Помимо первичных документов, в деятельности любого предприятия имеют большое значение и иные виды документов, о которых рассказывается далее.
Другие виды документации, используемой на предприятии
Среди прочих документов, используемых на каждом предприятии, особое место занимают распорядительные документы и текущие документы кадрового учета.
Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение о выполнении какой-то операции или события. Наиболее характерные примеры распорядительных документов – различного рода доверенности, договоры и контракты, и др. Все распорядительные документы не содержат фактов совершения событий, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения и являться основанием для отражения их в кадровом учете.
К текущим документам кадрового учета относятся различного рода ведомости, списки сотрудников, справки, и т. п. При составлении кадровой отчетности много информации берется именно из текущих документов кадрового учета.
Помимо первичных документов, распорядительных документов и текущих документов кадрового учета могут применяться документы и других видов. Важнейшими из них являются нормативно-правовые документы.
Нормативно-правовые документы
К нормативно-правовым документам относятся законы, подзаконные акты, постановления правительства и иные аналогичные документы, которые издаются государственными органами и регламентируют порядок ведения кадрового учета и составления отчетности.
Нормативно-правовые документы играют главенствующую роль среди всех документов, используемых в кадровом учете. Ведь даже первичные документы, являющиеся основанием для ведения кадрового учета, утверждаются нормативно-правовыми документами. Кроме этого, нормативно-правовые документы определяют принципы и правила ведения кадрового учета, вводят в действия изменения и дополнения в действующем порядке ведения кадрового учета, и т. д. Также нормативно-правовые документы регламентируют виды деятельности, с которыми так или иначе сталкиваются кадровые работники: например, ведение персонифицированного учета, порядок расчета и начисления пенсий и иных социальных выплат, и т. п.
Таким образом, нормативно-правовые документы являются законодательной базой, определяющей порядок ведения кадрового учета и составления отчетности. Отклонение от любого нормативно-правового документа практически всегда можно приравнять к нарушению закона, со всеми вытекающими отсюда последствиями.
Что такое кадровое планирование?
Кадровое планирование – это начальный этап подбора квалифицированных кадров, которые должны быть приняты на вакантные должности на оптимальный для предприятия период времени. Процесс кадрового планирования включает в себя проведение анализа рабочих мест организации, прогнозирование потребностей предприятия в сотрудниках разных специальностей и квалификаций, а также разработку мероприятий по развитию персонала предприятия и повышению его квалификации.
Зачем нужно кадровое планирование?
Цели и задачи, которые достигаются с помощью кадрового планирования, можно сформулировать следующим образом:
♦ Рациональное распределение имеющихся трудовых ресурсов в условиях меняющихся требований к ним на предприятии;
♦ Планирование затрат на проведение тех либо иных кадровых мероприятий;
♦ Выявление наиболее острых кадровых проблем на предприятии и содействие их скорейшему и оптимальному разрешению;
♦ Максимальное использование потенциала имеющихся работников;
♦ Комплексное изучение рынка труда;
♦ Оперативное привлечение необходимого и сокращение излишнего персонала (в последнем случае – с учетом нюансов социального характера);
♦ Определение количества работников тех либо иных специальностей, которые могут понадобиться в любое время в любом структурном подразделении предприятия;
♦ Планирование кадрового развития (мероприятия по повышению квалификации, проведение обучений, и т. д.);
♦ Борьба с текучестью кадров, анализ причин, в результате которых возникает текучесть кадров на предприятии;
♦ Разработка комплекса мероприятий, направленных на сохранение имеющегося кадрового состава;
♦ Предвидение и анализ возможных проблем, обусловленных нехваткой либо избытком тех или иных сотрудников.