Типы затрат могут также подразделяться на элементы затрат. Методы распределения затрат по ним могут быть определены на более позднем этапе. Существует шесть основных видов затрат, относящихся или к прямым, или к косвенным затратам.
Рис. 11.1. Типы затрат и их составляющие (источник: OGC)
Примерами этих видов затрат могут быть:
• Затраты на оборудование (Equipment Cost Unit – ECU) – все затраты на аппаратное обеспечение, например:
- серверы;
- устройства хранения информации;
- связь и сети;
- принтеры.
• Затраты на программное обеспечение (Software Cost Unit – SCU) – прямые и косвенные затраты на поддержку функционирование системы, включая:
- системное программное обеспечение;
- транзакционную систему;
- систему Управления Базами Данных;
- систему разработки приложений;
- программные приложения.
• Организационные затраты (Organization Cost Unit – OCU) – прямые и косвенные затраты на персонал, которые могут быть постоянными или переменными, например:
- заработная плата;
- расходы на обучение;
- командировочные расходы.
• Затраты на размещение (Accommodation Cost Unit – ACU) – все прямые и косвенные затраты, связанные с размещением, например:
- серверные комнаты;
- офисы;
- другие помещения и оборудование, такие как испытательные лаборатории, учебные помещения, кондиционеры и т. д.
• Трансферные затраты (Transfer Cost Unit – TCU) – затраты, связанные с товарами и услугами, предоставляемыми другими подразделениями, т. е. внутренние расчеты между подразделениями организации.
• Учет затрат (Cost Accounting – СА) – затраты, связанные с деятельностью самого Процесса Управления Финансами.
11.2. Цели процесса
Целью Процесса Управления Финансами является содействие ИТ-организации в эффективном Управлении ИТ-ресурсами, необходимыми для предоставления услуг. Для этого в рамках процесса выполняется разбиение общих затрат на составляющие части и их распределение по предоставляемым ИТ-услугам. Таким образом, процесс обеспечивает поддержку принятия решений по вопросам инвестиций и способствует разумному пользованию ИТ-средств с учетом их стоимости.
Для выставления счетов может быть выбран метод, нацеленный на полное возмещение затрат, на возмещение с учетом дополнительного финансирования (предусмотренного в бюджете), или на возмещение с целью получения определенной прибыли.
Преимущества использования процесса
При внедрении ИТ-организацией процесса Управления Финансами она получит возможность:
• определять затраты на ИТ-услуги;
• определять и классифицировать структуру затрат;
• правильно распределять затраты по ИТ-услугам, предоставляемым внутренним и внешним заказчикам;
• использовать различные методы выставления счетов за пользование ИТ-услугами, где это целесообразно;
• управлять ИТ-отделом как бизнес-подразделением, где это требуется;
• возмещать все расходы, включая капитальные затраты (инвестиции, амортизационные отчисления и банковские проценты) за счет заказчика;
• регулярно проверять счета на предмет их реалистичности и приемлемости для заказчика;
• формировать поведение заказчиков и пользователей путем уведомления их о затратах и привязывания затрат непосредственно к услугам.
Так как преимущества различны по своей природе, то делается разграничение между работами по Составлению бюджета[177], Ведению бухгалтерского учета[178] (который участвует в Расчете затрат[179]) и Выставлением счетов[180].
Главное достоинство деятельности по Составлению бюджета и Ведению бухгалтерского учета состоит в том, что это дает руководству более полную информацию о затратах на предоставление ИТ-услуг. Такая информация позволяет сбалансировать затраты и качество и обеспечить заказчикам финансово-обоснованный ИТ-сервис.
Бюджетирование и ведение бухгалтерского учета позволяет руководителю ИТ-сервисов:
• принимать решения по каждой услуге на основе экономической эффективности;
• использовать коммерческий подход к принятию решений по ИТ-услугам и инвестициям в них;
• предоставлять больше информации для обоснования расходов, например, показывая возможные издержки в случае отказа от стратегических затрат;
• составлять бюджеты и планы на основе надежной информации.
Основным достоинством системы Выставления счетов является содействие развитию деловых отношений с заказчиком. Оплачивающий услуги заказчик имеет соответствующие права и может выдвигать требования, но он будет использовать ресурсы более экономно, если будет понимать связь между выдвигаемыми им требованиями и получаемым счетом за услуги.