В последующих главах я подробнейшим образом опишу каждую стадию процесса, но на данный момент я предлагаю вам взять какой-нибудь список задач или стопку бумаг из корзины и провести вместе со мной краткий обзор некоторых аспектов.
Рис. 2.1. Схема рабочего процесса — обработка информации
Что это?Это не глупый вопрос. Мы говорили о «рутине». И мы говорили о корзинах для сбора информации. Но мы не говорили о том, что такое «рутина» и как с ней поступать. Например, многие проблемы, которые выходят за пределы систем личной организации, — это бесформенные задачи, полученные от правительства или компании, но действительно ли нам следует предпринимать что-то для их разрешения? Я раскопал в стопках бумаг и ящиках столов массу сообщений, которые попали туда, потому что клиент не удосужился потратить несколько секунд и выяснить, в чем, собственно говоря, суть документа или объявления.
Стоит ли что-либо предпринимать?Возможных ответов два: ДА и НЕТ. Не нужно ничего предпринимать. Если ответ НЕТ, то существует три возможных варианта:
1. Это — мусор, который больше не понадобится.
2. Сейчас не нужно ничего предпринимать, но позднее, возможно, придется выполнить какие-то действия (придержать).
3. Предмет представляет потенциально полезную информацию, которая может пригодиться в будущем (пометить).
Эти три категории проблем можно решить (мы обсудим их в одной из последующих глав). А пока замечу, что вам понадобится мусорная корзина и кнопка «уничтожить», памятная книжка или календарь для «придержанного» материала, а также надежная система для хранения помеченной информации.
Проблема предполагает какие-то действия. Речь идет о проблемах, для которых ответ на вопрос «Стоит ли что-то предпринимать?» — ДА, то есть о рутине, которая требует каких-то активных шагов. Классические примеры весьма разнообразны: от электронного сообщения с просьбой об участии в корпоративном проекте в такие-то дни до заметок, сделанных во время личной беседы с вице-президентом группы о крупном новом проекте, который требует привлечения независимого консультанта.
Для каждой из таких проблем следует дать ответы на два вопроса.
1. Какой результат требуется получить или какой проект требуется выполнить?
2. Какие первоочередные действия необходимо предпринять?
Если речь идет о проекте… Вам следует записать формулировку результата в списке «Проекты». Это будет «колышек», напоминающий вам о незамкнутом цикле. Еженедельный пересмотр списка (об этом дальше) покажет, что эта проблема по-прежнему не решена. Она будет сохранять актуальность и важность в вашей системе управления деятельностью, пока не будет решена или устранена.
Для того, чтобы делать дела, особых усилий не требуется: труднее всего решить, что делать.
Элберт ХаббардКаковы дальнейшие действия? Это — критический вопрос, касающийся любой собранной вами информации; если вы ответите на него правильно, то у вас появится ключевая существенная задача, требующая организации. «Следующее действие» — это следующий физический, ощутимый шаг, который нужно сделать, чтобы продвинуться в направлении завершения текущей задачи.
Некоторые примеры следующих действий:
• Позвонить Фреду, чтобы узнать телефонный номер хозяев гаража, который он посоветовал купить.
• Набросать идеи, которые можно было бы включить в повестку собрания бюджетного комитета.
• Обсудить с Анжелой систему регистрации документов, которую нужно установить.
• Исследовать систему управления базой данных в электронной сети.
Все это — реальные физические действия, которые нужно выполнить. Напоминания о них станут зерном на мельнице, которую представляет ваша система управления продуктивностью.
Совершите требуемые действия сами, передайте кому-нибудь или отложите на будущее. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта: