Конечно, это зависит от расстояния до собеседника, но с точки зрения затрачиваемого времени электронная почта зачастую уступает личной встрече и телефонному разговору. Даже чтобы набрать электронное сообщение, требуется куда больше времени, чем вы ожидаете. С точки зрения временных затрат электронная почта – самый последний способ выполнения хорэнсо. Особенно если собеседник работает на том же этаже, что и вы: обязательно пойдите и поговорите с ним лично.
Раньше я работал со строгим менеджером, у которого был очень плотный график. Даже его электронные письма обычно были не длиннее двух строчек. Это было настолько обыденным, что кое-кто из коллег даже расчувствовался, когда получил e-mail из трех строк. А иногда менеджер вообще отвечал односложно: «нет» или «30 штук»… Но на тот момент я тоже был очень загружен, и мне было необходимо сократить ненужные переговоры и переписку, чтобы избежать лишней работы.
Тогда, чтобы не создавать лишней нагрузки руководителю и быстро продвигаться в своей работе, я придумал собственный способ хорэнсо. Этот способ заключался в том, чтобы предоставить руководителю варианты для выбора, тогда ему будет достаточно ответить только «А» или «Скорее В, но обсуди с коллегой Н.», а также в том, чтобы проводить хорэнсо на том этапе, когда мне нужен только ответ: «Да» или «Нет», чтобы продолжить.
То есть перед тем как спрашивать: «Что делать по этому вопросу?», нужно немного подумать и при хорэнсо предложить что-то более конкретное, например: «Я думаю, нужно сделать так. Так будет лучше, потому что А, В, С. Есть кое-какие риски, но их можно избежать. Как вам такой план?» или «Мы можем сделать А, В или С, но по следующим причинам вариант А кажется мне наиболее предпочтительным». Именно в таком виде хорэнсо можно считать завершенной офисной работой.
Если попробуете следовать этому совету, то заметите, что работа стала спориться, нагрузка на руководителя снизилась (а его настроение улучшилось), коммуникация наладилась. А кроме того, ваши собственные результаты улучшились. Даже такие небольшие хитрости помогут как улучшить ваш навык хорэнсо, так и увеличить скорость и эффективность вашей работы. Накопление таких привычек повысит мнение начальства о вас и вашей работе.
Глава 2. Секреты совещаний
Причина того, что японские белые воротнички (работники умственного труда) считаются малоэффективными, заключается в долгих совещаниях. Особенно беспокоит время внутренних совещаний. Иностранцы, присутствовавшие на японских совещаниях, все как один говорят: «Долгое-долгое совещание» или «Слишком много совещаний».
Планируя совещание, мы всегда стремимся соблюсти правило 1/8. Разобьем совещание на структурные составляющие, а именно: «необходимое время», «число участников», «частота проведения». Если поделить каждую из составляющих на два, то есть 1/2 × 1/2 × 1/2, то общее время, затрачиваемое организацией на это совещание, уменьшится в 8 раз. В качестве примера возьмем двухчасовое совещание, в котором участвуют 20 человек и которое проводится 2 раза в месяц.
2 часа × 20 участников × 2 раза = 80 часов.
А теперь умножаем все на 1/2 и получаем
1 час × 10 человек × 1 раз = 10 часов.
Таким образом, мы сокращаем общее время на 70 часов. Если использовать эти часы на другую работу, организации будет значительно больше пользы, не правда ли? Когда вы будете вести совещание, попробуйте применить это правило ко всем привычным собраниям. В большинстве случаев сокращение в 8 раз не вредит работе организации, более того, такая оптимизация может улучшить мнение о вас.
Даже на совещании, которое на первый взгляд выглядит оживленным, разговор часто перескакивает с темы на тему, поднимаются вопросы, не имеющие отношения к основной теме. Чтобы не тратить время зря, я посоветовал бы в первую очередь заранее сообщать всем цель и задачу совещания. Кто-то может подумать: «Не бывает совещаний без цели» или «А «цель» и «задача» чем-то отличаются?» Я даю этим понятиям следующие определения:
Цель – то, что должно быть сделано
Задача – критерий, по которому определяется, насколько выполнена общая цель
Например, вы каждую неделю проводите совещание по поводу продаж. Допустим, его цель – уточнить последнюю информацию об объемах продаж и принять необходимые меры для достижения нужных показателей. Тогда это совещание будет иметь следующие три задачи: