Первый шаг к этой цели — употребление только тех слов и выражений, которыми бы вы разговаривали с вашим читателем тет-а-тет. Если же ваше письменное сообщение совсем не походит на то, что вы говорите вслух, зачем вы вообще его произвели? (Некоторые люди, как мы заметили, пишут как говорят, но при этом их устная речь запутывается. Они могут спокойно пропустить этот пункт.)
Тон и стиль вашего письма будут меняться в зависимости от читателя. Так, с президентом страны вы бы разговаривали более официально, чем со своим дядей. По той же причине письмо главе государства должно быть более формальным, чем письмо родственникам. Но и оно должно звучать так, как если бы вы проговаривали вслух то, что в нем написано.
11. Избегайте слов, без которых можно обойтись
В песне поется: «Нежно, как на восходе солнца…»[11]. Ринг Ларднер объясняет такую поэтичность тем, что это явление — полная противоположность вечернему закату или полуденному солнцу. Можно прибегать к образности языка, когда вы пишете песню, но в иных случаях откажитесь от излишней выразительности:
Не пишите
Пишите
Улучшенный план
План
Совершать действие
Действовать
Равно как и
Наравне с
Организовать встречу
Встретиться
Прорабатывать
Изучать
Актуальные инновации
Инновации
Консенсус
Единомыслие
В настоящий момент
Сейчас
До того момента, как
До того, как
В преобладающем большинстве случаев
Чаще всего, обычно
Локально
В частности
Вы не осведомлены о том, что
Вам неизвестно, что
Комплексный план
План
Относительно (касательно) того, что
О том, что
По причине того, что
Из-за того, что
В случае, если
Если
Для того, чтобы; с целью, в целях
Чтобы
Несмотря на тот факт, что
Хотя
Ввиду того, что
Поскольку
12. Не пренебрегайте нормами литературного языка
Несколько лет назад один копирайтер, пытаясь убедить большее количество людей читать The New York Times, написал такое предложение в рекламном тексте:
Он всегда действовал так, вроде как зная, о чем говорит.
Кто-то в редакции высказал свое мнение по поводу «вроде»: «Да, полагаю, что использование этих словечек стало повсеместным в последние десять-двенадцать лет, но я не считаю, что наше издание должно быть в числе пионеров этого движения».
Количество «пионеров» с момента первого издания этой книги только умножилось, но мы настоятельно рекомендуем вам не пополнять их ряды. Просторечные слова часто режут слух. Если бы копирайтер написал: «Он всегда действовал так, как если бы знал, о чем говорит», это восприняли бы и как естественную фразу, и как грамотную.
Есть старое доброе правило, очень простое: не используйте «вроде» и «как бы» там, где возможны более официальные эквиваленты «как если бы» и «как будто».
13. Не пишите как адвокат или чиновник
Юристы говорят, что должны писать друг другу на подобном языке:
BLANK Corporation, корпорация, учрежденная в соответствии с законодательством штата Новый Южный Уэльс, считает необходимым разрешить владельцам ее акций, являющимся резидентами или гражданами США, их территорий и владений («Американским владельцам») принять участие в Плане реинвестирования дивидендов[12] (DRP) на тех же условиях, которыми воспользовались и другие акционеры («Неамериканские держатели АДР»[13]), а также определить, с помощью каких держателей АДР (об этом пойдет речь ниже), являющихся резидентами или гражданами США, их территорий и владений («Американские владельцы АДР»), можно косвенно участвовать, через Депозитарий, в DRP. С этой целью BLANK Corporation приняла поправки к системе DRP (в конечном варианте она упоминалась как «Измененная DRP») (копия прилагается к настоящему документу), чтобы позволить вышеупомянутым владельцам участвовать в DRP.
Юристы утверждают, что такой язык наиболее четок, недвусмыслен и наилучшим образом подходит для составления контрактов и иных документов. Вполне возможно, но мы полагаем, что те же самые мысли могли бы быть выражены более кратко и ясно:
BLANK Corporation считает необходимым предложить держателям акций, являющимся резидентами или гражданами США, принять участие в Плане реинвестирования дивидендов (DRP) на тех же условиях, что и для неамериканских акционеров. В программе будут участвовать и держатели АДР (как указано ниже).
BLANK Corporation внесла соответствующие поправки в DRP; исправленная версия документа прилагается.
Если некоторые особенности юридического языка еще можно оправдать, то вот оправдания канцеляриту не существует. Признаками канцелярита принято считать длинные формулировки, аббревиатуры, отглагольные существительные, расщепленные сказуемые, огромное количество пунктов и подпунктов в тексте, а также бизнес-жаргонизмы.
Пытаясь избавиться от канцелярита, постарайтесь записывать то, что вы сказали бы читателю в разговоре лицом к лицу. Не волнуйтесь, если результат покажется вам несерьезным. Как только вы поймете, как высказать основную идею обычным языком, то сможете подстроить стиль письма под соответствующий уровень формальности. Чтобы вырваться из канцелярита, исключите из текста латинские выражения, если вы их употребляете. Например, не стоит писать N.B.! (Nota bene!), когда вы хотите обратить внимание читателя на важный пункт. Это допустимо только в подчеркнуто официальных или юридических документах и не приветствуется в заголовках и названиях.
14. Помните о том, чего читатель не знает
Читатель редко знает, к каким выводам подводит его автор и что именно хочет сказать. Не стоит полагать, что люди могут читать ваши мысли так, как они читают ваше письмо или документ. Всегда помните, с чем читатель знаком — с какой справочной информацией, какими фактами, техническими терминами.
Следите за аббревиатурами. Возможно, их кто-то не поймет? Может, они покажутся неоднозначными даже тем, кто знаком с ними?
«K» обозначает тысячу в США, «M» — миллион в Англии.
«9/12» обозначает 12 сентября в США и 9 декабря в Европе.
Если без аббревиатур никак не обойтись, сразу же расшифровывайте их. «Цена за тысячу показов (CPM)[14] — тот показатель, за которым мы будем следить в ходе этого проекта».
15. Будьте осторожны с пунктуацией
Главная задача знаков препинания схожа с функцией дорожных знаков: они помогают читателю ориентироваться в предложениях. Пропущенная запятая, лишняя или поставленная не там, где надо, может ввести читателей в заблуждение или поменять смысл предложения.
Вот довольно банальный пример, который тем не менее доказывает роль пунктуации[15]:
Уйти, нельзя остаться.
Сюда же можно отнести такие фразы, как «говорить нельзя сказать», «любить нельзя использовать» и т. д.
Обычная ошибка в бизнес-текстах — использование кавычек для выделения: этот крепеж обладает «особым» пределом прочности. Когда глава компании выделил кавычками слово в важном документе, его помощник поинтересовался, почему он так сделал. Тот ответил, что хотел тем самым подчеркнуть точность написанного. Помощник спросил, не нужно ли в тех же целях регистрироваться в отеле как Джон Дергин с «женой».
Существует масса словарей и справочников, которые помогут вам сориентироваться в вопросах пунктуации и понять разницу между двоеточием, тире и точкой с запятой.
16. Лучше преуменьшайте, а не преувеличивайте
Никогда не лгите читателю и не преувеличивайте, если только не делаете это открыто с целью произвести впечатление. Гораздо убедительнее преуменьшить, чем преувеличить. Одно лишь доказательство того, что вы говорите неправду, — и это ставит под угрозу все дело. Хотя, конечно, трудно устоять перед соблазном раздуть факты, чтобы обосновать свою позицию. Можно также обсуждать наполовину правдивые новости, пытаясь избежать необходимости говорить о плохих.