Как писать письма эффективно
В следующий раз перед отправкой письма используйте эти способы повышения эффективности коммуникации.
Проверка. Плохая клавиатура, маленькие клавиши, отвлекающие факторы и коварная автокоррекция – из-за всего этого в письмах бывает много опечаток. Прежде чем нажимать кнопку «Отправить», проверьте правописание, точность фактов, тон и информацию в целом. Почти наверняка вы найдете, что исправить. Времени на это уйдет немного, и вы сможете избежать недоразумений.
Тема письма. Самая важная часть письма – тема. Это первое, что видит получатель и что мотивирует его к чтению. Тема всегда видна в списке рядом с адресом отправителя, чтобы можно было быстро найти нужное письмо. Она должна вкратце говорить о содержании и может включать дату, время и другие важные детали. Например, «Завтра в 15:00, не забудь права» информативнее, чем «Увидимся завтра».
Уместный стиль. Письмо официальное или нет? Вы обращаетесь с просьбой к руководителю или хотите подбодрить подчиненного? Покорно отвечаете на очередной вопрос сестры или задаете срочный вопрос, требующий немедленного ответа? Исходя из этого выбирайте тон и манеру изложения. Так вы избежите неуместной развязности или формальности, чрезмерных похвал или излишней критичности.
Спокойствие. Можно написать письмо в состоянии злости или возбуждения, но отправлять его лучше позже, когда вы успокоитесь и перечитаете его. Выпейте чаю, погуляйте с собакой, отвлекитесь как угодно. Помните, что письмо навсегда останется в киберпространстве.
Краткость. Переходите к сути без лишних реверансов.
Любезность. Проявляйте уважение к чужим чувствам так же, как при личном общении. А лучше больше, потому что не сможете сразу увидеть реакцию адресата и исправиться.
Эмпатия. Думайте о том, какое впечатление произведет ваше письмо. Тщательно выбирайте слова и тон, поставив себя на место получателя.
Ясность. Завуалированная суть письма может привести к обидам и непониманию. Если ваше послание не поняли или неверно интерпретировали, поговорите с человеком лично.
Чувства. Если это уместно, напишите о своих чувствах по отношению к человеку или ситуации. Для передачи эмоций можно использовать эмодзи.
Осторожность. Когда вы наедине с компьютером, электронная почта кажется приватным средством коммуникации. Но это не так. Письма иногда пересылают, почту могут взломать. Вероятность огласки невелика, но она есть, поэтому не стоит разбалтывать свои секреты или писать то, за что вам может быть стыдно.
Слушание. Эквивалент слушания в переписке – своевременный ответ. Почаще проверяйте почту.
Минимум вложений. Не у всех есть высокоскоростной интернет и программы для просмотра любых файловых форматов. По возможности вставляйте файлы в тело письма, где содержание автоматически отображается вместе с текстом. Это проще, чем открывать вложения.
Конфиденциальность. Когда отправляете письмо сразу нескольким адресатам, подумайте о том, что, вероятно, не все хотят афишировать свой адрес. Используйте функцию скрытой копии. Этим правилом можно пренебречь, если вы уверены, что все получатели знают адреса друг друга.
Текстовые сообщения появились в начале 2000-х, чтобы пользователи телефонов могли связаться друг с другом, когда звонить невозможно или нежелательно. Раньше с телефона можно было послать сообщение только на один номер и только текстовое, а сейчас все перебрасываются картинками и ссылками и есть функция рассылки. На волне популярности текстовых сообщений появились многие платформы для блогов, в том числе Twitter. Коммерческие организации рассылают клиентам напоминания и уведомления.
Плюсы и минусы
Сообщения – быстрый и удобный способ отправить информацию абоненту, пока он занят или недоступен. Это скорее неформальный способ общения, со множеством аббревиатур, сленговыми словечками и эмодзи. Текст не растворяется в воздухе, как телефонный разговор, а сохраняется в памяти устройства. Сообщения взяли на вооружение службы быстрого реагирования во всем мире, особенно в странах с неспокойной обстановкой.