Ваша задача – держаться доброжелательно и говорить простым понятным языком. Как правило, ваш деловой партнер исходит из того, что имеет дело с приятным человеком, который отвечает за свои поступки. Постарайтесь не разочаровать его. Пишите ясно, четко и по существу.
Варианты
I need information about… I need to know…
Please provide feedback on… Do you know…
Could you please tell me… I want to know…
What’s the status/update on… Do you have details on…
You might be able to help with… Can I have your opinion…
Ответ на запрос информации
Andrew, Sandy,
Предмет обсуждения
Here’s the information you requested on the HSF alloyinvestment.
Первый вариант
If we buy:
Optimistic figures on 7-year horizon suggest future cash inflows at about 78M. Low interest rates in Central America look stable, and the HR legislation that just passed gives management more latitude than in the past. It’s not another SoCorp scenario.
Второй вариант
If we don’t buy:
The chief risk is that Lumina will make a move that will potentially increase competition in Central American markets. We can postpone investment until Reichart is on the block and then position for subsidiaries.
Подтверждение доброй воли
Give me a call before the week is up and we’ll discuss the details.
Инструменты
Читать длинный текст надоедает. От него устают глаза. В нем сложно разобраться. Старайтесь, чтобы ваше письмо уместилось на экране ноутбука. Адресат оценит это. А вам это поможет сосредоточиться на главном.
Прокручивание требует лишних нажатий на клавиши, а значит, дополнительного времени. Не отправляйте длинные письма без крайней необходимости.
Иногда без прокрутки не обойтись. Но в большинстве случаев отправитель сообщает массу ненужных подробностей, заставляя адресата изучать информацию, которая не относится к делу или которую следует вынести во вложенный файл.
Адресату удобнее прочесть несколько коротких писем по разным вопросам, чем изучать пространный текст обо всем сразу. В длинном письме труднее выделить главное – основные мысли становятся менее четкими. Короткий текст доходчивее, а его структура проще.
E-mail требует лаконичности, поэтому ограничьтесь самыми необходимыми сведениями. Историю вопроса изложите во вложенном файле.
Во многих компаниях прослеживается общая тенденция: чем выше должность отправителя, тем короче его письма. Разумеется, есть информация, без которой не обойтись, чтобы изложить суть дела. Но зачастую письма изобилуют лишними подробностями. Помните: тот, кто уверен в своей правоте и облечен властью, не разжевывает каждую мысль.
Будьте осмотрительны! В каждой компании есть конфиденциальная информация. Обмениваться ею в письменном виде можно только с разрешения юридического отдела.
Подобные вещи желательно обсуждать по телефону, а еще лучше при личной встрече. Едва ли вы сможете проконтролировать, кто будет читать ваше письмо.
Входящие
Говорит босс…
• Что пытается сказать этот человек?
• Почему нельзя нанимать тех, кто умеет выражаться внятно?
• Почему они не пользуются проверкой орфографии?
• Пабло вроде бы умный парень, почему он не может связать двух слов?
• Я считал, что Эльза – лучший кандидат на эту должность, но, прочитав ее опус, призадумался.
• Надо ли повышать человека, который пишет такие ужасные письма?
• К этому письму я вернусь позднее, сейчас у меня нет времени в этом разбираться.
• Почему никто не умеет редактировать написанное?
Совет
Самые разные люди часто допускают одну и ту же ошибку. Они думают, что длинные фразы и витиеватый слог – показатели образованности и профессионализма. Не зря же они потратили на обучение уйму денег. Они так старались обогатить свой словарь. Они успешно прошли тесты, – SAT[1], а возможно и GMAT[2]. Они занимались по ночам, вместо того чтобы развлекаться. Они трудились не покладая рук. Они грызли гранит науки. А в книгах, которые они читали, всегда встречались длинные слова и сложные предложения.