На практическом уровне Институт признает, что административный менеджмент является как специфической ролью, так и общей задачей в рамках управления для тех, кто переходит от профессиональной или технической подготовки к управленческому статусу. Признавая профессиональную роль административного управления, следует также отметить личную ответственность всех сотрудников организации. Каждый человек в организации в той или иной степени вовлечен в административную работу.
В прошлом административная поддержка рассматривалась как работа, выполняемая в офисе с использованием соответствующих канцелярских или секретарских услуг. Создание систем административной поддержки рассматривалось как малозатратная инвестиция: работали сравнительно простые системы, неквалифицированные и полуквалифицированные работники набирались из большого количества рабочей силы, а физические ресурсы были стабильными, легкодоступными и относительно дешевыми. Обеспечить технологическую поддержку и инфраструктуру, необходимую современным людям, принимающим решения, становится все дороже. Логика бизнеса заставляет нас полагать, что с увеличением расходов будет связано повышение производительности. Однако определить ощутимый выигрыш довольно сложно, и многие организации остановились на концепции добавленной стоимости, а не на строгой модели "затраты/выгоды". Есть свидетельства того, что организации выживают в условиях растущей конкуренции на рынке, но трудно приписать добавленную стоимость какому-то одному конкретному фактору.
Можно утверждать, что административные системы существуют главным образом для того, чтобы информировать руководство и способствовать процессу принятия решений в организации путем предоставления полезной и своевременной информации. Чтобы быть полезной, информация должна быть доступной как с точки зрения ее наличия, так и с точки зрения ее смысла. Несмотря на то, что признается необходимость согласования или интеграции стратегий развития бизнеса и информационных систем, существует мало документальных свидетельств, позволяющих определить их влияние на административные системы и процедуры.
Мы наблюдаем серьезные изменения во многих традиционных структурах и процедурах, поскольку последствия непрерывного технологического прогресса в сочетании с быстрыми темпами изменений оказывают влияние на бизнес:
Более плоские/обучаемые организационные структуры;
Расширение доступа к широкому спектру данных;
Расширение прав и возможностей лиц, принимающих решения;
Возможность работы из любого места;
Все больший отход от бумажных операций.
Организации стремятся проводить изменения с минимальным или приемлемым уровнем риска, однако любые изменения несут в себе угрозы и возможности. В то время как технофобия, недостаток общения и трудности адаптации к новым ситуациям являются одними из угроз, которые могут препятствовать принятию изменений, возможность смены власти, основанной на доступности и наличии информации, была признана Найтом и Силком (Knight and Silk, 1990). В связи с этим возникает вопрос: будут ли изменения в информационных потоках и в обеспечении административно-управленческих систем означать, что администрирование в том виде, в котором мы его знаем, исчезнет; можем ли мы позволить себе рассматривать административные системы как периферийную деятельность в организациях?
Рост культуры обслуживания в Великобритании привел к развитию аутсорсинговых услуг поддержки бизнеса, начиная от ИТ и заканчивая персоналом, закупками, дистрибуцией и транспортом, а также управлением недвижимостью. Хотя многие из этих услуг изначально были частью функций, выполняемых поставщиками, или управлялись наряду с основными бизнес-функциями, необходимость повышения производительности, сокращения накладных расходов и максимизации стоимости активов побудила организации рассмотреть возможность/стоимость передачи этих вспомогательных функций на аутсорсинг. При этом необходимо учитывать опасения, связанные с потерей контроля над этими функциями, многие из которых рассматриваются как основа административной деятельности. В любой организации, передавшей на аутсорсинг все или многие из этих вспомогательных услуг, все равно будет присутствовать административный элемент в рамках основной бизнес-функции и необходимость сохранять определенный контроль над переданной на аутсорсинг деятельностью.
УПРАВЛЕНИЕ СИЛАМИ, СОЗДАЮЩИМИ ПРОБЛЕМЫ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НОВЫХ НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАТИВНЫХ СИСТЕМАХ