось работать, говорил, что у него слишком много задач и совершенно не хватает времени, чтобы все это переделать. Только за последнюю неделю я консультировал сотрудника одной крупной инвестиционной фирмы, который был убежден, что новая должность корпоративного менеджера, которой он удостоился, пойдет в ущерб его семейным обязательствам. Будучи человеком со средними возможностями, менеджер, старающийся удержаться в топе и отвечая на 150 писем каждый день, вынужден увеличить штат отдела с 1100 до 2000 человек — и все ради того, чтобы иметь возможность проводить выходные с семьей, а не на работе.
Парадокс нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они берут на себя больше, чем способны выполнить. Око видит, да зуб неймет. И вот результат: большинство людей сбиваются и путаются в поисках путей исправления положения.
У работы теперь нет четких границ
Основная причина всевозрастающего стресса в том, что природа работы, как таковой, революционно изменилась, в отличие от наших навыков и возможностей, которые остались прежними. Только во второй половине двадцатого века то, что означало «работа» трансформировалось из понятий о линиях сборки и всякой моторных действий в то, что Питер Друкер так емко выразил словосочетанием «работа ума». Поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую именно работу надо было выполнить — вы могли видеть результат. И было совершенно очевидно, когда работа находится в промежуточной стадии, а когда она уже завершена.
Время — это такое свойство природы, которое не позволяет событиям происходить в один момент. Хотя в последнее время, оно уже, кажется, не работает….
Сегодня же, большинство из нас не представляет реальных границ наших проектов. У большинства моих знакомых, по крайней мере, по полдюжины задач находятся в «подвешенном состоянии» единовременно, то есть они должны выполнить до полдюжины задач «прямо сейчас». Но даже если б они всю свою оставшуюся жизнь пытались это сделать, им не удалось бы добиться блестящего результата. Возможно, вы тоже столкнулись с подобной проблемой. Насколько плодотворной потенциально может быть конференция? Насколько эффективной будет тренинговая программа? Какое вдохновляющее воздействие окажет эссе, которое вы пишите сейчас? Как промотивировать собрание персонала? Насколько функциональна будет реорганизация? И последний вопрос: сколько именно значимой информации должно быть предоставлено, чтобы выполнить проект наилучшим образом? Ответы: большое количество; легко доступный или хотя бы потенциально подходящий; через Интернет.
Почти каждый проект может быть выполнен лучше и доступность информации этому очень способствует.
С другой стороны, отсутствие границ порождает больше работы.
Многие из современных организационных задач требуют перекрестного общения, взаимодействия и вовлечения. Ряды офисных рабочих лошадок редеют, а вместе с ними и уходит роскошь возможности не принимать и не читать письма из отдела маркетинга и ещё из Бог-знает-каких отделов.
Наша работа продолжает меняться
Растущие границы проектов и работы в целом бросают вызов работнику. Но теперь мы должны учитывать ещё и расширившийся круг наших обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю: «Кто из вас на работе выполняет именно то, для чего он был туда нанят?». Поднятые руки в зале — большая редкость. Границы задачи могут быть очень расплывчаты, но если вам пришлось столкнуться с четко поставленной задачей, вам следует выписать: что именно вам нужно сделать — сколько и на каком уровне — в пределах разумного, конечно.
Однако таких счастливчиков мало. На то есть две причины.
1. Кажется, будто компании, в которых мы работаем, каждый Божий день меняют свои цели, выпускаемую продукцию, партнеров, клиентов, рынки сбыта технологии и акционеров. И все это, естественно, сказывается на структурах, формах, ролях и обязанностях.
2. Сегодня среднестатистический работник имеет, куда гораздо больше свободы, чем когда бы то ни было. Он может менять свою карьеру с такой же частотой, с какой его родители меняли работу. И даже сорока— и пятидесятилетние работники стараются придерживаться свежих тенденций. Сейчас их цели, куда гораздо больше соотносятся с действительностью — они покрываются позициями типа всяких-разных «менеджмент» или «исполнительное расширение» — это просто-напросто обозначает, что они на этой позиции не собираются задерживаться на сколько-нибудь продолжительный срок.
Мы никогда не можем подготовиться к новому. Мы должны приспосабливаться, а каждое приспособление — это испытание…: мы проходим тест, мы должны доказывать что-то сами себе. Надо обладать подконтрольной уверенностью в себе, чтобы принять изменения без колебаний.
Итак, все это весьма туманно — в чем же заключается наша работа, или какие эмоциональные, умственные и физические вложения могут быть оправданы? Мы пропускаем огромное количество информации, завязываем бесчисленное контакты и порождаем примерно такой же гигантский ворох идей и всякого рода соглашений с самим собой и другими. А ведь мы не так-то хорошо подкованы, чтобы возиться со всеми этими внутренними и внешними трениями.
Если вы вольны решать, какой шаг предпринять, то на вас ещё и лежит ответственность за то, чтобы этот шаг был верным.
Старых методов и навыков недостаточно
Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер, Microsoft Outlook или напоминание в Palm’е, не отвечают требованиям времени. Если вы пробовали использовать что-то из вышеперечисленного, то вы, должно быть, убедились, что они совершенно не годятся для нынешних скоростей, сложности и перманентных перемен приоритетов в том, чем вы занимаетесь. Сегодня, когда жизнь бьет ключом и в основном по голове, способность быть успешным требует новых способов мышления — не хватает новых методов, технологий и навыков работы, чтоб помочь нам завладеть миром.
1
Я полагаю, что слово «работа», в смысле всего, что вы хотите или вам нужно выполнить, должна отличаться от того, что это слово обозначает сейчас. Многие люди делают различие между «работой» и «личной жизнью», но я не отношусь к их числу: для меня прополка в саду или переписывание завещания — точно такая же работа, как написание этой книги или тренинг с клиентом. Все методы и техники в этой книге применимы ко всей сфере «жизнь\работа» — эффективность должна быть во всем.