Внутри любого архива хранимые материалы делятся на фонды, описи и дела. Фонд – собрание документов одной организации. Например, в РГАСПИ фонд 17 – документы ЦК РСДРП-ВКП(б), фонд 76 – личный фонд Ф.Э. Дзержинского. Опись – часть фонда, охватывающая документы какого-то отдела данной организации или какого-то временного отрезка. Например, в том же фонде 17 опись 3 – протоколы заседаний Политбюро ЦК РКП(б) – ВКП(б); в фонде 76 опись 1-я содержит документы Ф.Э. Дзержинского до октября 1917 г., 3-я опись – материалы, связанные с пребыванием Ф.Э. Дзержинского на посту председателя ВЧК-ОГПУ. Каждая опись делится на дела. Дело состоит из отдельных документов, посвященных общей проблеме, и может насчитывать от одного до нескольких сотен листов. Например, в фонде 17, опись 3, дело от 6 июля 1922 г. № 253 состоит из одного листа – письмо Ф.Э. Дзержинского И.В. Сталину по поводу отчетов ГПУ, представленных в секретариат ЦК. Зато дело № 137 (фонд 17, опись 65) «Политические сводки и информационные бюллетени Московского и Петроградского военных округов за 1919 г.» насчитывает 365 листов. Поэтому исследователь, работающий с материалами архива, при их использовании в своей публикации обязательно должен указать название архива, данные фонда, описи, дела и номер листа.
Специальные архивы в Москве и Санкт-Петербурге занимаются сбором и хранением кино-, фоно– и фотодокументов. Вещественные источники, как правило, хранятся в фондах музеев. Работа архивистов и музееведов очень важна и сложна. Благодаря их усилиям сохраняется память человечества, его культура. В моменты вооруженных столкновений, гражданских войн именно эти люди – подлинные герои, ибо они сохраняют и охраняют культуру, а не разрушают ее.
Письменные источники, в свою очередь, можно разделить на документы официальные, частных лиц (письма, записные книжки, дневники), мемуары, опубликованные и неопубликованные исследования. Нередко работа с источником начинается с установления его авторства, времени и места его возникновения. Такая работа называется атрибуцией и основывается на документах, анализе стиля, графической экспертизе, физических и химических исследованиях. Например, в альманахе «Минувшие дни» за 1927 г. был опубликован якобы подлинный «Дневник А.А. Вырубовой», фрейлины и ближайшей подруги императрицы Александры Федоровны, состоявший из 25 тетрадей. Он вызвал сенсацию, но очень скоро выяснилось, что это подделка. К сожалению, в 1970-е гг. некоторые писатели (в частности, В.С. Пикуль) использовали эту фальшивку в своих произведениях. Уже в 1994 г. петербургский историк В.И. Старцев в книге «Ненаписанный роман Фердинанда Оссендовского» на основании большого массива документов раскрыл подложность документов «о германском золоте большевиков», изготовленных некими Ф. Оссендовским и Е.П. Семеновым в 1917 г. и до сих пор циркулирующих в публицистической литературе. Доказано, что так называемые «письма офицера», переданные царской семье в Екатеринбурге в мае 1918 г. и сообщавшие о подготовке побега, были написаны по-французски большевиками П.Л. Войковым и И.И. Родзинским для оправдания будущего убийства.
Но даже в случае установления подлинности текста его содержание подлежит критическому анализу. Документ обычно отражает позицию отдельного человека, группы людей, определенной политической, экономической, бюрократической структуры. Поэтому он может содержать приписки, ложные данные, призванные кого-то опорочить, ввести в заблуждение. Например, в конце 1924 г., когда наркомат финансов предложил урезать смету ОГПУ, по указанию Ф.Э. Дзержинского все отделы центрального аппарата ОГПУ подготовили специальные записки, смысл которых сводился к доказательству, что чекисты получают для своей работы крайне недостаточные денежные средства и новое сокращение бюджета приведет к гибельным последствиям для советской власти в целом. Поэтому, работая с документами, исследователь обязан ответить на несколько вопросов; кто готовил этот документ? для кого он его готовил? с какой целью? насколько эти сведения соответствуют всему кругу источников?
Таким образом, во многих проявлениях работа историка сродни труду следователя, пытающегося установить истину. Отсюда столь ценны частные источники: дневники, записные книжки, письма. Каждый из них, конечно, субъективен. Но, сравнив дневники разных людей, проанализировав по определенной методике тысячи писем одного временного периода, ученый может увидеть подлинное настроение общества, разных его слоев в те или иные моменты российской истории. Такие исследования доказывают, что Россия на деле всегда была многоголосой и многоцветной, что под мощным слоем показной, официальной информации текла своя жизнь.