Будьте готовы к рукопожатию – желательно, чтобы правая рука была всегда свободна (если человек – левша, при рукопожатии он подает правую руку, чтобы не ставить другого человека в неудобное положение). Старайтесь подавать сухую и теплую руку. Подавайте руку, приблизившись к человеку, – идти с протянутой рукой не принято. При рукопожатии никогда не подавайте руку, согнутую в локте или прямую руку, а также не тяните руку человека на себя. Неблагоприятное впечатление производит человек, который, протягивая правую руку для приветствия, левую руку держит в кармане, смотрит в сторону или продолжает разговаривать с другим человеком.
В деловой обстановке рукопожатиями обмениваются и мужчины, и женщины.
Если, войдя в помещение, где находится несколько человек, вы решите обменяться рукопожатием с одним из них, по правилам этикета вы обязаны пожать руки и всем остальным вашим знакомым. Если это затруднительно – лучше ограничиться устным приветствием.
Не принять протянутую вам руку – равносильно оскорблению.
Помните, что все другие виды телесных прикосновений в деловом мире неуместны.
Правила поведения на совещании, в автомобиле, в лифте, у двери
Пунктуальность
Пунктуальность является оценочным фактором. Зная время начала совещания, следует прибыть вовремя, не заставляя других ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к организаторам, ведущему и участникам совещания. Опытные участники деловых встреч всегда приходят за несколько минут до начала совещания, что позволяет им пообщаться с другими участниками, узнать новости или поделиться информацией с коллегами и пр.
В продолжение этой темы несколько рекомендаций, которые могут помочь тем, кто вечно опаздывает:
• Постарайтесь осознать, что постоянные опоздания свидетельствуют о неуважении к окружающим, неорганизованности и эгоизме.
• Настройтесь на то, что вы везде будете вовремя.
• Рассчитывая время на сборы, всегда удваивайте его.
• Рассчитывая время на дорогу до планируемого места встречи, также увеличивайте его, делая допуск на возможные «пробки» или другие непредвиденные обстоятельства.
• Переведите стрелки часов на несколько минут вперед и помните об этом.
• Наблюдайте за тем, как ваши опоздания отражаются на вашей репутации и вашей работе.
• Поставьте перед собой цель не опаздывать на деловые встречи и совещания. Будьте тверды при ее достижении.
Рекомендации для ведущего совещание:
• Всегда начинайте совещание вовремя, никогда не ждите опаздывающих – уважайте пунктуальных участников встречи.
• Объявите цель и программу совещания, ознакомьте присутствующих с регламентом и назовите предполагаемое время окончания встречи.
• Если не все присутствующие знают друг друга, познакомьте участников встречи.
• Придерживайтесь повестки дня. При возникновении новых тем для обсуждения оцените временные ресурсы. Если отдельный вопрос требует более длительного обсуждения, назначьте другое совещание, объявив дату, время и место следующей встречи.
• Четко распределите задачи участникам совещания.
• Определите тех, кого следует ознакомить с итогами встречи.
• Назначьте ответственного за подготовку протокола совещания и выберите способ передачи информации, определив сроки.
• Поблагодарите присутствующих за участие в совещании.
• Закончите совещание вовремя – вам будут признательны.
Рекомендации для приглашенных:
• Перед совещанием всегда уточняйте у организаторов все неясные для вас вопросы, касающиеся как организационной, так и содержательной стороны.
• Если вы сомневаетесь в целесообразности своего участия в планируемом мероприятии, обсудите этот вопрос со своим руководителем, возможно, предложив вместо себя другую кандидатуру.
• В случае невозможности присутствия на совещании (в т. ч. и непредвиденном) обязательно сообщите об этом организаторам.
• Если вы понимаете, что непременно опоздаете на встречу, обязательно предупредите организаторов об этой задержке, чтобы они знали, что вы тем не менее появитесь на совещании.
• Если какое-то из поручений в ваш адрес осталось для вас неясным, по окончании совещания обязательно уточните, какие задачи поставлены перед вами, и только после этого уходите.
• Во время совещания не забывайте перевести телефон в беззвучный режим.
Деликатный момент: по возможности, постарайтесь перекусить перед началом деловой встречи, чтобы исключить возможность неловкой ситуации от проблем с желудком (урчание в животе). Если же такая неприятность все-таки произойдет, но звук будет не слишком громким, не реагируйте на случившееся, если звук явно будет слышен для окружающих, как минимум извинитесь, а если ситуация позволит (не будет слишком формальной), объясните, что сегодня вы остались без обеда и ваш желудок громко требует пищи. Постарайтесь сказать эти слова доброжелательно и с улыбкой.