Что это?
Это вовсе не глупый вопрос. Мы говорили про «разное». И мы говорили о лотках для сбора информации. Но мы ещё не обсуждали, что же это «разное» из себя представляет, и что с ним делать. Например, многие из бумаг, которые так и норовят выбиться из нашей системы организации, представляют собой бесформенные образования, которые мы получаем от правительства или от нашей компании — надо ли с ними что-то делать? Как, например, насчет электронного письма от социальной службы, уведомляющего нас о том, что бла-бла-бла теперь находится в ведомости бла-бла-бла?.
Я раскопал кипы заметок и записок на столе и в ящиках рабочего стола, которые были отправлены туда только потому, что в свое время клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы определить для себя, что тот или иной документ из себя представляет.
Можно ли с этим работать?.
На этот вопрос существует два альтернативных ответа: ДА и НЕТ. Если вы отвечаете НЕТ, то никаких действий не требуется. Тогда есть три варианта.
1. Это никому не нужный мусор.
2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придется. (Отложим это).
3. Это может оказаться полезным, возможно это понадобится через некоторое время. (Справочная информация).
Этими тремя вариантами тоже, в общем-то, можно управлять, и мы вернемся к ним в следующих главах. А сейчас вам понадобится ваша мусорная корзина и кнопка «удалить», отдельный файл, чтобы записать «отложенное» и хорошая система для справочной информации.
То, с чем можно работать. Это материал находится в группе «ДА», это материал, с которым можно работать. Типичные его пример — это, например, ответы на электронные письма, участие в проекте корпоративного сервиса, встреча тет-а-тет с вице-президентом компании по поводу нового проекта.
По каждому пункту, с которым можно работать надо определить две вещи.
1. Какого вы желаете добиться результата?.
2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?.
Если материал относится к проекту… вам надо выписать ожидаемые результаты в единый список. Он будет вам напоминать о «дыре». Еженедельный просмотр листа будет напоминать об этой позиции, как о незавершенной. Она будет оставаться актуальной в вашем списке до тех пор, пока на нее можно будет навесить ярлык «выполнено» или «отменено».
Что делать дальше? Это критичный вопрос для все собранной информации; если вы ответите правильно, у вас появятся вещи которые уже реально можно будет организовывать.
Не так уж много сил надо, чтобы что-то сделать, куда гораздо больше требуется на, чтобы решить, что делать.
«Следующее конкретное действие» — это такое действие, которое будет ощущаться физически, которое будет иметь видимый результат.
Вот примеры «следующих действий».
Перезвонить Фреду по номеру # по поводу гаража, который он рекомендовал
Прикинуть список предложений к совещанию по поводу бюджета
Поговорить с Анжелой о файловой системе, которую надо установить
Поискать программы для управления базами данных в Сети.
Все это физические действия, имеющие реальный результат.
Напоминания об этом будут первыми зернами с мельницы вашей личной продуктивности.
Сделайте это, перепоручите или отложите. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта.
1. Сделать это. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.
2. Перепоручить это. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надежному человеку.
3. Отложите это. Если именно вы должны решить эту задачу и решение её займет больше двух минут, то отложите её. Она будет внесена в следующий список конкретных действий.
Организация
Внешнее кольцо диаграммы рабочего процесса показывает восемь дискретных категорий напоминаний и материалов, которые станут результатами вашей организации «разного». Вместе они составляют единую систему все обработанной информации.
Материалы, с которыми работать нельзя, можно поместить в одну из трех категорий: мусор, отложенные дела и хранилище справочной информации. Если не требуется никаких действий, смело отметайте эту информацию, отложите для последующего пересмотра или сохраните так, чтобы вы могли обратиться к нему при необходимости.
Для управления вещами, с которыми можно работать вам понадобится список проектов, хранилище или отдельный файл для планов по проекту и сопутствующих материалов, ежедневник, список напоминаний о следующих конкретных действиях и список напоминаний о делегированных делах, выполнения которых вы ожидаете.
Все это должно быть как—то организовано физически. Когда я говорю о «списках», я подразумеваю некоторый лист с напоминаниями, который можно просмотреть, будь то листок из блокнота или файлы. Например, список текущих проектов можно держать в ежедневнике, можно — на странице «to-do» в наладоннике или в файле под названием «Список проектов». Откладывание напоминаний («В марте я позвоню моему агенту, чтобы назначить встречу») может храниться в файле отложенных дел или в ежедневнике.
Проекты
Я определяю проект, как некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного шага. Это значит, что некоторые небольшие дела, которые вы не привыкли считать отдельными проектами, все-таки попадут в ваш список проектов. За один шаг нельзя выполнить дело целиком и необходимо поставить напоминание, что дело ещё не завершено — вот причина, по которой я дал такое определение. Если же у вас нет хранилища информации, по которому вы могли бы просматривать напоминания, это дело автоматически займет прочную позицию в вашей памяти. Можно также рассматривать его и как «дыру».
Частичный «список проектов»
Найти нового менеджера по персоналу в штат совместного предприятия по видеопроекту
Отпуск в августе
Сделать новый обучающий диск
Уволить внештатных сотрудников
Составить расписание семинаров на следующий год
Опубликовать книгу
Сформулировать основную идею выступления
Завершить апгрейд
Переписать завещание
Научиться пользоваться видеоконференциями
Закончить распределению бюджета
Завершить новую линию продуктов
Согласовать условия трудоустройства
Наладить новый контакт
Поставить фонари в саду за домом
Установить формальные отношения с Югом
Сделать копии со статьи из журнала Fortune
Найти публициста
Закончить высаживать растения в саду
Купить новое кресло в гостиную
Не надо распределять проекты в каком то особенном порядке, по размеру или по приоритетам. Они все просто должны быть на одном листе, чтобы вы регулярно смогли их просматривать и проверять, правильные ли были приятны решения по поводу каждого конкретного последовательного действия.
Вы не выполняете проект. Вы выполняете только конкретные действия, к нему относящиеся. Когда уже было предпринято достаточное количество верных действий, когда результирующая ситуация уже достаточно приблизилась к той, которую вы изначально представляли, вот тогда вы сможете сказать, что дело сделано. Список проектов — это набор установок, которые мысами себе задаем, чтобы не позволять нашим решениям отклоняться от выбранного курса.