• защита правовых интересов предприятия.
В идеальном случае на предприятии составляется так называемая матрица распределения функций управления, на основе которой производится структурирование организации и расписываются задачи каждого структурного подразделения.
Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя (например, в объединенных подразделениях – рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта).
Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами.
Перечисление задач структурного подразделения начинается с главных и заканчивается второстепенными. Требования, предъявляемые к задачам:
• предельная точность и определенность;
• решаемость;
• адекватность основным целям подразделения.
Например, задачи, поставленные перед отделом кадров, можно сформулировать следующим образом:
• подбор и расстановка работников;
• формирование стабильно работающего коллектива;
• создание кадрового резерва;
• учет кадров;
• контроль дисциплины труда;
• обеспечение трудовых прав работников.
«Функции». Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?». Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности.
При разработке данного раздела также обычно используется матрица распределения функций управления организацией. Если на предприятии матрица не составлялась, то за основу берется раздел «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. Поможет определить функции структурного подразделения ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения» и иные государственные и отраслевые стандарты.
Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами:
• функции должны быть сформулированы так, чтобы обозначить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед подразделением;
• функции должны быть изложены максимально полно (чтобы не вносить изменения по мере выявления «неучтенных»);
• перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя ко второстепенным и текущим;
• функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения;
• функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи;
• функции должны поддаваться структурированию (т. е. разделению на должностные обязанности работников подразделения);
• функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения;
• функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения.
Данный раздел Положения может разрабатываться не только как «генеральный план» работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их совершения).
Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами.
Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении можно отразить данное распределение. Это поможет впоследствии составить должностные инструкции на работников подразделения.
Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы (что более удобно).
Этот способ изложения более нагляден и позволяет быстро подвести итоги работы структурного подразделения.
«Права». Для выполнения функций подразделениям предоставляются определенные права. Но необходимо понимать различие понятий «права» и «полномочия», т. к. в данном разделе находят отражение и те, и другие.
Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Например, подразделение может принять к исполнению документы, а может не принять, если в них найдены какие-либо изъяны (несоответствие законодательству, отсутствие соответствующего распоряжения руководителя организации и подразделения и др.).