Инструменты сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля. Держите их под рукой, чтобы можно было зафиксировать любую мысль, которая может оказаться полезной, независимо от того, где вы находитесь: считайте, что они так же необходимы, как зубная щетка, водительские права или очки.
Сократите до минимума число корзин для входящих материаловЧисло корзин для входящей информации должно быть не меньше, чем вам нужно, но не должно превышать количества, которым вы можете обойтись. Данная функция должна быть доступна для вас в любой ситуации, поскольку сведения, которые вы захотите зафиксировать, могут появляться практически где угодно. Однако если у вас слишком много зон, отвечающих за сбор информации, вы не сможете легко и регулярно обращаться к ним.
Избыток корзин редко составляет проблему, если речь идет об автоматизированных средствах; реальная возможность усовершенствовать процесс сбора информации для большинства людей — упорядочить рукописные материалы и содержимое настольных лотков. Письменные заметки нужно систематизировать и обрабатывать, а не оставлять пылиться в стопках бумаг, блокнотах и ящиках стола. Письменные материалы нужно аккуратно складывать в лотки, а не распихивать по разнообразным стопкам бумаг и любым доступным уголкам вашего мира.
Гениальные люди, выполняя самую приземленную работу, проявляют наибольшую активность.
Леонардо да ВинчиЧем больше будет усложняться ваша работа и жизнь, тем более вы будете нуждаться в стандартных инструментах записи идей и входящей информации. Например, продвигаясь по карьерной лестнице, вы начнете замечать, что самые лучшие идеи, касающиеся работы, будут посещать вас в нерабочее время. Способность контролировать эти идеи с помощью эффективных инструментов сбора информации, которые всегда под рукой, является главным ключом к повышению продуктивности работы.
Регулярно опустошайте корзиныПоследний фактор успешного сбора информации напрашивается сам собой: если вы не очищаете корзину «Входящие» и не обрабатываете накопленную «рутину», то корзины служат только для накопления бесформенной груды материала. Чистить ящик не означает сию минуту покончить со всеми делами, накопившимися на автоответчике, в электронном ящике или лотке для бумаг. Это значит, что проблему следует извлечь из «контейнера», определить, что она собой представляет и как с ней поступить, а если она до сих пор не решена, найти ей место в вашей системе приоритетов. Ни в коем случае не кладите проблему обратно в папку «входящая информация»! Не освобождать корзину — все равно, что накапливать мусорные баки, которые никогда не опорожняются — придется постоянно докупать новые емкости, чтобы они вместили весь ваш мусор.
Чтобы успешно очистить корзину для входящей информации, вам нужна четкая общая система управления деятельностью. Избыточная «рутина» накапливается в корзинах с входящей информацией из-за отсутствия эффективных «исходящих» потоков. Часто нам кажется, что проще оставить проблемы в корзине, с ними все равно нужно будет как-то разобраться, но мы не можем в данный момент уделить им надлежащее внимание. Обобщенная «корзина», особенно лоток для печатных материалов и папка для электронных сообщений — это лучшее, что многие люди способны создать для совершенствования личной организации; по крайней мере, они знают, что где-то там лежит напоминание о чем-то, что нужно сделать. К сожалению, эта сетка безопасности исчезает, когда стопки бумаг вырастают до потолка, а список сообщений становится таким длинным, что не помещается на экране.
Когда вы освоите следующий этап и научитесь быстро и легко обрабатывать незавершенные задачи, ваша корзина сможет снова выполнять свои изначальные функции. Давайте перейдем следующему вопросу: как очищать корзины и электронные ящики, не прибегая к немедленному решению проблем.
Обработка задачПошаговое мышление, необходимое для того, чтобы освобождать корзины, вероятно, является самым важным уроком, который я преподал практически всем, с кем занимался. Когда мы с главой крупного отдела международной корпорации закончили обработку всех ее незавершенных дел, она заметила, что раньше благодаря своему верному календарю ей удавалось спокойно решать, какие встречи посещать, и все же она никогда не ощущала такого облегчения при мысли о всевозможных аспектах работы, которые мы вместе прояснили. Действия и сведения, о которых раньше ей нужно было напоминать, теперь были упорядочены в надежную и конкретную систему.
О чем вы должны себя спросить (и что должны ответить), если речь идет о конкретном голосовом или электронном сообщении, служебном письме или собственной идее, которая приходит вам в голову? В этом вопросе отражен элемент управления деятельностью, который составляет основу личной организованности. Многие люди пытаются «самоорганизоваться», но совершают ошибку, оставляя за собой груду незавершенной «рутины». Вы не можете организовать входящую информацию — вы можете только собрать ее воедино и обработать. Вы организуете не информацию, а действия, которые вы решили предпринять, исходя из поставленных целей. Весь процесс — этапы обработки и организации — представляет собой основной «ствол» дерева решений, показанного на рис 2.1.