Все должно быть настолько простым, насколько это вообще возможно. Но не проще.
Не-действия
У вас должна быть четкая хорошо организованная система дел, которые не требуют конкретных действий. Все не-действия делятся на три категории: мусор, отложенные дела и справочная информация.
Мусор.
Мусор должен быть очевиден. Смело выкидывайте все неработоспособное и все, что не представляет интерес в качестве справочного материала. Если же вы оставите этот мусор, он перемешается с другими материалами и будет дезорганизовывать систему.
Отложенные дела.
Помимо мусора, есть ещё две группы, которые не требуют немедленных действий, но вы бы хотели эту информацию сохранить. Здесь опять же очень важно отделить то, что понадобится в работе от того, что в данный момент неработоспособно, в противном случае вы вновь вернетесь к своим папкам, кипам и грудам материалов, не зная, с чего начать и что с этим делать.
Скажем, вы нашли интересующую вас мысль в какой-то записке или прочли письмо, натолкнувшее вас на хорошую идею, которую можно было бы использовать в дальнейших проектах, но не сейчас. Вам хотелось бы вспомнить об этом в будущем, так что вы можете перенести это действие на некоторый отдаленный срок.
Например, вы получаете по почте рекламный проспект с расписанием концертов в филармонии. Программа вас сразу заинтересовала, но до неё-то ещё аж четыре месяца, и вы сейчас не знаете, сможете вы посетить эти концерты или нет, но если у вас будет такая возможность, вы бы пошли. Что вам с этим делать?
Есть два вида систем «откладывания»: «Списки когда-нибудь может быть» и файл напоминаний.
«Списки когда-нибудь может быть». Такой список может оказаться полезным для составления текущего списка дел, которые вы хотели бы сделать когда-нибудь, но не сейчас. Это нечто вроде парковки для проектов, которые сейчас не представляется возможным двигать, но про которые не хотелось бы забывать насовсем. Вы бы хотели проставить вплывающие время от времени напоминания.
Типичный пример «Списка когда-нибудь может быть»
| Купить резиновую лодку для рыбалки; Сделать промо-видео о компании; Выучить испанский; Пойти на мастер-класс по рисованию акварелью; Купить цифровую видеокамеру; Купить буфет для кухни; Путешествие по северу Италии; | Купить Катрин скутер; Покататься на воздушном шаре; Сделать стойку для винных бутылок; Оцифровать старые фотографии и видео; Устроить вечеринку с соседями; Изучить Photoshop; Настроить удаленный доступ к серверу из дома. |
«Список когда-нибудь может быть» может содержать:
* CD, которые я хочу купить\послушать;
* видеокассеты на прокат;
* книги, которые хочется прочесть;
* вина, которые можно было бы попробовать;
* поездки на выходные;
* посещение семинаров.
Вам надо будет просматривать этот список периодически, если вы собираетесь извлечь из него пользу. Я также предлагаю вам включить обзор его содержания в Еженедельный Просмотр.
Файл напоминаний. Самый элегантный способ организации просмотров этот файл напоминаний, иногда называемый также «подвешенным файлом» или «файл следования». Эта система позволяет вести почти литературную переписку с самим собой, как с корреспондентом из будущего.
Ваш ежедневник может выполнять ту же функцию. Вы можете поставить, скажем, на 15 марта напоминание, что вам через месяц придется платить налоги, или напоминание на 12 сентября, что «Лебединое озеро» в рамках гастролей Большого театра состоится через 6 недель.
Более детально это описано в главе 7.
Справочные материалы.
Большая часть информации, которая попадается вам на глаза, не может быть напрямую использована в делах, но представляет некоторую ценность в качестве справочных материалов. Вы, быть может, захотите сохранить её и обращаться к ней при необходимости. Можно сохранить её как в бумажной, так и в цифровой форме.
Бумажный материал — это все, начиная с меню из ближайшего ресторана до планов, иллюстраций, информации по сделкам — словом, все что угодно, что может быть прекрасно сохранено при помощи физических систем хранения. Это могут быть листы в ежедневнике со списком любимых ресторанов или телефонных номеров участников школьного клуба или даже целые папки, выделенные для ревизий документов.