Учитывая все сложности выезда на природу, наиболее популярным местом проведения юбилея давно стали места 3 и 4 пункта, с большой парковкой и возможностью гостям часть времени проводить на свежем воздухе, например, перемещаясь между помещением и шатром, беседками. Готовая инфраструктура позволяет не заботиться о бытовых мелочах и сосредоточиться на главных целях мероприятия. Уровень сервиса, кухни определяет имиджевую составляющую выбора таких площадок под юбилей.
Организациям, готовым вывезти своих сотрудников и пригласить партнеров на побережье, или даже за границу, предпочтительнее снимать полностью отель или гостиничный комплекс, включающий в стоимость проживания широкий спектр дополнительных услуг.
Камерное место для ограниченного количества приглашенных на юбилей, редко предполагает киловатты звука и бешенный фейерверк в конце мероприятия, видный за десятки километров. Но, на яркое празднование юбилея накладываются другие ограничения, при выборе площадки — окружающие люди (туристы, проживающие), зачастую хотят спокойствия (громкая музыка может быть исключена из программы), сотни припаркованных машин могут создавать серьезные неудобства и даже конфликты, а возможность запускать фейерверки, или даже китайские фонарики в небо, есть далеко не у всех городских ресторанов.
При выборе места для юбилея, когда на праздник приглашаются люди разного социального статуса, желательно обеспечить зональность и возможно организовать доступ, используя современные технические решения, например — выдавая карту, браслет, в местах перехода из одного зала в другой, поставить датчики с дружелюбной, но твердо исполняющей инструкции охраной. Это рекомендуется делать, когда на мероприятие приглашаются политики, бизнесмены, артисты, известные всему миру — желающих подойти сделать с ними селфи за вечер может превысить любые разумные пределы и довести VIP гостей до бешенства.
Важный, но очень редко принимаемый во внимание нюанс из нашей практики: уточняйте даже у самых популярных и имиджевых площадках — есть ли у них места для переодевания, подготовки и питания артистам. К сожалению, нам не раз приходилось уговаривать не расстраиваться, и работать с душой артистов, после переодевания зимой на улице, в машине, или когда им предлагали перекусить стоя в коридоре. Спокойно к таким «мелочам» относятся только начинающие, но чем выше статут артистов, тем болезненнее они воспринимают такое отношение, вплоть до отказа выходить на сцену.
Итак, место для проведения юбилея лучше выбирать на основе функционального совпадения потребностей мероприятия, не опираясь на кухню, обслуживание. В моей практике есть опыт, когда мы организовывали юбилей в большом загородном коттедже, с нанятыми отдельно официантами, а еду привозили из четырех разных ресторанов.
Глава 5. Кого приглашаем на юбилей организации?
Любой юбилей — это отличная возможность хорошим, нужным людям проявить уважение и помириться с остальными полезными партнёрами.
Список приглашенных на юбилей всегда определяется целями мероприятия. Далее я не рассматриваю задачи организации скромного мероприятия для сотрудников склада, производства или офиса — для этого взаимодействие с подобно нашей Event компанией не требуется, как и проработка всех перечисленных в книге советов. Рассматриваю только проведение юбилея, подзадачами которого являются донесение определенных идей из широкого круга нужных организации людей и компаний.
Практически каждому руководителю хочется пригласить на грандиозный праздник бывших партнеров, сотрудников, клиентов, чьё мнение значимо для него, особенно, если расставание произошло в трудный и переломный момент становления организации. Мой однозначный совет: «категорически этого делать не стоит», лучше после юбилея пошлите ссылку на красивый отчет о мероприятии. Что может быть хуже публичного проявления обиды и выяснения отношений, у бывшего партнера, ценного специалиста — увидевшего грандиозность мероприятия и потерявшего голову от зависти?
Составление списка для приглашения на юбилей организации — задача, требующая ювелирной политкорректности и стратегического чутья на людей, чьи ресурсы и связи необходимы для развития в будущем. Для этого нужно иметь качественный план развития организации на ближайшие годы и понимать, благодаря каким организациям, и занимающим в них ключевые посты людям, возможен успех или противодействие — именно эти люди приглашаются первыми на будущий праздник.