Если оплата труда сотрудников не сдельная, а повременная, довольно трудно контролировать использование их рабочего времени. Некоторые компании вводят так называемые листы учета рабочего времени, в которых сотрудник расписывает, чем он занимался в каждом из двухчасовых интервалов; затем эти листы анализируются руководителем и службой внутреннего контроля.
Из авансовых отчетов за любой месяц возьмите документы на две-три командировки разных сотрудников; запросите табели учета рабочего времени этих сотрудников и сверьте даты их нахождения в командировке с данными табеля.
77. РЕВИЗИЯ РАСХОДОВ. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ЗА ПРОЧИМИ РАСХОДАМИ
Такие статьи прочих затрат как «Расходы на ремонт основных средств», «Юридические и консультационные услуги» традиционно используются в качестве каналов «обналичивания» денежных средств, что привлекает к ним более пристальное внимание ревизоров.
Перед проведением ревизии надо правильно поставить цели: поиск доказательств возможной фиктивности данных или проверка формальной стороны расходов (наличие договора, акта приемки работ, правильно оформленного счета-фактуры, указание НДС в правильной сумме).
От выбора цели зависят дальнейшие действия ревизора. 1. Попросите бухгалтерию распечатать Главную книгу за каждый месяц по счету «Общехозяйственные расходы», проанализируйте состав расходов, уточните перечень наиболее крупных расходов (или регулярно повторяющихся средних расходов по величине сумм), попросите предоставить документы по таким расходам. 2. Определите степень «материальности следов». Оцените риски фиктивности расходов; учтите, что во многих случаях услуги оказываются действительно реальными. 3. Выясните у представителей проверяемой организации: как фиксируется инициирование таких расходов, как можно узнать, кто фактически поставил вопрос о необходимости таких расходов; • предусматривал ли такие расходы бюджет организации; • как было организовано привлечение организаций – исполнителей привлекших ваше внимание видов расходов: кто вел переговоры, какие были еще претенденты и т. д.; • кто принимал окончательное решение о выборе подрядчика, где это задокументировано; • как проводилась приемка результатов работ, были ли выявлены какие-либо замечания, недостатки, где они зафиксированы. 4. Сделайте вывод об организации принятия решений о проведении наиболее крупных расходов.
Проверка по существу может строиться по следующей схеме.
Оценивается возможность фиктивности услуг. Например, если в расходы включен ремонт фасада, риск фиктивности затрат меньше, так как этот ремонт должен быть заметен. Если оказание таких услуг не очевидно (например, ремонтировали территориально удаленные объекты, или работы были скрыты – ремонт теплотрассы, перенос труб и т. д.), необходимо более пристально изучить документы. На фиктивность работ могут указывать: 1) отсутствие подробной инженерной документации. Например, при переносе труб должен быть четкий план – где они лежали и куда нужно их перенести; если ремонтируют асфальт, то должны быть границы асфальтирования на плане с указанием площади асфальтирования; если производился ремонт крыши, то должно быть указание, какой части крыши и т. д.; 2) отсутствие претензий, прием работы с первого раза: в реальных документах обычно что-то корректируется, вычеркивается и т. д.; 3) нежелание сотрудников проверяемой организации обсуждать эти вопросы, проявление настороженности и даже враждебности к проверяющему; отказ под различными предлогами осмотреть отремонтированные объекты; 4) отсутствие какой-либо информации о фирме-подрядчике в Интернете.
При наличии возможности лучший результат дает встречная проверка организации-подрядчика.
78. РЕВИЗИЯ РАСХОДОВ. КОНТРОЛЬ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Оценка эффективности расходов может производиться по многим позициям:
• существует ли в организации система стимулирования работников за экономию ресурсов (без ущерба качеству продукции);
• существует ли в организации система сбора рационализаторских предложений по улучшению технологий производства;