Книга учета входящих документов предназначена для внесения записей о документах, представляемых в орган по регистрации прав (или его филиал) для осуществления им государственной регистрации прав на недвижимое имущество, ограничений (обременений) прав, сделок с недвижимым имуществом в соответствии с Законом.
Книга учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав предназначена для внесения записей о выданных свидетельствах о государственной регистрации прав, закладных, дубликатах закладных, подлинных экземплярах аннулированных закладных.
Книга учета выданной информации о зарегистрированных правах предназначена для учета запросов и заявлений о выдаче информации и фактов выдачи информации органами, осуществляющими государственную регистрацию прав, в соответствии со ст.ст.7 и 8 комментируемого Закона. В книге учета выданной информации о зарегистрированных правах также учитываются заявления о выдаче копий договоров и иных документов, выражающих содержание односторонних сделок, совершенных в простой письменной форме.
Книга учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества предназначена для внесения записей о поступивших в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, копиях решений (постановлений, определений) о наложении арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, по которым отсутствуют разделы ЕГРП, в связи с чем арест (запрещение) не может быть зарегистрирован в ЕГРП в порядке, установленном Законом.
9. Дело правоустанавливающих документов открывается на каждый объект недвижимого имущества. В него помещаются все документы, необходимые для проведения государственной регистрации прав на объект недвижимости. В дело также помещаются иные документы, указанные в Законе, например: копия сообщения об отказе в государственной регистрации прав, уведомления о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права, копии уведомления о приостановлении государственной регистрации прав, направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе, письменного сообщения об исправлении технической ошибки, направленного заявителю.
Дело идентифицируется так же, как и все остальное в ЕГРП, — по принципу единства идентификации, т.е. по кадастровому номеру, а при его отсутствии — по условному номеру. Документы в деле прошиваются и хранятся в хронологическом порядке их поступления, при этом дело содержит опись помещаемых в него документов. Вместе с документами хранятся и копии расписок о принятии правоустанавливающих документов. Дело правоустанавливающих документов закрывается, когда объект недвижимого имущества прекращает свое существование в результате разделения, слияния, выделения либо ликвидации. На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указанием кадастровых (а при их отсутствии — условных) номеров объектов недвижимости, образованных на основе данного объекта недвижимости.
10. При применении п.3 комментируемой статьи следует учитывать положения Инструкции о порядке присвоения при проведении государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним объектам недвижимого имущества условных номеров, которым в установленном законодательством РФ порядке не присвоен кадастровый номер, утвержденной Приказом Минюста России от 8 декабря 2004г. N 192[62]. Данная Инструкция применяется с 1 января 2005г.
Напомним, что согласно п.3 ст.12 комментируемого Закона идентификация объекта недвижимого имущества в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним осуществляется по условному номеру в случае, если в установленном порядке объекту недвижимого имущества не присвоен кадастровый номер. Идентификация земельного участка в ЕГРП осуществляется по кадастровому номеру, который присваивается ему органом, осуществляющим деятельность по ведению государственного земельного кадастра. Условный номер присваивается органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, при проведении государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним при открытии на объект недвижимого имущества соответствующего раздела ЕГРП.
По смыслу п.4 Инструкции условный номер имеет следующую структуру: А-Б-В-Г, где:
А — двухзначный номер субъекта Российской Федерации;
Б — двухзначный номер регистрационного округа;
В — одиннадцатизначный номер книги учета входящих документов, состоящий из разделенных между собой косой чертой двухзначного номера подразделения территориального органа Федеральной регистрационной службы, осуществляющего государственную регистрацию прав (в том числе структурного подразделения центрального аппарата территориального органа службы, который обозначается цифрами "01"), трехзначного порядкового номера книги учета входящих документов, ведущейся данным подразделением, четырехзначного номера, обозначающего год, в котором осуществляется ведение книги учета входящих документов;
Г — трехзначный порядковый номер записи в книге учета входящих документов.
Составные части условного номера отделяются друг от друга знаком "-".
Например, 33-33-01/002/2005-127, где:
33 — номер субъекта Российской Федерации;
33 — номер регистрационного округа;
01/002/2005 — номер книги учета входящих документов, состоящий из номера подразделения территориального органа Федеральной регистрационной службы, осуществляющего государственную регистрацию прав (01), порядкового номера книги учета входящих документов (002), года, в котором осуществляется ведение книги учета входящих документов (2005);
127 — порядковый номер записи в книге учета входящих документов.
В условном номере, присваиваемом Федеральной регистрационной службой (ст.9 комментируемого Закона), его составляющие А и Б обозначаются цифрами "00".
Например, 00-00-03/002/2005-056, где:
03/002/2005 — номер книги учета входящих документов, состоящий из номера структурного подразделения Федеральной регистрационной службы, осуществляющего государственную регистрацию (03), порядкового номера книги учета входящих документов, ведущейся данным подразделением (002), года, в котором осуществляется ведение книги учета входящих документов (2005);
056 — порядковый номер записи в книге учета входящих документов.
Осуществление государственной регистрации перехода права, ограничения (обременения) права на объект недвижимости, которому в установленном рассматриваемой Инструкцией порядке присвоен условный номер, сделок с данным объектом недвижимого имущества не влечет изменения условного номера.