• Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
• Плохое планирование трудового дня.
• Личная неорганизованность, заваленный чем попало письменный стол.
• Чрезмерное чтение.
• Скверная система досье.
• Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
• Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
• Недостатки кооперации или разделения труда.
• Отрывающие от дел телефонные звонки.
• Незапланированные посетители.
• Неспособность сказать «нет».
• Неполная запоздалая информация.
• Отсутствие самодисциплины.
• Неумение довести дело до конца.
• Отвлечение (шум).
• Затяжные совещания.
• Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
• Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
• Болтовня на частные темы.
• Излишняя коммуникабельность.
• Чрезмерность деловых записей.
• Синдром откладывания дел.
• Желание знать все факты.
• Длительные ожидания (например, условленной встречи).
• Спешка, нетерпение.
• Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
• Недостаточный контроль за перепорученными делами.
• Резкая и постоянная смена задач окружающими.
• Интернет-зависимость.
• Рутинная работа.
Метод «Бесконечная минута»
Вам приходилось работать в условиях дедлайна, аврала, когда сроки горят, сердце бешено стучит, наступает паника?
• Да, часто.
• Нет, у меня работа четко спланирована.
• Редко.
Однажды лыжник Николай Замятин выступал на Олимпиаде. Отставание от лидера одна минута – огромный отрыв! Ценой неимоверного усилия спортсмен отыграл гандикап. Все, Замятин – чемпион! После журналисты писали, что Замятину помогло заклинание «Дахусим!».
Если вам кажется, что время бежит слишком быстро, примените прием «Бесконечная минута».
1. Выберите одну точку в пространстве.
2. Поставьте таймер на одну минуту.
3. Смотрите в эту точку неотрывно ровно одну минуту.
4. Через минуту вы поймете, насколько медленно бежит время.
5. Вам сразу станет спокойнее, и вы без проблем справитесь с авралом.
В чем фишка? Наши внутренние часы бегут быстрее реального времени. Поставь на своих часах реальное время.
Метод «Пакет задач»
Знаете ли вы, что шесть блоков по 10 минут, которые вы тратите на подготовку писем, занимают больше времени, чем один блок в 60 минут?
• Да, я знаю арифметику тайм-менеджмента.
• Нет, считаю, что лучше проблемы решать по мере поступления.
• Мне хватает времени, поэтому не вижу смысла пакетировать задачи.
Почему?
Если у вас есть однородные рабочие задачи, примените прием «Пакет задач».
1. Напишите на бумаге список лиц, которым вы сегодня должны позвонить.
2. Напишите, какие задания сегодня надо проверить.
3. Напишите, какие служебные записки надо подготовить.
4. Определите время для решения конкретного пакета задач.
5. Поставьте ограничитель, например 15 минут.
6. Сядьте поудобнее. Расслабьтесь.
7. Сделайте эту серию звонков и задач за 15 минут.
8. Выкиньте список и забудьте о задачах.
В чем фишка? Вы один раз готовитесь и занимаетесь однородными задачами.
Метод «Погоди выполнять, отменят»
Ваш босс работает по принципу «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что»?
• Да, наш босс сам не знает, чего хочет.
• Нет, наш босс конкретен, лаконичен и организован.
• Наш босс молодец, но иногда его заносит.
В одном офисе сотрудник играл во время работы на компьютере. Начальник отдела это увидел и решил поручить сотруднику важное дело – набрать на компьютере толстую папку с бездарной информацией. Сотрудник принялся за дело по принципу «В час по чайной ложке». Через три дня босс сам понял, что информация бесполезна, и отменил распоряжение.
Если начальник не может дать четкий приказ, помогите ему – примените метод «Погоди выполнять, отменят».
1. Получив нелепое или невыполнимое задание, спокойно уточните срок его исполнения.
2. Отложите его в сторону.
3. Когда пройдет 1/3 времени от начала, проверьте, в силе ли задание.