Золотое правило:
не считайте Вашу аудиторию своим врагом.
Самое последнее дело при проведении презентации – это проявлять агрессию любого сорта. Агрессия – это естественная реакция любого человека на действительную или мнимую угрозу. Любая агрессия – это концентрированное выражение страха. В процессе подготовки презентации Вы станете одним из немногих экспертов по данному вопросу. Поэтому проявлять агрессию Вам с самого начала просто незачем. В настоящее время и в данном вопросе Вы непобедимы! Ваше оружие – отличная профессиональная подготовка, умение держаться и улыбка. Поэтому своей аудитории Вы с самого начала предлагаете не конфликт, а сотрудничество!
3.3. Выбор стратегии презентации
После того как Вы четко и однозначно определили цель, Ваш следующий и вполне логичный шаг – это определение путей для достижения поставленной цели, то есть определение стратегии.
Как я добьюсь поставленной цели?
Разным целям, разумеется, соответствуют разные стратегии. Выбор стратегии состоит в выборе такой формы презентации, которая не оставит Вашим слушателям ни малейшего шанса на сомнения и убедит их в Вашей правоте.
Три приведенных выше примера презентации выполнены по традиционной схеме:
1. Вступление.
2. Основная часть, ядро презентации.
3. Кульминация презентации. Заключение, в котором приведены выводы, призванные убедить аудиторию в правоте автора. Триумф!
4. Аплодисменты.
5. Ответы на вопросы.
6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, то есть осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.
Рис. 3. Распределение эмоциональной интенсивности в стандартной презентации
Рис. 4. Распределение времени в стандартной презентации
© О. Азарова. «Искусство презентации»
Обычно на Вступление достаточно отвести 12–15 % от предоставленного Вам времени, на Основную часть, содержащую фактический материал, цифры, таблицы и пр., придется до 75 % времени, на Заключение – около10 %.
Однако поскольку подготовка презентации – процесс творческий, в ряде случаев можно использовать «шоковую», или «инверсную», форму презентации. В таком случае можно начать с краткого представления главных выводов-аргументов, оглушив и ошеломив аудиторию. Затем следует краткое введение с основной частью, после чего выводы повторяются полностью.
1. Выводы и аргументы. В общем виде ответ на вопрос: «Почему это стоит делать?» Определение цели презентации.
2. Краткая история вопроса, основная часть, подготовка аргументов.
3. Кульминация презентации. Полные выводы, заключение. Триумф!
4. Аплодисменты.
5. Ответы на вопросы.
6. Ваше заключительное слово, итоги результатов презентации и ответов на вопросы, призыв к реальным действиям – покупке товара, слиянию компаний, определению цены, то есть осуществлению Вашей цели, ради которой Вы делали эту презентацию.
Рис. 5. Распределение эмоциональной интенсивности в инверсной презентации
Рис. 6. Распределение времени в инверсной презентации
© О. Азарова. «Искусство презентации»
Здесь распределение времени должно выглядеть следующим образом: Краткие выводы – 2 %, Введение – 15 %, Основная часть потребует 73 %, Развернутые выводы (Заключение) – до 10 % отведенного Вам времени.
Распределение по времени должно быть сбалансированным, чтобы за отведенное время успеть правильно расставить все акценты, задержать внимание слушателя ровно на столько, сколько ему нужно для понимания сути вопроса. Одинаково плохо, если слушатели не сумеют в отведенное время разобраться с постановкой вопроса или начнут зевать при его скучной проработке. Результат будет в обоих случаях одинаковым: Вы потеряете внимание Вашей аудитории.
Обратите внимание, что в обоих случаях презентация не заканчивается ответом на вопросы. Почему? Потому что Вы решили быть сильным лидером, а это значит, что Вы должны до последнего момента держать ситуацию под контролем. Именно Вы должны подвести итоги презентации в своем заключительном слове с учетом ее целей. Следуйте известной стратегии Дональда Трампа: «Сражайся, пока не победишь!».
3.4. Реализация выбранной стратегии
Итак, цели поставлены, стратегия презентации выбрана. Ваш следующий шаг – способ реализации выбранной стратегии. Любая презентация состоит из трех составляющих – визуальной, вербальной и поведенческой. Визуальная часть – это то, что Вы покажете на слайдах или компьютере. Вербальная – это то, что Вы при этом скажете. Не стоит думать, что визуальная часть – это квинтэссенция вербальной. Все три части должны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены и так же идеально подходить друг к другу, как элементы детской игры паззл.
© О. Азарова. «Искусство презентации»
Рис. 7. Взаимное соответствие частей презентации
С чего начать?
Начинать техническую подготовку следует с подготовки структурного плана презентации, как указано в таблице 4, с учетом отведенного Вам времени. В этом плане Вы должны собрать воедино все, что войдет в будущую презентацию: основные мысли, аргументы, примеры – все, что поможет Вам достичь поставленной цели, то есть убедить Ваших слушателей. Только после того, как Вы наведете ясность в мыслях, можно приступать к подготовке слайдов и докладу согласно плану.
Таблица 4. Структурный план презентации
Подсчитайте число слайдов, исходя из нормы внимания 1,5–2 минуты на один слайд. Обычно на стандартную презентацию отводится не более 30–40 минут чистого времени без ответов на вопросы. Делать более продолжительную по времени презентацию не имеет смысла, т. к. уже через 25–30 минут слушатели устают от обилия информации и вызванных ею эмоций. Еще никто на свете не жаловался на то, что презентация была слишком короткой! Эффективная, эмоционально и информационно насыщенная, не утомившая слушателей презентация скорее заслужит похвалу и одобрение, чем скучный многочасовой доклад, даже если он был очень добросовестно подготовлен с профессиональной точки зрения.
Следующий очень важный вопрос, который Вам предстоит решить, – сколько времени отвести на слайд. Принято считать, что каждый слайд наиболее эффективно показывать 1,5–2, в особых случаях – до 2,5 минуты. Конечно, время показа зависит от содержащейся на слайде информации. Если на слайде представлена очень важная информация, на которую Вы собираетесь сослаться и позже, то время показа, естественно, увеличивается. За это время Вам надо успеть ознакомить слушателей с основными положениями и утверждениями, представленными на слайде.
Скорость показа слайдов варьируется в различных частях презентации и зависит от раздела презентации. Например, вступление стоит показать с такой скоростью, чтобы четко выразить основные вопросы, составляющие предмет презентации. От того, насколько правильно поймут Ваши слушатели рассматриваемый вопрос, зависит, насколько они согласятся с Вашими выводами и рекомендациями.