Получается, что организовать юбилей можно в ближайшем ресторане от офиса компании или за городом, что уже сложнее, так как клиентов, партнеров, сотрудников достаточно легко собрать около привычного места, но всегда сложнее организовать переезд в новое.
Поскольку все предполагаемые участники юбилея находятся в одном городе, поэтому сборы и дорогу до мероприятия, а затем и обратно до дома, затратят максимум несколько часов, то само событие может быть вполне организовано на два-три часа — это минимальный возможный формат, при желании, увеличивается до двух суток, но это уже максимум, на больший период гостей удержать вряд ли получится.
Многим гостям может быть вполне удобно заехать почтить вниманием партнеров, пожать руку руководителю, сказать тост и далее следовать по своим делам, не выделяя целый день на участие в юбилее.
2.
Юбилей страховой компании из Санкт-Петербурга, располагающей 12-ю филиалами в крупных городах России.
Мероприятие для подобной организации потребует тщательного анализа разных вводных — от количества сотрудников в филиалах, важности клиентской базы в том или ином городе, до физической возможности оперативно добраться до предполагаемого места проведения будущего юбилея.
Учитывая организационные издержки гостей торжества, однозначно необходимо планировать время на возможность отдохнуть перед мероприятием. Дать женщинам шанс спокойно менять наряды — на дневную, например, уличную часть, и перед вечерней шоу программой, а затем — заложить в план отдых гостей после мероприятия.
Оптимальное заявленное время проведения юбилея для такой организации — это два-три дня, но по факту торжественно-развлекательная часть один день, с утра до вечера. Остальные дни необходимо выделить на сбор гостей и отдых, проводы после события.
Лучшим днем недели для организации такого юбилея является пятница, по следующим причинам — далеко не все партнеры могут выделить из графика два-три рабочих дня. Празднуя в пятницу юбилей, даем возможность самым загруженным людям сесть на самолет вечером в четверг и с утра пятницы целиком посвятить себя празднику, даже если после активного отдыха придется отсыпаться всю субботу — большинство деловых людей переживать не будет.
Мы увидели существенную разницу по времени проведения юбилея для двух разных организаций, в большинстве планируемых праздников для организаций, приходится учитывать сотни факторов, влияющих на время, выделяемое на организацию юбилея.
Глава 4. Выбор места для юбилея
Сейчас кратко опишу основные стандартные места проведения юбилея. В статье «Выбор оригинального места для юбилея», я подробно рассказывал о креативных и экзотических площадках, при желании её можно прочитать на сайте Event агентства.
Традиционно выбираются следующие варианты:
1. Офис, склад, производство организации
2. Место на природе
3. Пансионат, санаторий, турбаза, клуб загородного отдыха
4. Банкетный зал, ресторан, кафе, центр развлечений в ТРЦ
5. Отель, гостиничный комплекс
Расположили места, примерно в порядке готовности организации инвестировать финансы в проведение юбилея.
Наиболее часто скромно отмечают какие-либо юбилеи иностранные филиалы компаний в России, выделяя часто для этого не самый важный цех, корпус или часть офиса, пригласив кейтеринговую компанию, для организации минимального фуршета, пресса чаще всего и фотографирует данное мероприятие. Китайские, арабские, турецкие, индийские учредители очень редко готовы выделять серьезные бюджеты на организацию достойного праздника для филиала, в отличии от размаха события у себя на родине!
Аналогично отмечают юбилеи российские компании, у кого по разным обстоятельствам нет возможности ярко отметить свой праздник — это могут быть разного рода политические мотивы или реальные финансовые ограничения. Исключения представляют собой ситуации — когда цех завода или логистический склад только построен и в офис ранее не приглашалась пресса, партнеры.
Выезд на природу очень привлекателен для большинства жителей мегаполисов и для руководителей организации проводящих 90 % своей жизни в офисе, возможностью сэкономить, но сопряжен с огромным количеством организационных сложностей и риском испорченного праздника из-за непогоды. Отдельные трудности представляют собой обеспечение транспортировки, питания, уборки мусора, организация биотуалетов, когда число участников юбилея достигает сотен человек.