21 мая 1887 г. специальным циркуляром № 1850 Департамент полиции установил документы, которые в обязательном порядке должны были представлять жандармские управления при производстве переписки или формального дознания{72}. Не позже суток после начала следствия жандармское управление обязано было направлять в Департамент полиции специальное извещение об этом, которое в верхнем правом углу имело обозначение — букву «А» и поэтому на делопроизводственном жаргоне именовалось «литерой А». По получении «литеры А» до 1902 г. в 4-м, а с 1902 г. в 7-м делопроизводстве для контроля над следствием заводилось специальное дело, куда затем поступала вся связанная с ним переписка{73}.
Если начиналось формальное дознание, за которым обязан был наблюдать прокурор, то одновременно с Департаментом полиции извещение о начале дознания направлялось в Министерство юстиции, и здесь во Временной канцелярии по особо важным уголовным делам тоже заводилось дело.
В ходе первого же допроса на каждого подследственного заполнялась анкета, в верхнем правом углу которой ставилось обозначение — буква «Б» и которая поэтому именовалась «литерой Б». Она содержала самые общие биографические сведения о задержанном. «Литера Б» направлялась в Департамент полиции, и здесь, если под следствием находилось несколько человек, на каждого из них в рамках общего дела заводилась особая папка, которая рассматривалась как часть этого дела и содержала сведения, касающиеся каждого подследственного в отдельности{74}.
В случае изменения меры пресечения в Департамент полиции направлялась «литера В»{75}, об окончании переписки или дознания Департамент полиции ставился в известность «литерой Г»{76}.
Приступая к расследованию того или иного дела, губернское жандармское управление обязано было производить фотографирование. Насколько удалось установить, обязательное фотографирование политических преступников было введено циркуляром Третьего отделения № 4936 от 31 июля 1879 г. и регулировалось циркулярами № 4694 от 19 июня 1880 г., № 9579 — 31 декабря 1880 г., № 5734 — октябрь 1881 г., № 2395 — 19 октября 1885 г., № 807 — 26 марта 1886 г., № 2763 — 5 сентября 1890 г., № 3162 — 15 октября 1890 г.{77}.
Одна фотография оставлялась в делах ГЖУ, пять следовало отправить в Департамент полиции{78}. Одновременно циркуляр № 410 от 31 января 1903 г. предусматривал антропометрическое и дактилоскопическое обследование обвиняемого и составление специального протокола с описанием его примет{79}.
Подтверждая обязанность жандармских управлений представлять в департамент фотографии лиц, обвиняемых в государственных преступлениях (фас и профиль), и отмечая разнобой в характеристике примет, циркуляр Департамента полиции № 410 от 31 января 1903 г. рекомендовал следующий набор вопросов для описания примет: 1) возраст, 2) рост — стоя и сидя, 3) телосложение, 4) цвет волос, 5) цвет глаз, 6) длина и ширина головы, 7) длина среднего пальца, мизинца левой руки и предплечья, 8) длина ступни левой ноги, 9) длина и ширина правого уха, 10) длина распростертых рук, 11) описание особых примет{80}.
29 декабря 1906 г. был утвержден циркуляр № 1, в соответствии с которым вместо составления «протокола примет» предписывалось заполнение специальных регистрационных карт. «Два экземпляра такой карты, заполненной всеми сведениями с наклеенными на нее фотографиями, не позже как на другой день изготовления карточек [следовало] отсылать в Департамент полиции, адресуя в Регистрационный отдел».
«Со всех подвергаемых личному задержанию, — говорилось в циркуляре, — фотография должна быть снята по возможности или в самый день или же никак не позже следующего за задержанием дня»{81}. Причем с этого момента фотография должна была иметь три вида: в профиль, в фас и в полный рост. Один экземпляр регистрационной карты с фотографиями оставлялся в ГЖУ, два направлялись в Департамент полиции и здесь поступали в Регистрационный отдел.
По окончании предварительного следствия и формального дознания дело или закрывалось, или же передавалось в суд. Материалы «переписки» по представлению губернатора или же градоначальника рассматривались Особым совещанием при МВД, которое имело право приговорить обвиняемого к ссылке на срок до пяти лет{82}. Все дела вносились в Особое совещание 5-м делопроизводством Департамента полиции, где в связи с этим на каждого обвиняемого заводилось специальное дело{83}.
Для того чтобы контролировать деятельность учреждений и ориентироваться в его документации, существовало правило учета входящих и исходящих документов. Подобные книги или журналы учета обязаны были вести все учреждения политического сыска, в том числе и Департамент полиции.