А теперь посмотрите, куда делись проблемы из разряда «выбросить мусор в корзину »?
он требует множества контактов с людьми, мы ставим перед собой все новые и новые цели.
В какой-то момент нас перестает удовлетворять последовательный характер действий. Мы вынуждены выполнять несколько дел в одно и то же время.
Шутка про то, что «он не мог идти и жевать жевательную резинку одновременно» уже устарела.
Он - мы - уже не только можем идти и жевать одновременно, но также и одновременно наводить порядок, находить, думать, упражняться, помогать, управлять, собирать и нести.
Делать несколько дел параллельно - все равно что бежать по разным тропинкам. Для этого не требуется чуда, волшебства или особых способностей.
Мы можем делать одновременно столько дел, сколько захотим, и до тех пор, пока не решим остановиться.
Мы сможем справиться с любыми трудностями и сохранить положительный настрой, если забудем про старый, свойственный рутинной работе принцип «не браться за несколько дел сразу». Принцип нескольких тропинок не является образцом привычных многим дисциплины и порядка, но большинство матерей уже сделали из него искусство, вот почему по возвращению на работу они обгоняют многих из нас в скорости выполнения работы по крайней мере в два раза!
В течение рабочего дня мы неоднократно сталкиваемся с необходимостью подождать. Разумно будет извлекать из вынужденных перерывов пользу.
Мы можем выполнить часть рутинной работы, пока говорим по телефону с многословным человеком или ждем, когда нам «перезвонят через секунду, когда загрузится компьютер или распечатается документ. Некоторые идеи для заполнения таких перерывов: найти нужный адрес, выкинуть конверты, наклеить ярлыки на диски, навести порядок в ящиках стола, проверить почту, подшить новые файлы и наклеить на них ярлыки, откорректировать письма, сделать копии, удалить старые файлы с жесткого диска, обновить ваш список проектов.
В офисе мы всегда можем сделать больше дел, чем запланировали, ведь в нашем распоряжении есть семь больших помощников:
• До - до начала рабочего дня.
• После - после того, как все уйдут из офиса.
• Каждый раз - каждый раз, когда в работе неожиданно происходит заминка.
• Пока - пока печатает принтер.
• Во время - во время еды или ожидания звонка.
• Повсюду - повсюду, где посетит вдохновение.
• Потому что - потому что мы можем думать, руководить и жевать жевательную резинку одновременно.
Думайте наперед, старайтесь предвидеть каждый следующий шаг, думайте, как можно приступить к новому заданию, продолжая выполнять старое.
Взгляд в будущее также поможет вам лучше подготовиться к предстоящим поручениям.
Приводим в порядок сумятицу дел
Нам следует браться за выполнение работы в ту же минуту, когда она поступает. Пробегайте глазами все документы, отправляйте ненужное в мусорную корзину, а нужное подшивайте в файл или откладывайте в соответствующую стопку. Другими словами, не позволяйте работе накапливаться.
Еще один совет: не откладывайте в долгий ящик несложные задания. Выполните их сразу же, иначе в один прекрасный день окажетесь погребенным под грудой невыполненной работы.
Мы можем перепоручать нашу работу не только подчиненным, но и нашим коллегам, и даже начальникам.
Некоторые поручения имеет смысл отдать внештатным работникам. Многие дела больше под силу людям, обладающим большим влиянием или находящимся на другой ступени социальной лестницы.
Как мы можем спастись от окружающей нас суматохи: моря работы, количество которой все растет, и непредсказуемых событий, мелькающих перед глазами? Один из вариантов - скрепя сердце, окунуться в ворох накопившихся дел.
Сначала беритесь за срочные поручения и приложите все усилия, чтобы побыстрее их выполнить.
Дела, которые могут подождать, занесите в список несрочных дел.
Вы можете дождаться, когда поступит второе срочное поручение, но это рискованно. Доводить до конца два неотложных дела сразу очень непросто, кроме того, есть вероятность, что пострадает качество работы. Если вы протянете время, то рискуете не завершить работу в срок. В том, что задание останется несделанным, пролежав в очереди два с половиной месяца, будет только ваша вина.
Если составленный вами список дел невероятно длинен, вы можете, набравшись храбрости, незамедлительно приступить к их постепенному выполнению. Возможно, это под силу не каждому, но зато в нужных ситуациях, такой метод творит чудеса.
Выберите с десяток самых «горячих» проектов, реализация которых может принести компании значительную прибыль и выгоду.
Поместите их во главу списка и оставьте на время в стороне дела, не относящиеся к выбранным пунктам. Для них можно завести отдельный список.
Вы должны быть готовы к недовольству со стороны начальства и коллег, если ради завершения выбранных проектов вам придется игнорировать некоторые второстепенные поручения и просьбы, даже если они исходят от руководства. Не исключено, что атмосфера в офисе будет весьма накаленной, и вам поначалу придется нелегко. Постарайтесь сохранять мужество и не раздражаться в ответ на упреки сотрудников в том, что вы не принимаете участие в разработке плана работы компании на следующий год и не срываете старые бумаги с доски объявлений. Когда придет время для подведения итогов (повышения зарплаты и продвижения по службе), они вспомнят о том, что именно вы заработали для компании два миллиона долларов, а вовсе не о необработанном вами документе не первой степени важности.
Завершите поручение, которое повысит доход компании, не обращая внимания на недовольство окружающих: эти люди хотят, чтобы вы брались за пятидолларовые и десятидолларовые проекты, а не за действительно серьезные дела.
Не все проекты и задания, с которыми вам приходится сталкиваться, хорошо продуманы. Это может относиться и к поручениям руководства.
Если вы не согласны с конкретным заданием, сообщите об этом начальству: поставьте под сомнение срочность выполнения этого задания и попросите начальника обосновать его значимость. Лучше сейчас перетерпеть гром и молнии, чем взяться за сомнительный проект и в итоге оставить его незавершенным.