La comptabilité générale a des objectifs multiples :
1o elle est un historique de l’entreprise dans la mesure où toute opération en valeur est enregistrée ;
2o elle permet de déterminer le revenu de l’entreprise ;
3o par elle on peut connaître la valeur de l’entreprise (v. bilan) ;
4o elle est la matière première de toute étude financière.
Pour atteindre ces objectifs, la
comptabilité générale dispose de certains moyens : les comptes.
Le compte le plus simple consiste à transcrire dans l’ordre chronologique toutes les opérations effectuées sans aucune distinction. Ce système pré-
sente, d’une part, l’inconvénient de ne pas dégager facilement les opérations qui accroissent ou diminuent la richesse de l’entreprise et ne permet pas, d’autre part, de tenir compte des opé-
rations décalées dans le temps. Pour pallier ces inconvénients, on utilise la comptabilité en partie double, qui consiste à faire apparaître dans deux comptes différents l’origine et l’aboutissement d’une opération ; c’est ainsi par exemple que, lors d’un achat, le comptable crédite le compte « caisse »
de la valeur des biens achetés et débite le compte « achat » du montant du coût de l’opération.
Les comptes d’une entreprise
peuvent être classés en deux : certains, dits « comptes de gestion », retracent l’influence d’une opération sur le résultat de l’entreprise ; d’autres, les
« comptes de situation », retracent les opérations dans leur influence sur le
patrimoine de l’entreprise.
y Les comptes de gestion. Ils sont de deux sortes : ceux qui retracent les charges de l’entreprise et ceux qui en retracent les produits. Les soldes des comptes de gestion permettent d’établir le « compte d’exploitation downloadModeText.vue.download 3 sur 587
La Grande Encyclopédie Larousse - Vol. 6
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générale » et le « compte de pertes et profits ». Au débit du premier, on trouve toutes les charges d’exploitation, tandis que les produits viennent s’inscrire à son crédit. Le solde de ce compte est appelé solde d’exploitation. Le second (le compte de pertes et profits) retrace à son débit toutes les pertes (y compris le solde d’exploitation générale quand ce premier compte est en perte), tandis que le cré-
dit voit apparaître tous les profits (y compris le solde d’exploitation géné-
rale quand les produits d’exploitation sont supérieurs aux charges).
y Les comptes de situation. Ils retracent les modifications du patrimoine de l’entreprise dues aux opérations qu’effectue cette entreprise. Ils sont de deux sortes : les comptes d’actif et les comptes de passif.
Les comptes d’actif recensent tous les éléments du patrimoine de l’entreprise (c’est-à-dire les actifs de celle-ci), tandis que les comptes de passif retracent les dettes de l’entreprise, c’est-à-dire, en d’autres termes, les ressources de celle-ci.
Si l’on reprend l’ensemble des
soldes des comptes d’actif et des comptes de passif sur un même document, on obtient le bilan*, dont l’actif est formé des soldes des comptes d’actif et dont le passif est formé des soldes des comptes de passif.
Le résultat du bilan est identique à celui du compte de « pertes et profits », et cela du fait que ce dernier retrace les variations des charges et des produits, de même que le bilan retrace les effets de ces variations sur le patrimoine de
l’entreprise.
La comptabilité
analytique
La comptabilité analytique a pour objet de guider la gestion de l’entreprise : elle détermine les prix de revient des produits et cherche à définir leur rentabilité. Pour ce faire, il lui est nécessaire d’affecter les charges de l’entreprise à chaque produit.
On procède à une première répartition des frais entre ceux qui peuvent être affectés directement à un produit (matière première consommée, temps de fabrication) et ceux qui ne peuvent l’être (frais d’administration) ; une autre distinction peut être faite entre les frais variant avec les quantités produites et les frais fixes.
Un des problèmes les plus impor-
tants qu’a eu à résoudre la comptabilité analytique a été l’affectation des frais indirects aux différents produits.
Il est nécessaire pour cela de disposer de « clés de répartition ». Dans cette intention, l’entreprise est divisée en sections, chacune de celles-ci étant constituée en une division comptable dans laquelle on range les éléments des charges qui ne peuvent être affectés directement aux produits. La section est supposée fournir une quantité donnée d’« unités d’oeuvre ». L’unité d’oeuvre est une unité de mesure destinée à évaluer l’actif de la section (ce peut être le chiffre d’affaires) ; la répartition va se faire en fonction de la quantité d’unités d’oeuvre de la section consommée pour fabriquer une unité de produit par rapport à l’ensemble d’unités d’oeuvre de la section.
La répartition des frais fixes effectuée, on est en mesure de déterminer les coûts de chaque produit. Ces coûts peuvent être de plusieurs sortes selon les éléments que l’on y intègre : le coût direct ne comporte que les charges directes, affectées à un produit ; le coût fixe contient la partie des charges fixes afférente à la fabrication du produit ; le coût total, ou encore prix de revient total, est la somme de toutes les charges (fixes et variables, directes et indirectes) ; le coût marginal est le coût de
production d’une unité supplémentaire.
À chaque coût on peut faire correspondre une marge qui est la différence entre le prix de vente et le coût (on aura donc une marge sur chaque coût direct, une marge sur chaque coût fixe, etc.).
La comptabilité analytique telle
qu’elle a été présentée est naturellement un instrument qui reflète le passé.
Il est évident que son intérêt, du point de vue de la gestion, réside dans la possibilité de faire des prévisions. Ces prévisions s’appellent des standards : ce sont des normes déterminées par les services de la comptabilité analytique.
Quand on compare les standards à la réalisation, on obtient des « écarts » qui permettent de savoir si la gestion a été effectuée dans de bonnes conditions ou non.
Cette méthode de gestion prévisionnelle a été perfectionnée dans la gestion budgétaire et le contrôle de gestion.
La gestion budgétaire et
le contrôle de gestion
La gestion budgétaire a pour objet de faire des prévisions sur la marche de l’entreprise et sur les résultats.
Pour cela, on découpe l’entreprise en autant de cellules qu’il y a de centres de responsabilité. Pour chacun de ces centres, on détermine un budget, c’est-à-dire que l’on fait la synthèse des dépenses et des recettes du centre.
On essaye ensuite d’établir un budget prévisionnel et on fait la comparaison entre réalisations et prévisions, ce qui permet de déterminer un écart.
L’intérêt de la méthode apparaît
justement lors de l’analyse des écarts.
En effet, celle-ci permet de détecter ce qui est déficient dans un centre de responsabilité, et, par suite, dans l’entreprise. Supposons que l’on constate un écart entre le budget prévisionnel des dépenses du centre « production »
et les dépenses réelles, on s’attachera à l’analyse des écarts et on pourra constater par exemple que le prix des matières premières a augmenté, ou, encore, diminué.
Cette méthode permet, lors de la
mise en place d’une décentralisation de l’entreprise, d’obtenir une méthode efficace de contrôle : la personne qui gère le budget en a la responsabilité totale ; l’intervention de la direction ne se fait plus lors de chaque décision, mais seulement quand un voyant rouge s’allume. En effet, sur un document que l’on appelle le tableau de bord, la direction d’une entreprise dispose de tous les budgets de l’entreprise et des écarts par rapport à ces budgets ; elle n’intervient que « par exception », quand il est nécessaire de redresser une situation.