Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Обязательно определяются критерии, по которым будет происходить оценка работников, например:

• объем работы;

• качество работы;

• личное поведение по отношению к другим работникам;

• дисциплинированность, обладание способностями и навыками, необходимыми для данной должности;

• инициативность, стремление взять на себя большую ответственность, обладание способностями и навыками, которые выходят за рамки занимаемой должности.

В процессе подготовки к аттестации и во время ее проведения могут использоваться следующие формы документов:

• письменная характеристика на аттестуемого;

• бланк оценки рабочих показателей и деловых качеств работника;

• отчет аттестуемого о проделанной работе;

• план работы аттестуемого;

• аттестационный лист;

• заключение аттестационной комиссии;

• отчет аттестационной комиссии по итогам аттестации.

На каждом предприятии разрабатываются формы документов, отвечающие направлению деятельности, требованиям и стандартам данной организации. Процесс аттестации проходит также в наиболее удобной форме. Обычно процедура проведения аттестации предусматривает несколько этапов, например:

• работники и их руководители заполняют необходимые стандартные формы;

• аттестационная комиссия рассматривает предоставленные материалы;

• проводится презентация непосредственного руководителя аттестуемого;

• заслушивается устное сообщение аттестуемого его работе;

• комиссией задаются вопросы аттестуемому.

В ходе работы членами комиссии заполняются оценочные листы, проводятся небольшие совещания с обменом мнений, обсуждением успехов и недостатков в работе аттестуемого (в отсутствии аттестуемого). Итоговое совещание по принятию окончательных решений обычно проводится спустя две—три недели после окончания аттестации. Решения и рекомендации аттестационной комиссии принимаются большинством голосов от числа присутствующих на совещании членов аттестационной комиссии путем открытого голосования. При равенстве голосов аттестуемый работник признается соответствующим занимаемой должности. Заключения аттестационной комиссии могут быть следующими:

• соответствует занимаемой должности;

• соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии по повышению уровня квалификации (с повторной аттестацией через год);

• не соответствует занимаемой должности (с обязательным указанием причин и мотивов несоответствия).

Соответственно заключению аттестационной комиссией даются рекомендации о продвижении работника на вышестоящую должность, изменении заработной платы, освобождении от занимаемой должности, необходимости повышения квалификации и т. д. Руководитель предприятия на основании данных рекомендаций принимает управленческие решения и издает приказ, которым утверждаются разработанные мероприятия, изменения в расстановке кадров и должностных окладах, поощряются положительно аттестованные работники. В случае несогласия работника на понижение в должности или невозможности перевода с его согласия на другую должность руководитель вправе принять решение об увольнении работника. Все решения по результатам проведенной аттестации должны быть реализованы в срок не более двух месяцев со дня ее проведения (время болезни и отпуска работника в этот срок не засчитывается). Аттестационный лист, составленный в одном экземпляре, характеристика, отзыв на аттестуемого после завершения аттестации помещаются в личное дело работника.

После завершения работы аттестационной комиссии с участием кадровой службы разрабатываются и реализовываются мероприятия в различных сферах управления персоналом (отбор, обучение, социальная защита и др.), направленные на выполнение рекомендаций, изложенных в итоговом отчете аттестационной комиссии.

2. Кадровые документы

2.1. Документы, определяющие структуру и штат предприятия

2.1.1. Структура и штатная численность

Структура и штатная численность организации, предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.