Административные системы слишком часто рассматриваются как механистические, бюрократические и академически неинтересные. От внимания часто ускользает тот факт, что, хотим мы того или нет, все мы являемся администраторами. Однако слишком часто мы не желаем признавать или признаваться в том, что выполняем административную роль.
В последние годы, возможно, только последние пятнадцать, административные системы меняются, они подчиняются влиянию технологий. Ключевые технологии административной поддержки способны радикально изменить сам характер работы. Электронный обмен данными (EDI), мультимедийные системы, вычисления в рабочих группах, телеработа, сверхвысокий рост - все это способно привести к радикальным изменениям в способах торговли, обмена информацией и принятия решений, и каждый из них имеет серьезные последствия для административных систем, лежащих в основе такой деятельности.
Дихотомический аргумент: технология как средство решения проблем и технология как средство создания проблем - хорошо отрепетирован. Ирвинг и Хиггинс (1991), Тапскотт и Кастон (1993) подчеркивают необходимость грамотного управления технологией и ее правильного применения. Признается, что сама по себе технология не имеет ценности; ее ценность обеспечивается контекстом, намерениями и управлением, и можно утверждать, что именно эти три влияющих фактора создают условия для того, чтобы технология действовала либо как освобождающая сила, либо как создатель проблем.
Учитывая эти аргументы, мы заинтересованы в изучении дихотомии "освобождение/создание проблем" через рассмотрение основных тем современных административных систем. Мы зададимся вопросом, дает ли технология возможность административному управлению избавиться от имиджа медленной, скучной, безжизненной и малоинвестиционной деятельности - иными словами, освободиться. Освобождение, как представляется, не всегда является полностью позитивным явлением.
Если бы освободительные силы технологий получили свободу действий, то полный доступ к глобальным данным и программному обеспечению стал бы бесплатным. Любой человек мог бы войти в любую систему по своему желанию, а границы - организационные, национальные и международные - технологически перестали бы существовать. Хотя у этого сценария есть свои сторонники, общепризнанно, что для развития технологий необходима определенная отдача от инвестиций, и потенциальные проблемы, связанные с неограниченным доступом к данным и программному обеспечению, должны быть решены. Одним из широко распространенных способов сдерживания освобождающих сил являются правовые ограничения.
Сосредоточив внимание именно на этом аспекте административных систем - новых нормативных документах, появившихся в результате широкого использования компьютеров в офисной среде, - мы можем вкратце изучить, как работают механизмы контроля над проблемно-порождающими силами новой техники, и задаться вопросом, не пытаемся ли мы, пытаясь ограничить проблемы технологии административной поддержки, на самом деле стать свидетелями порождения трудноразрешимых проблем административных систем.
ОСВОБОЖДЕНИЕ АДМИНИСТРАТИВНЫХ СИСТЕМ
В последние годы внедрение технологий часто рассматривается как замена эффективного управления. Организации все чаще используют компьютерные технологии для сбора, сортировки и распространения информации, вытесняя канцелярские процедуры и даже полностью заменяя административный персонал. Мы считаем, что представление о том, что технология обеспечивает выполнение бизнес-функций за счет предоставления адекватной, актуальной и релевантной информации, ошибочно. Технология - это инструмент, который используется при разработке информационных систем. В то же время часто не признается необходимость эффективного управления административными системами и процедурами, которые существуют как в отдельных компаниях, так и в подразделениях.
В рамках этого проекта, в частности, в качестве примера, можно привести работу с должностными обязанностями и подразделениями организации.
lAM: Институт административного управления, который является британской профессиональной организацией.
организация с мировыми связями, стремящаяся содействовать развитию науки административного управления. Институт определяет административный менеджмент как: "та отрасль менеджмента, которая занимается услугами по получению, регистрации и анализу информации, планированию и коммуникации, с помощью которых руководство предприятия защищает свои активы, продвигает свои дела и достигает своих целей".