«Включение мобильных устройств в состав информационной системы это серьезный вызов, разъясняет Николай Федотов, главный аналитик InfoWatch. Тем не менее задача эта решаемая, что доказано в развитых странах. Не только гражданские, но даже военные организации и спецслужбы Запада вовсю применяют служебные мобильные устройства, ухитряясь сохранять при этом не только «гражданскую» конфиденциальность, но самую серьезную военную секретность».
Правда, придется смириться с тем, что пользоваться своим любимым домашним планшетом или менять их как перчатки, не удастся, определять тип «железа», софта, модель устройства будет служба безопасности, а сотруднику в лучшем случае разрешат выбрать цвет. А для большого количества нынешних угроз информационной безопасности, рассказывают специалисты, есть отличное контрсредство шифрование содержимого носителя.
Правда, сегодня в нашем законодательстве в сфере систем электронного документооборота (СЭД) имеются существенные пробелы. Скажем, понятие электронной цифровой подписи (ЭЦП) есть, а четкого определения электронного документа, который подписывают ЭЦП, по сути нет.
Но проблема, скорее, в головах у людей: переход к электронным документам исторически у нас начался почему-то с цифровой подписи, и потому в обществе распространено мнение, что электронный документ это отсканированная копия «бумаги» с добавленной ЭЦП. Это непродуктивный подход. «Технология ЭЦП непопулярна в большинстве информационно развитых стран. В первую очередь потому, что достаточно сложна. А у нас к тому же отсутствует инфраструктура, обеспечивающая возможность ее проверки любым заинтересованным органом, говорит Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС. Аргумент же о высокой защищенности ЭЦП, который у нас так любят, столь же логичен, как и предложение не выходить на улицу без бронежилета».
Имеет смысл посмотреть на феномен электронного документа с других позиций. Поясняет Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании «АйТи»: «Сегодня по сложившейся юридической практике суды иногда принимают в качестве аргументов даже внутреннюю корпоративную электронную почту, что может повлечь за собой ответственность по статьям уголовного или административного кодекса. Раз так, электронное письмо можно считать электронным документом. Таковым может, по сути, оказаться любая запись в информационной системе (CRM, ERP и т. п.), позволяющая IT-средствами однозначно связать ее с конкретным человеком, ситуацией, временем и местом». И тогда, уверена Наталья Храмцовская, до 95 процентов всего объема корпоративных документов можно использовать в электронном виде. Правда, для этого необходимы четкие регламенты электронных взаимодействий, чтобы состояние данных информационной системы в каждый момент времени можно было точно соотнести с действиями конкретных сотрудников.
А такая модернизация не всем в компании может понравиться, замечает Павел Плотников: «В процессе создания регламента электронной пересылки на поверхность могут всплывать ранее незаметные недоработки в бизнес-процессах. Вот почему очень часто при внедрении систем электронного документооборота и ERP-систем внутри коллектива возникает мощный негатив потому что появляется новый инструмент контроля деятельности». И это не единственная точка возможного сопротивления «мобилизации» офиса.
Оно нам нужно?
Вряд ли кто-то будет спорить, что такие сотрудники, как, например, сервисные инженеры или торговые представители, должны оставаться частью офиса, даже находясь за сотни километров от него. Компания действительно теряет возможный доход, если такой сотрудник ожидает, пока планктон отобедает и выдаст ему бумагу с направлением в командировку с «живыми» подписями и печатями, вместо того чтобы мчаться на встречу с клиентом. А в отношении остальных эффективность «удаленки» неочевидна.