Все ваши незамкнутые циклы (т. е. проекты), планы на будущее, списки следующих шагов, ежедневники, списки ожиданий и даже списки «Когда-нибудь/может быть» нужно пересматривать раз в неделю. Это также позволит вам освободить сознание от проблем и убедиться, что все «хвосты» за последние несколько дней подтянуты — собраны, обработаны и упорядочены.
Жизненные проблемы охватывают широкий круг интересов, и тот, кто обдумывает одну из них, не обращаясь к остальным, — просто мечтатель, недостойный вершить судьбы мира.
Джеймс Фенимор КуперЕсли вы обычный человек, вам прекрасно известно, что дела могут выйти из-под контроля всего за несколько дней напряженной работы. Вам не захочется отвлекаться от текущей работы, которой и без того много, на то, чтобы постоянно поддерживать безупречный порядок в своих делах. Однако чтобы позволить себе роскошь спокойно отдохнуть, вам, вероятно, придется раз в неделю проводить в доме генеральную уборку.
Еженедельный обзор — это время:
• сбора и обработки всей «рутины»;
• пересмотра вашей системы;
• обновления списков;
• упорядочения, прояснения, продвижения и завершения.
Большинство людей не располагают завершенной системой и не получают реальной отдачи от пересмотра своих проблем по следующей причине: их обзор не полон. У них по-прежнему остается чувство, что они что-то упустили из виду. Вот почему отдача от внедрения всей процедуры растет, по крайней мере, в геометрической прогрессии: чем более полной является система, тем больше вы ей доверяете. А чем больше вы ей доверяете, тем сильнее будет ваше желание сохранить ее. Еженедельный обзор — верный способ поддерживать этот стандарт.
Большинство людей чувствует более полное удовлетворение от своей работы после того, как привели в порядок, завершили, прояснили и пересмотрели все соглашения с собой и с окружающими. Делайте это раз в неделю, а не раз в год.
Большинство людей максимально отдаются работе тогда, когда остается неделя до отпуска, но дело не в самом отпуске. Что вы делаете за неделю до того, как уехать в долгое путешествие? Вы упорядочиваете, завершаете, проясняете и пересматриваете все договоренности с самим собой и с окружающими. Только я рекомендую вам делать это раз в неделю, а не раз в год.
ДействияОсновная цель всего управления рабочим процессом — принятие правильных решений, касающихся вашей текущей деятельности в любой момент. В 10:33 в понедельник решение о том, что делать — звонить Сэнди, заканчивать подготовку коммерческого предложения или просматривать электронные сообщения всегда будет основной проблемой, но грамотное предварительное планирование придаст вам уверенности в своем выборе. В своих действиях вы можете перейти от надежд к уверенности в том, что поступаете правильно, тогда темпы и эффективность вашей работы сразу повысятся.
Каждое внутреннее побуждение к действию — интуитивно. Проблема в том, чтобы перейти от надежды на то, что сделан правильный выбор, к уверенности в том, что выбор действительно правильный.
Три модели выбора программы действийДавайте на мгновение предположим, что вы не боретесь с «рутиной» из-за чувства неопределенности и привычки все откладывать. Над вами постоянно тяготеет список задач, которые вы не выполняете — в любой момент времени. Так как же решить, что делать и чего не делать, и при этом не испытывать внутреннего дискомфорта?
Ответ: доверяйте своей интуиции. Если вы собрали воедино, обработали, упорядочили и пересмотрели все свои текущие проблемы, то вы можете подкрепить свои интуитивные суждения здравыми и прагматичными доводами, касающимися вашей работы и приоритетов.
У вас всегда больше проблем, чем вы в состоянии решить. Просто вы должны быть уверены в том, как расставляете приоритеты.
Я разработал три модели, которые можно использовать в процессе принятия решений о том, как действовать. Модели не дадут вам ответа на вопрос, что делать: звонить Фредерику, написать электронное сообщение сыну в школу или просто поболтать с секретаршей «о том о сем», но они помогут вам более осознанно оценивать возможные варианты действий. А на это не способны так называемые простые панацеи управления рабочим временем и приоритетами.