Эффективная переписка
• Избегайте писанины всегда, когда это возможно:
– не пишите, чтобы всего лишь подтвердить или признать;
– звоните, а не отправляйте сообщение;
– пишите свой ответ прямо на служебных записках;
– заготовьте стандартные формулировки, чтобы секретарь мог их использовать;
– стандартные письма должен писать секретарь;
– не пишите членам команды – скажите им.
• Пишите ясно:
– используйте заголовки;
– пишите короткими предложениями;
– нумеруйте отдельные пункты;
– делайте короткие параграфы;
– не бойтесь писать письма, состоящие из одного предложения;
– не будьте официальными.
• Эффективные доклады:
– в самом начале помещайте резюме;
– сводите вместе рекомендации;
– выделяйте финансовую целесообразность и выгоду;
– используйте только точные ключевые формулировки и цифры;
– текст должен иметь законченную форму;
– пишите только на одной стороне листа;
– скрепляйте листы;
– делайте оглавление;
– нумеруйте страницы;
– используйте разделители;
– переносите второстепенную информацию в приложения;
– избегайте поворотов на 90°.
• Бизнес-планы:
– см. главы 14 и 15, посвященные стратегии и бизнес-планам.
Эффективные выступления
Чтобы обеспечить успех выступления в любой ситуации, нужно сделать четыре главных шага: 1) подготовиться, 2) привлечь и удержать внимание, 3) поддерживать интерес и 4) позитивно завершить.
Эффективная подготовка
• Неформальные выступления/совещания:
– определите цель (посоветуйтесь с ведущими членами команды, если необходимо);
– напишите план (раздайте);
– соберите информацию;
– четко сформулируйте выгоды;
– кратко изложите финансовую целесообразность.
• Официальные выступления:
– выясните место и условия (число присутствующих, расположение, имеющееся оборудование и т. п.);
– узнайте, сколько времени отводится на ваше выступление и каким образом вас представят аудитории;
– спросите, кто будет присутствовать, и разузнайте про них;
– отрепетируйте выступление (а также проверьте слайды и т. п.);
– готовьтесь нервничать (но знайте, что через пять минут волнение пройдет);
– постарайтесь встретиться с присутствующими до выступления, таким образом вы будете «знать» их.
Привлечение и удержание внимания
• Неформальные выступления/совещания:
– займите наиболее подходящее место (самое удобное/где нет помех);
– начинайте только тогда, когда все внимание обращено на вас;
– договоритесь о продолжительности выступления;
– обеспечьте, чтобы вас не прерывали.
• Официальные выступления:
– прежде чем начать, убедитесь, что все сидят и готовы вас слушать;
– произнесите первую фразу четко и уверенно, чтобы привлечь внимание.
Поддержание интереса
• Неформальные выступления/совещания:
– не болтайте, говорите по существу;
– вовлекайте присутствующих;
– говорите преимущественно о «хороших новостях» и выгодах;
– упоминайте основные возможности/результаты/проблемы так, чтобы это привлекало внимание;
– убеждайте, показывая финансовую целесообразность, рассказывая, как это будет работать на практике, и приводя доказательства того, что это будет работать;
– говорите убежденно.
• Официальные выступления:
– объясните присутствующим, почему данная тема важна для них;
– перечислите основные пункты вашего выступления (и скажите, когда вы хотели бы ответить на вопросы – по ходу или в конце);
– сообщите присутствующим, что вы ожидаете от них решения/одобрения, если это необходимо;
– используйте демонстрационные блокноты/слайды/видео, компьютерные презентации, повышающие внимание аудитории;
– произносите ключевые слова, написанные на слайдах;
– не зачитывайте ваше выступление;
– демонстрируйте свою убежденность и энтузиазм словами, голосом и жестами;
– четко расскажите о выгодах;
– представьте фактические подтверждения (а не мнения);
– покажите финансовую целесообразность;
– продемонстрируйте, что потенциальные проблемы выявлены и преодолимы;
– отвечайте на вопросы уверенно.
Позитивное завершение
• Неформальные выступления/совещания:
– завершайте, как только будет достигнут желаемый результат;
– договоритесь, кто, когда и что будет делать;
– если договоренность не достигнута, попытайтесь обеспечить, чтобы был сделан какой-нибудь позитивный шаг в направлении вашей цели.