Для осуществления многих ваших проектов вам понадобится собрать необходимую информацию, которую нужно рассортировать по тематике, предмету или названию проектов. Ваш список «Проекты» будет просто указателем. Все детали, планы и сопутствующая информация, которая может понадобиться в ходе работы над различными проектами, должна храниться в отдельных папках, компьютерных файлах, блокнотах или подшивках.
Вспомогательные материалы и файлы. Как только вы рассортируете все материалы проекта по предметам или тематике, вы, скорее всего, обнаружите, что они имеют ту же важность, что и другая помеченная информация, и их можно хранить в той же системе помеченных материалов (например, папка «Свадьба» может храниться в общей системе всех помеченных вами материалов). Единственное отличие состоит в том, что материалы по проектам, предполагающим активные действия, нужно будет просматривать чаще, чтобы обеспечить четкое определение всех необходимых шагов.
Обычно я рекомендую людям хранить вспомогательные материалы там, где они не бросаются в глаза. Если у вас под рукой есть эффективная система обращения к информации, вы увидите, что это — самый простой способ организации материалов. Впрочем, иногда удобнее будет быстро и легко обращаться к материалам и поддерживать постоянный доступ к ним, особенно если вы работаете над «горячим» проектом и должны сверяться со вспомогательными данными по нескольку раз в день. Прозрачные файлы в пружинных папках, которые лежат на расположенных друг под другом лотках в пределах досягаемости, могут оказаться наиболее практичными для «текущей» бумажной работы подобного рода.
Центральное место на диаграмме рабочего процесса занимает решение о том, каким будет следующий шаг. Этот шаг должен представлять физическое, зримое действие, направленное на завершение любого незамкнутого цикла, без исключения.
Любые действия, которые занимают меньше двух минут, и все дела, которые уже завершены, естественно, не требуют вашего внимания: они уже в прошлом. Отслеживать нужно все действия, которые должны быть совершены в конкретное время в определенный день (помечайте их в своем календаре), все задачи, которые нужно выполнить как можно скорее (их следует добавлять в списки «Первоочередных шагов»), и, наконец, все действия, которые могут быть сделаны другими (их следует включать в список «Ожидания»).
Напоминания о действиях, которые вы должны предпринять, делятся на две категории: напоминания о событиях, которые должны произойти в определенный день или в конкретное время, и напоминания о делах, которые нужно завершить как можно скорее. Ваш календарь предназначен для хранения напоминаний первого типа.
В календаре следует отмечать три вещи:
• действия, которые следует совершить в определенное время;
• действия, которые следует совершить в определенный день;
• информацию, приуроченную к конкретным датам.
Действия, которые следует совершить в определенное время. Речь идет о назначенных деловых встречах. Часто первоочередные действия в рамках конкретного проекта предполагают встречи, на которых будет обсуждаться проект. Достаточно просто сделать пометку о встрече в календаре.
Действия, которые следует совершить в определенный день. Имеются в виду действия, которые нужно совершить в течение конкретного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы сказали Миоко, что позвоните ей в пятницу, чтобы узнать, все ли в порядке с отчетом, который вы ей отправили. Отчет будет получен не раньше четверга, а в субботу она уезжает за границу, так что пятница — это временной промежуток, на протяжении которого можно совершить требуемое действие, но это можно сделать в любое время дня. Нужно записать эту информацию в календарь, но не привязывать ее к конкретному времени — дело нужно сделать в пятницу в течение дня. Полезно иметь под рукой ежедневник, где можно помечать действия обеих рассмотренных категорий.
Информация о конкретных датах. В календаре также следует помечать сведения, которыми вы хотите располагать в конкретные дни — не обязательно напоминания о действиях, а скорее информация, которая может оказаться полезной в определенный момент. К этой категории можно отнести указания для деловых встреч, мероприятия, в которых в этот день будут участвовать другие люди (семья, сотрудники), или события, представляющие интерес. Полезно также записывать в календарь краткосрочную информацию, о которой следует помнить: например, напоминание о том, чтобы позвонить кому-то через день после того, как он вернется из отпуска.
Долой списки дел на каждый день. В календаре должны быть только три указанных категории напоминаний, и ничего другого! Я понимаю, что для сторонников традиционных концепций распределения рабочего времени, убежденных, что «список дел на каждый день» — главная вещь в жизни делового человека, мое учение — сущая ересь. Но подобные списки не выполняют своих функций по двум причинам.
Во-первых, неиссякаемый поток входящей информации и смена приоритетных направлений вносят такие существенные изменения в ежедневную работу, что практически невозможно заранее определить проблемы, которые нужно будет решить. Всегда полезно иметь под рукой эффективный план действий, но он должен допускать возможность изменений в любой момент. Попытки составить в календаре письменный перечень, который нужно переносить на следующий день, если дела не сделаны, — это неблагодарное и бессмысленное занятие. Списки «первоочередных шагов», приверженцем которых я являюсь, должны содержать все эти напоминания, даже те, которые сильнее всего зависят от времени. И их не придется переписывать ежедневно.
Во-вторых, если в списке дел есть задание, которое не обязательно выполнять в течение дня, то оно будет только отвлекать ваше внимание от проблем, требующих срочного решения. Если я должен позвонить Миоко в пятницу, потому что это — единственный день, когда я смогу с ней связаться, а в моем списке есть еще пять менее важных или менее срочных звонков, то в суете я могу так и не позвонить Миоко. Мой мозг может упустить из виду напоминание о том, что у меня не будет другой возможности сделать этот звонок. Получается, что я неверно использую систему. На мой взгляд, календарь должен быть святыней. Если вы что-то записали в календарь, то вы должны выполнить поставленную задачу в этот же день или вообще отказаться от ее выполнения. Изменения можно вносить только в случае переноса деловых встреч.
Благословенны те, кто обладает гибкостью, ибо для них не составит труда приспособиться к изменениям.
Так куда же определить напоминания о первоочередных действиях? В списки первоочередных действий, которые, наряду с рабочим календарем, составляют основу организации управления деятельностью.
Любое действие, занимающее более двух минут, которое вы не можете никому передать, нужно где-то фиксировать. «Позвонить Джиму Смиту по поводу собрания бюджетного комитета», «Связаться с матерями Рэйчел и Лоры по поводу загородного лагеря» и «Набросать идеи для ежегодной конференции по продажам» — все это напоминания о действиях, которые следует хранить в специальных списках, или корзинах, где их можно рассматривать как возможные направления деятельности в конкретный момент.
Если у вас только два или три десятка подобных дел, то можно хранить напоминания о них в одном списке под названием «Первоочередные действия», к которому вы будете обращаться, как только появится свободная минутка. Впрочем, для большинства из нас их количество колеблется между 50 и 150. В таком случае имеет смысл разбить ваш список «Первоочередных действий» на такие категории, как «Звонки», которые необходимо совершить, или «Ключевые вопросы по проекту», которые нужно задать на еженедельной планерке.