Конференция проводится с 10:00, 11:00 в течение целого дня в выходные либо вечером (см. подраздел «Вечерний семинар»). Предполагается выступление нескольких спикеров. Особенностью этого формата является то, что все продукты участвующих спикеров продаются на конференции с большой скидкой.
Конференция – это собрание представителей определенного бизнес-направления с целью обмена опытом. Как правило, обсуждаются результаты сотрудничества, проблемы, возникающие при реализации тех или иных бизнес-идей, пути решения этих проблем, а также инновационные технологии рекламы и маркетинга. Дополнительные возможности: обмен контактами, привлечение новых партнеров, приватные беседы.
Такие собрания обычно проводятся в специально оборудованных конференц-залах с использованием проекторов, экранов, системы синхронного перевода и пр.Воркшоп
Воркшоп. Время проведения с 18:00, 19:00 или 20:00 с понедельника по четверг, в субботу – в 13:00 (лучшие дни – вторник и четверг). Это учебное мероприятие высокой интенсивности, направленное на освоение и закрепление каких-либо навыков. Эффективность процесса определяется активностью самих участников, которые тренируются в группах по три – пять человек. Задача тренера – направлять, подсказывать, исправлять ошибки, одним словом – контролировать.
Теоретические вкрапления, как правило, минимальны. В фокусе внимания – именно самостоятельная работа и интенсивное групповое взаимодействие. Акцент делается на получении динамических знаний. Участники могут самостоятельно определять цели обучения. Они разделяют с ведущим ответственность за течение учебного процесса.
Продолжительность воркшопов различна. Иногда проводятся мини-воркшопы, длящиеся всего 1 час, иногда – недельные, но стандартный вариант – два-три дня по 2–4 часа.
Важнейшее качество любого воркшопа – многообразие. Правильно организованный воркшоп предполагает совокупность различных методов, которые активизируют участников, делая их не просто слушателями, а непосредственными действующими лицами процесса.Место проведения мероприятия
У хорошего организатора всегда есть список залов для проведения каких угодно мероприятий – на 5, 10, 100, 1000 человек.
В качестве места проведения мероприятий используются:
♦ специализированные конференц-залы;
♦ гостиничные конференц-залы;
♦ бизнес-центры;
♦ кинотеатры;
♦ университеты;
♦ арт-галереи (картинные галереи);
♦ дома культуры;
♦ консерватории;
♦ театры.
Выбор места определяется спецификой и тематикой мероприятия, бюджетом, масштабностью.
Это должен быть не просто конференц-зал, находящийся где-либо, а зал в центре города. Если речь идет о Москве – помещение в районе Садового кольца, если о Санкт-Петербурге – в районе Невского проспекта. Желательно, чтобы здание, в котором вы организуете мероприятие, располагалось как можно ближе к станции метро: 5, 10, максимум 15 минут ходьбы.
Подбирать зал необходимо заранее. Недопустима ситуация, когда вы в пятый раз набираете номер телефона, вам отвечают, что на сегодня занято, а в вашем списке больше не осталось вариантов. В итоге вы заказываете дорогой, неудобный, неуютный зал просто потому, что другие на это время забронированы.
Такие, на первый взгляд несущественные, мелочи могут очень сильно навредить вашей репутации и испортить настроение посетителям мероприятия. Помните также о том, что люди могут попросту потребовать деньги назад и покинуть помещение.
В зале, отведенном под мероприятие, должно быть красиво и чисто: аккуратный вход, удобная лестница или функционирующий лифт, комфортные сиденья, кондиционирование (в помещении должно быть прохладно, не более +20 °C) и обязательно хорошее освещение. Необходимо, чтобы человека, находящегося на сцене, было хорошо видно из любой точки зала. Кроме того, очень желательно наличие в помещении ритейл-зоны. Обязательно должны быть размещены указатели, чтобы посетители сразу видели, куда им идти.
Начинающие организаторы нередко оказываются не готовы к критическим ситуациям. Когда вы бронируете зал, недостаточно его просто осмотреть, следует также познакомиться со всем персоналом: администратором, электриком, охраной, звукорежиссером и т. д. У вас должны быть контактные данные всех этих людей.
Представьте, если в ходе мероприятия вдруг погаснет свет или пропадет звук, а в службе безопасности перепутают время окончания мероприятия. Такие небольшие технические неполадки могут обернуться провалом всего мероприятия.
СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ
Однажды я организовывал мероприятие довольно известного тренера в Москве. До начала семинара оставалось полчаса, а в соседнем зале как раз началась дискотека. Уже включили громкую музыку и стали впускать молодежь. Тогда пришлось пойти на хитрость: мы договорились с танцующими, а это были в основном школьники и студенты, что мы им заплатим, а они за это будут говорить всем, что дискотека отменена по техническим причинам. В итоге дискотека не состоялась из-за малого количества людей. Я веду к тому, что еще одно очень важное для организатора качество – это находчивость.