Фазы GTD: Сбор – Обработка — Организация — Обзор — Выполнение
1. СБОР
Я недавно начал использовать Evernote в качестве инструмента сбора. Я сделал три и только три блокнота. Просто. Мой блокнот по умолчанию INBOX. Именно туда попадают все входящие заметки, Email, фотографии и т.д. Это моя корзина сбора и она не обработана. Я опустошаю INBOX до нуля в большинстве случаев.
2. ОБРАБОТКА
Мой второй блокнот — NEXT ACTIONS. Когда я обрабатываю INBOX, то я присваиваю тэг к заметкам с соответствующим контекстом @CON- TEXT. Сейчас я остановился на следующих контекстах:
.PROJECTS = Перечисляет все мои проекты. Эта метка для проектов может содержать некоторые мысли или ментальные карты в заметках.
@AGENDAS = Содержит заметку для каждой персоны, с которой мне нужно что-то обсудить. В заметке содержатся определенные пункты или записи, которые я хочу обговорить, когда я увижу эту персону.
@ANYWHERE = Дела, которые я могу делать везде. Мне не нужен компьютер или телефон или определенный человек, чтобы выполнить их.
@CALLS = Звонки, которые надо сделать.
@COMPUTER = Дела, которые я могу выполнить только за компьютером.
@ERRANDS = Дела, которые я могу сделать на ходу, например, купить степлеры.
@HOME = Дела, которые мне надо сделать дома, как например, поменять вентиляционный фильтр или почистить аквариум.
@READ/REVIEW = То, что я скопировал при помощи клипера или отправил самому себе по электронной почте с целью прочитать их, когда будет время. Это могут быть статьи из Google Reader, сайт или ссылка, которую я хочу просмотреть позже.
@WAITING FOR = Я скопирую при помощи клипера или отправлю самому себе электронное письмо, например, с информацией о статусе заказа с Amazon.
@WORK = Дела, которые надо сделать на работе. Вы никогда не будете знать, когда у вас появится удивительная идея об определенном проекте для определенного клиента, в то время как вы выполняете поручения или лежите на гамаке.
В общем, все, что находится в моем блокноте NEXT ACTIONS, это те дела, которые не завершены и могут быть отсортированы в нужном мне контексте.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ
Мой третий и последний блокнот называется REFERENCE. Не всё, что лежит в INBOX является ДЕЙСТВИЕМ, Иногда это нечто такое классное, которое я посылаю самому себе в виде email с PDF, так как хочу иметь к нему мгновенный доступ (Я установил десктопный клиент на работе и на домашних ноутбуках, а также на моем Blackberry Storm). Заметки в этой папке имеют тэги с категориями, которые кратко их характеризуют, и их очень легко найти.
Вот мои тэги:
FAMILY/PERSONAL– включает в себя например копии свидетельства о рождении и т.д.
GOAL SETTINGS – документы и рабочие заметки для моих целей.
GTD – статьи и документы.
HEALTH/FITNESS – статьи о здоровье, упражнениях и т.д.
PICTURES – картинки, например, снимки с доски в результате мозгового штурма.
RECIPES – рецепты, которые я видел на сайте FOOD NETWORK, или же те, которые хочу приготовить.
SOMEDAY/MAYBE – знаменитое «когда-нибудь», которое я смогу сделать.
TRAVEL – места, где я хотел бы попутешествовать, или информация об определенном месте типа «Проверить ресторан в Альбукерке».
4. ОБЗОР
Фаза обзора очень проста с десктопа или веб-клиента. Просто кликните контекст, где вы находитесь и УАУ: вот вам список дел, которые вы можете сделать прямо сейчас.
5. ВЫПОЛНЕНИЕ
Возможно в самом Evernote не столь много ВЫПОЛНЕНИЯ, но думаю, что частью этой фазы я определяю следующее: действие, которое было завершено, должно быть удалено или заархивировано в блокноте REF- ERENCE. Я уберу тэг, связанный с @Контекстом и добавлю тег с фазы ОРГАНИЗАЦИИ. Честно, большинство действий не переходят в блокнот REFERENCE. Некоторые из более сложных проектов, доступ к которым я хотел бы иметь позже, переходят в блокнот REFERENCE.
И в конце…
Пара советов, которые могут быть очень полезными. Мне нравится возможность отправлять письма в мой аккаунт Evernote. Однако этот уникальный адрес довольно тяжело запомнить. Я создал другой аккаунт GMAIL, который выглядит так evernote.myname@gmail.com и затем создал фильтр для перенаправления писем с моего персонального и рабочего адресов электронной почты на уникальный адрес Evernote. Потом они помечаются как прочитанные и переносятся в архив. Если еще кто-нибудь напишет на этот адрес, то письмо не будет перенаправлено, так как фильтр применен лишь к моим письмам.