5. Если Вы не готовы сразу точно ответить, переформулируйте вопрос и спросите, правильно ли Вы его поняли? Самое главное – это правильно понять вопрос! Дайте короткое объяснение и пригласите спрашивающего вернуться к этому вопросу по окончании общей дискуссии. За это время Вы почти наверняка сумеете вычислить правильный ответ.
6. После того как Вы ответили, уместно будет спросить, удовлетворен ли спрашивающий Вашим ответом? Если да, переходите к следующему вопросу. Если нет, пригласите спрашивающего вернуться к вопросу после общей дискуссии в интересах остальной аудитории: «Хорошо. Чтобы не задерживать наших коллег, я объясню Вам, в чем тут дело после общей дискуссии». Сказав «Хорошо», Вы дали оценку своему ответу. Это не Вы плохо ответили, это спрашивающий не может понять.
7. Если Вы к концу презентации чувствуете, что никак не можете найти правильного ответа, начинайте задавать вопросы, чтобы понять, что же спрашивающий имеет в виду. Вы можете также показать ему слайды той части презентации, которая прямо связана с вопросом. Если вопрос разумный, то совместными усилиями Вы обязательно найдете правильный ответ.
8. Не уклоняйтесь от ответов на вопросы. Ведь любой вопрос показывает, что Ваши слушатели услышали, запомнили и поняли из Вашей презентации.
Золотое правило:
Если Вы хотите что-то понять, не стесняйтесь задавать вопросы.
Вы ответили на последний вопрос. Время подвести итоги. Как бы Вы ни выступили, бороться надо до конца. Поэтому Ваше заключительное слово должно быть выдержано строго в положительном ключе. Если Вы довольны своим выступлением, то повторите еще раз цель, кратко суммируйте результаты ответов на вопросы, которые еще больше подтвердили справедливость Ваших утверждений. Поблагодарите аудиторию за внимание, завершите презентацию. Если в самой презентации или в ходе ответов на вопросы имели место моменты, которые не позволяют сказать, что Вы отлично выполнили поставленную задачу, постарайтесь свести их значение к минимуму парой заранее подготовленных фраз: «Несмотря на небольшие, некоторые разногласия в, при…., все равно, тем не менее можно заключить, что… Хотя в отдельных вопросах существует разногласие, мы хотим подчеркнуть, что это всего лишь небольшой частный случай, вопрос… , который ни в коей мере не меняет сути дела. «. Если в мероприятии участвует ведущий, он должен сказать несколько заключительных фраз – поблагодарить Вас как докладчика, аудиторию – за ее интерес. Презентация закончена.
3.6. Лучше один раз увидеть. Визуальная часть презентации
Итак, Вы все подготовили: определили стиль презентации, ориентируясь на конкретную аудиторию; распределили время на 3 неравные части – введение, основную часть и заключение; приблизительно подсчитали количество слайдов; подготовили информацию, которую необходимо отобразить графически и текстом.
Правила подготовки слайдов
1. На первом слайде следует написать название презентации, фамилию автора, название компании, если презентация делается от ее лица.
2. На каждом слайде формата А4 полагается отобразить не более 2 картинок с подписями под или над ними или 6 – 7 строк текста.
3. Особое внимание следует обратить на шрифт. Крупный размер шрифта – приманка для аудитории. Мелким шрифтом сообщаются такие подробности, которые могут не понравиться слушателям. Выберите правильный фон, т.е. дизайн шрифта. Отлично смотрятся все округлые шрифты, у которых высота почти сравнима с шириной буквы. Для расстановки акцентов следует пользоваться курсивом, жирным шрифтом и подчеркиванием.
4. Не забудьте внести нумерацию страниц! Это поможет Вам ориентироваться в презентации в условиях нехватки времени, находясь под воздействием эмоций.
5. Выбор цветовой гаммы зависит от Вашей аудитории. Для высшего менеджмента будет достаточно использования 3 – 4 подходящих цветов. Для всех других – на Ваш хороший вкус. Главное, это чтобы цветовое богатство не отвлекало от предмета презентации.
6. На каждом слайде внизу должно стоять мелкими буквами Ваше имя, название компании. Если Вы считаете, что подготовили выдающуюся работу, которую можно будет использовать в дальнейшем, и не только Вами, рекомендуется защитить свои авторские права знаком ©.
7. Приготовьте Ваше «секретное оружие» – скрытые слайды с домашними заготовками. Такие слайды могут понадобиться Вам при ответах на вопросы, дискуссии, обсуждении после презентации. Поскольку оружие секретное, оно до поры находится в особой папке, и Вы используете его только в указанных ситуациях. Почему? Нельзя объять необъятное. Презентация ограничена по времени и по продолжительности внимания аудитории. Нельзя за 30 – 40 минут рассказать все, что Вы знаете по этому вопросу.