В конце XVIII — начале XIX в. архив возглавлял выдающийся архивист Н. Н. Бантыш-Каменский (1737–1814). Потомок молдавского княжеского рода Кантемиров, ученик Миллера и сотрудник по историческим изданиям Новикова, человек, получивший духовное и университетское образование, он проработал в архиве свыше 50 лет, пройдя путь от рядового архивариуса до директора. Вкусивший в молодости идеи Просвещения, Бантыш-Каменский стал выдающимся собирателем исторических фактов, одним из первых отечественных библиографов и археографов. Среди современников, занимавшихся историей, он слыл своеобразным «патриархом», поражая своими историческими познаниями. Его многотомный «Обзор внешних сношений России» оказался первым систематическим трудом, освещавшим внешнюю политику России с древнейших времен до начала XIX в.
Жизнь этого человека была наполнена постоянными заботами по архиву. В 1812 г., накануне вступления французов в Москву, ценой немалых усилий ему удалось получить у главнокомандующего Москвы графа Ф. В. Ростопчина подводы для эвакуации документов архива и вместе со своими сотрудниками спасти их от гибели. Он-то стал и руководителем первых начинаний кружка в области изучения истории.
Еще в бытность Миллера директором архива здесь возникла мысль издания дипломатических документов по образцу роскошной французской публикации XVII в. Ж. Дюмона. Тогда же были выявлены соответствующие документы, произведен расчет денежных средств, но смерть Миллера и отсутствие финансовой базы привели к тому, что проект не был реализован.
Очевидно, ознакомившись с этим проектом, Румянцев еще 25 февраля 1811 г. представил на имя Александра I доклад, в котором «усердствуя пользам всемилостивейше вверенного мне иностранного департамента и желая споспешествовать образованию чиновников, посвящающих сему служению, равно как и распространению общеполезных сведений», предлагал приступить к такому изданию на свои личные средства[21]. Он предусмотрительно оставлял за собой право руководства будущим предприятием даже в случае, если покинет пост министра иностранных дел. В докладе Румянцева отчетливо проводилась мысль о политическом значении публикации: уже во второй половине XVIII в. русское правительство в своей внешнеполитической деятельности начало широко использовать обзоры и исторические справки о дипломатических сношениях России с различными странами. Обзоры готовились по документам архива Миллером, Бантыш-Каменским и Малиновским. В глазах Румянцева это должно было стать престижным для России делом еще и потому, что почти одновременно подготовкой аналогичных публикаций занялись в других европейских странах: Германии, Швеции, Дании, Англии.
3 мая 1811 г. Александр I утвердил доклад канцлера. Под начальством Бантыш-Каменского при Московском архиве Коллегии иностранных дел для подготовки этой работы была создана Комиссия печатания государственных грамот и договоров в составе главного смотрителя и двух чиновников. Первая часть издания, получившего название «Собрания государственных грамот и договоров», включала древнейшие документы по истории России — княжеские духовные и договорные грамоты. Она была сдана в типографию уже в конце 1811 г. Эвакуация архива в 1812 г. и последовавшая в 1814 г. смерть Бантыш-Каменского серьезно осложнили подготовку следующих частей этого труда. Комиссия, составленная из малоквалифицированных чиновников, изнывала от сложности свалившегося на нее труда. К этому времени Румянцев изменил и первоначальный план издания, решив отложить публикацию собственно дипломатических материалов и продолжать издание «внутренних» документов.
В этих условиях были необходимы специалисты, способные заменить Бантыш-Каменского как ученого и организатора всего начинания по изданию «Собрания государственных грамот и договоров». Еще в конце 1813 г. Бантыш-Каменский, пользуясь правом подбора чиновников для Комиссии, обратил внимание Румянцева на молодого выпускника Московского университета К. Ф. Калайдовича (1792–1832), отрекомендовав его как человека, «знающего крепко литературу и российскую историю» и давно мечтающего работать над «Собранием».