Вечером я составляю список на следующий день. И снова записываю дела, которые не удалось сделать сегодня. Если их не удастся выполнить и завтра, то я буду переписывать эти дела, пока они наконец не будут выполнены.
Нет смысла указывать в ежедневных планах крупные многокомпонентные задачи, выполнение которых растягивается на недели или месяцы.
Например, я не ставлю задание: «Написать книгу».
Вместо этого я записываю:
11.00–13.00. Отредактировать третью и четвертую главы.
Это всегда должны быть очень конкретные, сегментированные задачи.
Не размытое:
20 марта. Работа с бизнес-проектом.
Но совершенно определенное:
20 марта. 11.00. Написать раздел бизнес проекта: «Продвижение новых услуг и продуктов».
В первом случае речь идет о таком большом объеме работы, что вам будет страшно к нему подступиться.
Во втором случае задача и психологически, и практически намного легче: вам надо написать примерно три-пять страниц на узкую тему. Причем слово «написать» я бы взял в кавычки.
Ведь деловые тексты принципиально отличаются от публицистики и беллетристики. Не нужно придумывать нечто такое, чего никто до вас не писал. Достаточно просто-напросто открыть файл аналогичного бизнес-проекта (пресс-релиза, договора, коммерческого предложения, заявления в арбитраж и т. д.) и отредактировать в соответствии с новыми условиями.
Поэтому можно детализовать задачу:
20 марта.
1. Найти аналогичный бизнес-проект (открыть уже имеющийся файл).
2. Отредактировать раздел: «Продвижение новых услуг и продуктов».
Жизнь без планов
Когда мне завтра предстоит очень важная и совершенно неотложная задача, я могу вообще не составлять план на этот день. Во-первых, чтобы другие дела не отвлекали от этой задачи, а, во-вторых, я вряд ли ее забуду.
Значительную часть работы мы делаем без предварительных планов. Начальник дал вам срочное задание. Через час оно выполнено, но вы тут же получили новое поручение. И так весь день, и так всегда. Это обычно относится к рядовым сотрудникам, которые вынуждены работать, что называется, на подхвате.
Есть, правда, и другие люди, для которых планы имеют второстепенное значение. Для них записи в органайзере или настольном календаре — это не список дел, обязательных к выполнению, а всего лишь напоминания о событиях, которые произойдут в течение дня.
Я говорю о топ-менеджерах. Их работа состоит в основном из переговоров, планерок и совещаний. Им не нужно напрягать волю для выполнения конкретной работы, потому что они делегируют всю работу подчиненным, а большую часть проблем решают как раз во время встреч и совещаний.
Стикеры
В качестве вспомогательного приема планирования часто используют стикеры. Обычно это выглядит так: человек пишет на стикере напоминание о некоем деле и наклеивает его на видное место — на холодильник, стену, доску или дверь.
Я думаю, многие видели комнаты и кабинеты, буквально облепленные стикерами. Неужели это все дела, которые необходимо выполнить в ближайшие дни?
Скорее всего, это дела, которые так и не были выполнены в прошлые недели и месяцы, а к ним ежедневно добавляются напоминания о делах, которые надо будет сделать в будущие месяцы.
Я видел интересную модификацию этого приема. Мой знакомый клеит стикер-напоминание на боковую панель монитора. Если дело не сделано в срок, он прикрепляет рядом точно такой же стикер с новой датой. Не помогает — еще один, потом еще один.
Он уверяет, что увеличивающееся количество стикеров одного цвета и в одном месте (иногда они занимают весь периметр монитора) начинает сильно раздражать и — воленс-ноленс — ему все-таки приходится выполнить задачу.
После чего он срывает стикеры, с наслаждением рвет их и выбрасывает в корзину.
Надо сказать, что у стикеров, как и у всех подобных визуальных напоминаний, есть один принципиальный недостаток: через короткое время мы перестаем их замечать. Это как с новой мебелью. Одну-две недели вы с удовольствием смотрите на новый диван или кресло, а через месяц они превращаются в такую же привычную деталь интерьера, как цветок на подоконнике.
Кроме того, когда неотложных дел становится слишком много, они перестают быть неотложными.